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Saisie du temps de travail: Dispositions particulières

Les systèmes de saisie du temps de travail donnent un aperçu du moment et de la durée des temps de présence respectivement d’absence. La saisie du temps est obligatoire de par la loi. De nombreuses entreprises établissent aussi de propres règlements d'entreprise.

31/01/2022 De: Thomas Wachter
Saisie du temps de travail

Il existe une obligation légale d’enregistrer le temps de travail afin de documenter le respect des directives relatives à la durée maximale du travail, aux limites entre travail de jour et éventuellement travail du soir, etc. Le système électronique de saisie est encore ce qui convient le mieux à cet effet. Pour permettre de simplifier le processus, l’ordonnance 1 de la loi sur le travail prévoit, à son art. 73b, ce que l’on appelle une saisie simplifiée du temps de travail. Seul le nombre d’heures par jour doit être documenté. Il faut conclure à cet effet une convention spécifique avec la représentation du personnel ou avec la majorité des collaborateurs d’une entreprise. Une convention individuelle peut être signée uniquement dans les entreprises de moins de 50 collaborateurs. En outre, il est possible de renoncer à la saisie et à la documentation des heures de travail dans la mesure où cela est prescrit dans une convention collective de travail.

Les dispositions légales

L’employeur est tenu, sur la base de la loi sur le travail et de l’ordonnance 1 de la loi sur le travail, d’enregistrer et de conserver pendant cinq ans la durée quotidienne et hebdomadaire du travail avec le début du travail, les pauses, la fn du travail, le travail en dépassement d’horaire ainsi que les heures de pause de compensation de ses collaborateurs. Cela pour autant qu’il ne s’agisse pas des cadres supérieurs («activité supérieure de direction») d’une entreprise.

Si aucun renoncement ou aucune saisie simplifée du temps de travail n’existe, la durée quotidienne du travail, le début et la fn de l’horaire de travail ainsi que la durée des pauses doivent être enregistrés.

L’ordonnance régit les exigences de documentation des heures de travail de manière plus précise (les lettres correspondent à l’art. 73 al. 1 OLT1): c) les durées (quotidienne et hebdomadaire) du travail efectivement fourni, travail compensatoire et travail supplémentaire inclus, ainsi que ses coordonnées temporelles;

d) les jours de repos ou de repos compensatoire hebdomadaire accordés, pour autant qu'ils ne tombent pas régulièrement un dimanche;

e) l'horaire et la durée des pauses d'une durée égale ou supérieure à une demi-heure;

h) les périodes de repos supplémentaire et suppléments de salaire prescrits par la loi; Il existe ici trois exceptions:

Exception 1: Top Management

La loi sur le travail n’est pas applicable au Top Management, autrement dit, aux cadres dirigeants au sens de la loi et de la jurisprudence. Mais seule sont considérés en tant que tels les membres suprêmes de la direction de l’entreprise qui peuvent prendre des décisions sur l’entreprise qui auront une infuence durable et considérable sur la marche des afaires, donc typiquement le CEO, CFO, etc.

En conséquence, aucune disposition de la loi sur le travail ne leur est opposable en matière de saisie du temps de travail. Il faut toutefois respecter l’obligation de protection de la part de l’employeur.

Exception 2: saisie simplifiée du temps de travail

La saisie simplifée du temps de travail permet d’enregistrer simplement la durée quotidienne de travail pour certains employés spécifques. Il ne faut enregistrer que la durée totale du travail efectué en nombre d’heures. Le début et la fn de la durée du travail ainsi que la durée des pauses ne sont pas nécessaires.

Il n’existe aucune prescription qui indique sous quelle forme cet enregistrement doit être efectué. La saisie du temps de travail peut survenir, par exemple, dans le cadre d’une feuille Excel. Les indications doivent correspondre à la réalité et être enregistrées chaque jour. A l’aide de ces indications, les inspecteurs du travail peuvent vérifer si la durée maximale quotidienne et hebdomadaire de travail, le nombre de jours de travail consécutifs (6 jours de travail) ainsi que l’interdiction de travail du dimanche ont été respectés et ainsi apprécier si les principaux points de protection de la santé ont été pris en considération.

Exception: en cas de travail de nuit et du dimanche, le début et la fn de ces engagements de travail doivent être documentés sous forme supplémentaire. Cela permet de vérifer le respect de la compensation prescrite par la loi pour le travail de nuit et du dimanche ainsi que la durée maximale de travail quotidien prescrite par la loi en cas de travail de nuit.

