Le rapport: Rédiger des rapports efficaces
Contenu
EN BREF
La communication écrite, souvent négligée au profit de l'oral, est un outil stratégique pour le manager. Un rapport efficace ne se limite pas à des données brutes ou des diagrammes, mais privilégie un texte clair orienté vers le destinataire, incluant un résumé d'une page pour faciliter la prise de décision rapide.
À retenir:
- Un rapport efficace doit être centré sur le destinataire et ses besoins d'information.
- Le contenu principal repose sur des affirmations textuelles plutôt que sur des graphiques complexes.
- Un résumé d'une page est indispensable pour les rapports volumineux afin de gagner du temps.
- La structure du rapport doit refléter le système de planification et de contrôle de l'entreprise.
Matthias K. Hettl
Après avoir terminé ses études en Sciences économiques de gestion et en Economie politique ainsi que sa préparation au doctorat, Matthias K. Hettl occupa tout d’abord le poste d’assistant de direction pour exercer ensuite des responsabilités de direction et des responsabilités budgétaires dans diverses positions de management. Il exerce la fonction de directeur de l’entreprise Management Institut Hettl Consult à Rohr près de Nuremberg depuis 1995. Il est plus particulièrement actif dans le rôle de coach, entraîneur et conseiller en management pour les comités de direction, les directions d’entreprise et les cadres dirigeants. Ses principaux centres d’intérêt englobent les thèmes de Leadership skills et de compétences managériales. Ses activités de membre de conseil de surveillance, de direction d’une entreprise de taille moyenne et de consultant auprès des Nations Unies à New York lui confèrent une grande expérience. De plus, il a occupé plusieurs années durant une chaire de management et marketing. Il est connu comme auteur d’ouvrages spécialisés et livres audio ainsi que pour avoir publié de nombreux articles techniques. En collaboration avec son team, il conseille les CEOs, les membres de conseils d’administration, les directions et le service de gestion des ressources humaines des petites et moyennes entreprises ainsi que des groupes dans le cadre national et international. Remarqué comme «excellent speaker» et «excellent trainer», il fait partie des conférenciers d’envergure dans les pays germanophones et collabore avec les organisateurs des séminaires et congrès les plus prisés en Europe. A ce jour, il a enthousiasmé ses 25 000 auditeurs par une indiscutable compétence, un style d’exposé direct et très motivant aux conseils pratiques utilisables tels quels. Ses conférences obtiennent régulièrement la note d’excellence.
Comment rédiger un rapport managérial efficace et structuré ?
Une bonne maîtrise de l’écrit vous aidera à mieux saisir les enjeux, car, avant de rédiger quoi que ce soit, vous devez d’abord réfléchir à ce que vous voulez dire, ce qui contribue à clarifier les choses. Vous poser la question suivante vous sera particulièrement utile: quel effet le rapport doit-il avoir sur le destinataire? Adoptez donc toujours une perspective orientée vers les destinataires, car cela vous permettra en principe à mieux formuler ce que vous avez à communiquer (voir Klug 2012).
Du texte, pas des diagrammes
Les rapports consistent pour l’essentiel en du texte et non pas en un ensemble de diagrammes ou de tableaux. Les rapports contiennent des affirmations sous la forme de constats, d’explications ou de recommandations, ainsi que des appréciations de son rédacteur. Les rapports sont naturellement plus simples et plus rapides à comprendre par les destinataires que des évaluations purement statistiques.
N’oubliez jamais de demander à vos collaborateurs de rédiger un bref résumé lorsque le rapport fait plusieurs pages, un résumé qui doit tenir sur une seule page. Lire et analyser un rapport volumineux demande beaucoup de temps et celui-ci fait souvent défaut. Il s’agit de résumer et de préciser sur une page les principaux résultats, de sorte que vous disposiez d’une base solide pour une éventuelle prise de décision. Ce genre de rapport a plusieurs fonctions, à savoir: soutenir, piloter et coordonner votre domaine de responsabilité.
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Bien structurer le rapport Managérial
Les questions suivantes (voir Blohm, 1988) doivent vous aider à définir la structure et l’organisation de votre rapport managérial:
1. Sur quoi le rapport porte-t-il? Vous définissez ici le but concret du rapport.
2. Que doit-il contenir? Vous déterminez le contenu et le degré de précision.
3. Comment faut-il le dire? Il s’agit ici de la forme de présentation et du genre de transmission.
4. Qui doit l’écrire et pour qui? Vous définissez l’auteur et les destinataires du rapport.
5. Quand le rapport doit-il être écrit? Cette question concerne la périodicité de la parution.
Comme le sens premier du terme rapporter le signifie bien, un rapport relate quelque chose. Les pages les plus importantes, et les plus difficiles à rédiger dans un rapport de gestion sont le résumé, le management summary, où le rédacteur du rapport décrit ce que ce dernier contient.
Checklist pratique
- Le but concret du rapport est clairement défini.
- Le contenu et le degré de précision correspondent aux attentes.
- La forme de présentation est adaptée au canal de transmission.
- L'auteur et les destinataires sont explicitement identifiés.
- La périodicité de rédaction est respectée.
- Un résumé exécutif (management summary) d'une page est inclus.
- Le rapport couvre la situation actuelle, l'évolution en cours et les attentes futures.
- Le ton est orienté vers l'effet souhaité sur le destinataire.
Les rapports portent sur la situation actuelle et les attentes futures
Veillez à indiquer dans le sommaire que votre rapport contient toujours des affirmations sur la situation idéale, sur l’évolution en cours et sur les attentes futures. Les rapports de gestion que vous recevez en tant que leader devraient être intégrés dans un système: la structure de votre système de rapports reflète la structure de votre système de planification et de contrôle, de sorte que vous tenez prêtes toutes les informations nécessaires pour vos tâches de planification et de contrôle.
FAQ: Le rapport
Pourquoi privilégier le texte plutôt que les diagrammes dans un rapport ?
Le texte permet de formuler des constats, des explications et des recommandations de manière plus directe et rapide à comprendre pour le destinataire que des évaluations purement statistiques.
Quelle est la longueur idéale d'un résumé de rapport ?
Le résumé doit tenir sur une seule page. Il doit synthétiser les principaux résultats pour offrir une base solide à la prise de décision sans nécessiter une lecture complète du document.
Comment structurer un rapport managérial ?
Il faut répondre à cinq questions clés : le but, le contenu, la forme, l'auteur et les destinataires, ainsi que la périodicité. Le sommaire doit également indiquer la situation actuelle et les projections futures.
Quelle est la partie la plus importante d'un rapport ?
Le résumé ou management summary est crucial, car c'est là que le rédacteur décrit le contenu et les enjeux, servant de point d'entrée pour la lecture et la décision.
