SCI: A quoi ressemble un système de contrôle interne efficace?
Christian Hafner
Christian Hafner est expert en finance et en gouvernance. Il met en œuvre des projets GR et SCI pour des PME et des communes.
Aides de travail appropriées
EN BREF
Un système de contrôle interne (SCI) efficace permet d’identifier, prévenir et détecter les risques majeurs d’une organisation grâce à des mandats de contrôle clairs, documentés et réellement appliqués. Il ne se limite pas à un inventaire théorique des risques, mais repose sur un plan de contrôle opérationnel, des responsabilités définies et un suivi régulier. Son efficacité se mesure à sa mise en œuvre concrète dans le quotidien des collaborateurs.
À retenir:
→ Un SCI efficace va au-delà de l’exigence légale minimale.
→ Il repose sur un plan de contrôle opérationnel et non uniquement sur un inventaire.
→ Les mandats doivent être formulés clairement et attribués ad personam.
→ La périodicité et les indicateurs sont essentiels à la fiabilité.
→ Un méta-processus garantit l’actualisation continue du système.
Un SCI efficace, élément indispensable d’une bonne gouvernance organisationnelle
Indépendamment du contexte juridique, un système de contrôle interne (SCI) bien conçu est un élément indispensable d’une bonne gouvernance organisationnelle. De nombreuses organisations se sont d’ailleurs penchées sur cette question au cours des vingt dernières années. Des documentations de processus ont été établies; des inventaires des risques et des contrôles ont été dressés. Et le paysage des risques fait l’objet de discussions régulières et d’ajustements.
Un SCI efficace aide à identifier et à évaluer systématiquement les risques, ainsi qu’à les minimiser grâce à des mesures ciblées. Un système de contrôle interne jette les bases permettant de détecter à un stade précoce les dérives et d’y remédier de manière ciblée. Enfin, un système de contrôle favorise la transparence et, par conséquent, la confiance de toutes les parties prenantes.
Mandats de contrôle
Dans le plan de contrôle, un ou plusieurs mandats de contrôle sont créés pour chaque risque. Ces mandats sont destinés à prévenir ou à détecter l'apparition d'un risque.
| Prévenir l’apparition de risques: |
|
|---|---|
| Détecter l’apparition de risques: |
|
Vous y parviendrez si vous procédez comme suit:
- formulez les mandats comme des instructions d'exécution (à l'impératif ou à la forme interrogative)
- indiquez la périodicité/fréquence de chaque contrôle. Egalement des contrôles «permanents», que vous devez reformuler en conséquence comme des contrôles ponctuels
- déterminez la responsabilité du contrôle ad personam (et non pas ad functionem!), en tenant compte de
a) l’indépendance du contrôle,
b) la préparation de la documentation de vérification.
Le plan de contrôle
Dans les organisations que j'ai eu l'occasion d'accompagner ces dernières années sur le thème du SCI, des inventaires des risques et des contrôles étaient souvent déjà en place. Il y manquait en revanche presque toujours un plan de contrôle pour rendre ce SCI vraiment efficace sur le plan opérationnel.
De l’inventaire de contrôle au plan de contrôle
Un inventaire de contrôle contient le paysage des risques, les risques individuels, la dérivation ou la justification du risque, les actions préventives et l'évaluation de l'effet du risque.
Le plan de contrôle est la condition pour que le SCI soit «vécu» par les responsables des contrôles au niveau des opérations quotidiennes.
Le passage de l'inventaire de contrôle au plan de contrôle se fait par le biais des évaluations des risques, qui peuvent être utilisées comme critères de tri. Cela signifie que seuls les risques dépassant un certain niveau sont transférés au plan de contrôle et traités en tant que contrôles.
Le processus de contrôle
Un processus bien conçu permet
- un traçage complet des activités de contrôle
- d’assurer une transition sans heurt en cas de changement de personnel
- de renforcer l'engagement et la fiabilité des commandes
- de protéger l'intégrité des données
Plus les mandats de contrôle sont formulés avec précision, plus les contrôleurs peuvent accomplir leurs tâches avec efficacité. Comme décrit ci-dessus, les contrôles sont destinés à prévenir ou à détecter l'apparition d'un risque.
Les indicateurs de contrôle sont extrêmement utiles. Ils permettent aux personnes en charge de déterminer avec précision si elles ont effectué le contrôle correctement. Les indicateurs appropriés sont, par exemple, les comparaisons numériques ou le nombre d'échantillons. Plus les indicateurs sont précis, plus le mandat de contrôle est clair, et plus la personne qui en est chargée se sent en mesure d'exécuter son mandat de manière satisfaisante et de signaler les écarts par rapport au résultat attendu.
Type de contrôle et périodicité
La périodicité du contrôle dépend d'une part de l'évaluation des risques et d'autre part du type de contrôle (figure 2). Nous distinguons quatre types de contrôle: les contrôles préventifs, préparatoires, réglementaires et les contrôles de suivi ou de détection.
- Pour les contrôles préventifs, il faut un délai précis pour que le processus ne soit pas entravé par un manque d'autorisation.
- Les contrôles préventifs sont souvent disponibles juste avant le début du processus. Pour que le processus ne soit pas entravé, il faut mettre l'accent sur la preuve des instructions relatives aux travaux préparatoires.
- Comme les contrôles de réglage ont lieu pendant l'exécution du processus, ils ne peuvent pas être effectués via le SCI. Assurez-vous donc que l'instruction en cours de processus est effective et surveillez les résultats par des contrôles ponctuels.
- Les contrôles de suivi et de détection sont typiques du SCI. L'exécution en temps voulu de ces contrôles d’ouput et d’outcome est cruciale.
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