Dans les entreprises moyennes et grandes (à partir de 50 collaborateurs) qui disposent d’une représentation des salariés, la saisie simplifée des heures de travail sera prévue dans la convention collective conclue entre l’employeur et la représentation du personnel dans un secteur ou dans une entreprise. Un syndicat qui est déjà représenté au sein de l’entreprise ou une commission du personnel élue selon la loi sur la participation peut être considéré comme une représentation des collaborateurs pour ces négociations et leur approbation

En l’absence de représentation des salariés dans les entreprises moyennes et grandes (à partir de 50 collaborateurs), la saisie simplifée du temps de travail peut être introduite avec le consentement de la majorité des collaborateurs de l’entreprise. Une possibilité serait par exemple constituée par le fait de faire nommer un groupe de projet par les collaborateurs qui étudierait les propositions de l’employeur et qui proposerait d’éventuelles améliorations. Ensuite, celles-ci seraient présentées à tous les collaborateurs de l’entreprise pour approbation. Ce qui est nécessaire, c’est une majorité des collaborateurs qui se détermine en faveur de la saisie simplifée du temps de travail. La loi sur la participation (articles 5–7) prévoit qu’il existe un droit de constituer une commission du personnel dans les entreprises à partir de 50 collaborateurs. Ceux-ci peuvent donc exiger qu’une telle commission soit d’abord constituée.

Dans les petites entreprises de moins de 50 collaborateurs, il est possible de conclure individuellement une convention.

La saisie simplifée du temps de travail peut être introduite pour les collaborateurs qui disposent d’une certaine autonomie dans la détermination de leurs heures de travail. Le simple fait de travailler selon l’horaire fexible ne suft pas à satisfaire à ce critère. Celui-ci ne sera satisfait que si les collaborateurs peuvent disposer librement d’au moins un quart de leur temps de travail. Il faut mentionner, dans la convention, quels sont les catégories de collaborateurs resp. les postes dans l’entreprise qui disposent du degré requis d’autonomie dans le temps de sorte à ce qu’une saisie simplifée du temps de travail puisse survenir. Il s’agit, dans la plupart des cas, de personnes dans des postes de cadres intermédiaires ou de celles qui ne sont pas directement liés à la production et à la fourniture de prestations de services de l’entreprise et qui bénéfcient ainsi de certaines libertés en termes d’horaire de travail.

Etant donné qu’aucune saisie détaillée des temps de travail et de repos n’a lieu, aucun contrôle du respect des heures de repos n’est donc possible. Il faut donc expliquer dans la convention, dans les entreprises de 50 collaborateurs et plus, quelles seront les mesures qui permettront de s’assurer que les dispositions sur les temps de travail et de repos seront respectées. En outre, il faut s’assurer qu’un échange périodique ait lieu entre les collaborateurs concernés resp. leur représentation et l’employeur en matière d’application de la convention.

Dans les entreprises de moins de 50 collaborateurs, il faut mentionner dans la convention les dispositions applicables en termes d’horaires de travail et de repos applicables. En outre, il faut conduire un entretien de fn d’année sur la question de la sollicitation au travail et celui-ci doit également faire l’objet d’une documentation. 

Même en présence d’une convention sur la saisie simplifée des heures de travail, les collaborateurs individuels peuvent décider de documenter intégralement ses heures de travail. L’employeur doit mettre un instrument approprié à leur disposition.

Exception 3: temps de travail à la confiance

Parmi les conditions suivantes, la durée du travail de confance peut être déployée et il peut être renoncé à saisir le temps de travail, les critères suivants devant être satisfaits sous forme cumulative:

La possibilité de renoncement à la saisie et à la documentation des heures de travail doit être prévue dans une convention collective de travail qui doit être signée par la majorité des organisations représentatives d’employés, notamment dans le secteur ou dans l’entreprise. Les dispositions détaillées fgurent dans l’annexe à la loi sur le travail. Il n’est pas prévu qu’il doive s’agir d’une convention collective ayant été déclarée avoir force obligatoire.

La convention collective de travail doit notamment prévoir des mesures spécifques pour la protection de la santé et pour le respect des temps de repos prescrits par la loi. Ainsi, il faut intégrer dans la convention collective de travail le moment de prise des pauses et des temps de repos.

