Communication écrite

Une lettre de réclamation à propos d’un mauvais service ou d’un produit défectueux peut s’avérer bénéfique au développement de relations d’affaires solides. Apaiser la colère et présenter des solutions fiables peut permettre de renverser les critiques. Grâce à une communication attentive, il est possible de gagner en fidélité plutôt que de perdre définitivement des consommateurs frustrés. Car la compréhension rassure, l’estime rapproche, et le sérieux renforce la confiance.

Compte tenu de la quantité sans cesse croissante d’informations et de textes que vous devez lire, il est utile de vous entraîner à lire rapidement. Il vous sera notamment utile de parcourir en premier lieu tous les titres, sous-titres et intertitres ainsi que les graphiques, les encadrés ou encore les notes marginales.

Statistiques et études diverses ont démontré que les mots courts et usuels se mémorisent mieux. Par conséquent la règle est la suivante: écrivez comme vous parlez, mais avec plus de soin, donc en évitant les petites négligences de règles grammaticales et les termes admis dans le langage parlé, mais considérés comme des fautes dans le langage écrit.

Outre les mots prononcés de vive voix, les propos écrits sous la forme de rapports, de notes, de lettres, de communiqués, de circulaires et de comptes rendus sont également de précieux outils pour votre travail de manager. La communication écrite professionnelle est souvent quelque peu délaissée dans la formation par rapport à la communication orale. Il arrive donc souvent que le traitement de documents écrits est moins exercé que d’autres moyens de communication.

Lorsqu’on écrit un mail à un interlocuteur anglo-saxon, toutes nos manières de francophones font que l’on passe pour des personnes un peu malpolis, beaucoup coincés, totalement formels. Voici quelques conseils pour détendre l’atmosphère.