Il faut également faire porter, dans la convention collective de travail, une obligation de l’employeur de désigner un centre d’information interne par rapport aux questions relatives aux heures de travail. Ce centre d’information aura notamment pour rôle d’indiquer régulièrement aux collaborateurs quelle est la situation en termes de charge de travail et de proposer sous forme anticipée des mesures au cas où un besoin d’agir aura été constaté.

Ne peuvent renoncer à la saisie des heures de travail que les collaborateurs qui disposent d’une grande autonomie en termes de conception de leur temps de travail et qui peuvent déterminer eux-mêmes dans une très large mesure leurs heures de travail (au moins la moitié de leur temps de travail). Dans ce contexte, les heures impératives de présence, les séances obligatoires ou les heures blocs imposées, l’atteignabilité, etc., tout cela doit être pris en considération. Le fait que ces conditions soient satisfaites ou non doit être apprécié dans chaque cas individuel.

Les collaborateurs doivent percevoir un salaire annuel brut, bonus compris, de plus de CHF 120 000.–. En ce qui concerne la détermination du revenu brut annuel, il faut se référer au salaire AVS déterminant de l’année précédente. Cela signife que les éventuels paiements de bonus doivent être pris en considération, mais que les prestations sociales n’ont pas à être incluses. Lors d’un engagement à temps partiel, ce montant est réduit proportionnellement. Lors d’un nouvel engagement, il faut se référer au salaire convenu dans le contrat de travail. Le montant de CHF 120 000.– est couplé au montant maximal du salaire assuré selon la LAA qui est fxé à CHF 148 200.–.

En complément, le renoncement à la saisie du temps de travail doit être convenu sous forme individuelle et il doit être consigné par écrit avec le collaborateur concerné ou avec la collaboratrice concernée (également possible sous forme électronique). Le renoncement à la saisie du temps de travail peut être révoqué chaque année par l’une des parties (employé ou employeur) pour la fn d’une année.

La libération de la saisie du temps de travail n’est donc pas liée au fait que le salarié relève du niveau de direction ou non. Des collaborateurs fgurant en haut dans la hiérarchie peuvent ne pas décider de l’autonomie prévue en termes de temps de travail du fait de tâches liées directement aux processus de fourniture de prestations étant donné que la durée du travail est liée directement aux besoins de l’exploitation resp. des clients. Par contre, des collaborateurs classifés à des niveaux hiérarchiques inférieurs qui sont par exemple actifs en tant qu’experts peuvent disposer d’une plus grande autonomie en termes de temps de travail.

Prescriptions du CO

Il faut tenir compte des diférents droits et obligations de l’employeur qui découlent du CO pour tous les groupements de personnel et notamment de:

  • octroi de vacances resp. réduction des vacances
  • continuation de versement du salaire en cas d’incapacité de travail telle que maladie, accident, service militaire
  • délais de blocage

En général, les entreprises exigent un contrôle des absences, même en cas d’abandon de la saisie de la durée du travail. Les cas portés devant les tribunaux touchent régulièrement des vacances et des jours de congés qui sont pris, en partie liés à des demandes compensatrices élevées. Lorsque les collaborateurs se voient confer une obligation de participation dans la saisie des jours de vacances ou de jours fériés, c’est en dernier ressort l’employeur qui a l’obligation de démontrer la prise de vacances ou de jours de congé

Les règles de l’entreprise

La saisie du temps de travail devrait perdurer à l’avenir dans la majorité des entreprises. Pour les collaborateurs, l’abandon de la saisie des heures de travail s’avère souvent être un inconvénient. Car ils font des heures du fait de la forte charge de travail et celles-ci ne sont ni saisies ni compensées ni rétribuées. Les entreprises se voient accorder une grande liberté dans le cadre du régime des heures de travail en termes de dispositions légales. Si une entreprise souhaite par exemple déterminer la présence et donc la capacité d’être atteint au poste de travail, cela peut survenir soit par une indication orale en relation avec le travail ou, lorsque le régime est lié à de fortes limitations de la liberté personnelle du collaborateur, par une disposition fgurant dans le contrat individuel de travail.

Souvent, les entreprises émettent des règlements d’exploitation contenant des dispositions de durée du travail ou elles les font fgurer dans un règlement distinct portant sur les heures de travail. Pour que ceux-ci soient impératifs sur le plan juridique, ils doivent être liés au contrat de travail sous forme de partie intégrante au contrat et remis aux collaborateurs ou mis à leur disposition sur l’Intranet. Pour être totalement certain, le mieux est encore de faire signer la réception du règlement du temps de travail par les collaborateurs.

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