La correspondance moderne: Les lignes directrices
Claudia Scherrer
Claudia Scherrer est propriétaire et directrice de Tipptopp. Ses principales compétences concernent la communication et la révision de textes. Elle fait profi ter ses clients de son expérience en animant de nombreux séminaires (en allemand): Postulation globale - le succès sur toute la ligne; Correspondance moderne – la réussite sans emphase; A l’aise au téléphone – la communication par excellence; Affaires et bonnes manières – un comportement optimal en toute situation.
Pourquoi rédiger d’une façon ciblée?
Fixez des objectifs. Lorsque l’objectif est clair et compréhensible, la lettre est déjà pratiquement écrite. Ne formulez que trois objectifs au maximum par lettre, un seul objectif est encore mieux. Sélectionnez les faits importants afin de ne pas surcharger le destinataire.
Pourquoi rédiger d’une façon ciblée sur le destinataire?
Faites de votre lectrice ou de votre lecteur le personnage central. Leurs souhaits et leur satisfaction ont la priorité. Effectuez une analyse: qu’attend votre destinataire? De quoi est-il capable? Quelle est sa situation? Mettez-vous à sa place. Hormis la situation de départ du côté lecteur, votre attitude joue un rôle important. Veillez à votre présentation. Trouvez le bon ton afin d’obtenir la réaction souhaitée de la part du destinataire.
Eveillez l’attention!
La correspondance moderne sonne différemment. Le mieux qui puisse vous arriver: vous éveillez l’attention! Sans avoir recours à de coûteuses campagnes d’annonces, vous améliorez l’image de votre entreprise par une correspondance efficace et économique. Une orientation optimale sur le client a un effet important, et est facilement réalisable.
- Menez un dialogue dans la correspondance. Les monologues donnent une apparence égoïste.
- Vous aidez vos lectrices et vos lecteurs en formulant vos idées de façon claire.
- Abordez directement vos destinataires, sans leur marcher sur les pieds.
- Ecrivez pour les autres, et placez-les dans une position centrale.
- Une aide: comment est-ce que je désire être abordé? Qu’est-ce que je veux lire?
- Parlez ouvertement aux autres et impliquez-les dans vos raisonnements.
- On peut également zapper dans une correspondance. Il est important de formuler sa correspondance d’une façon intéressante, polie, attentionnée, engagée et individualisée. Grâce à des images optimales, on aborde bien le lecteur et on expose sa propre opinion.
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Quel style votre chef attend-il de vous? Quel style attendez-vous de vous-même?
Chaque entreprise a des exigences de conception quant au graphisme et au layout. Malgré tout, l’individualité est de mise. La philosophie de l’entreprise se dévoile clairement dans sa correspondance. Des résistances s’éveillent souvent contre ce qui est nouveau, contre la reconversion. Le problème principal est à chaque fois «le chef». Dans chaque entreprise, on écrit des courriers quotidiennement. La correspondance moderne n’est pas un sujet critique; on écrit, c’est tout. Les lettres doivent être terminées aussi rapidement que possible, sans nécessiter trop de travail, et être malgré tout bien rédigées. Souvent, on entend: «Nous avons toujours fait comme ça.»
Les situations de départ
- Votre chef est très bien. Vous l’aimez bien, car il réussit grâce à l’innovation et au changement. Il est ouvert à la nouveauté. Il se laisse convaincre par des arguments pertinents, et vous maintient de bonne humeur.
- Vous êtes ouvert face à la nouveauté et vous vous intéressez à tout ce qui vous fait avancer. Et vous avez envie d’évoluer dans votre profession.
Les attentes
- Votre chef attend de vous une correspondance propre et sans fautes, que les clientes et les clients apprécieront.
- Vous attendez de vous-mêmes une correspondance propre et sans fautes, que vous concevez d’une façon moderne et durable.
Les attentes ne diffèrent pas beaucoup. La démarche à suivre est donc simple:
- La correspondance devient un sujet à part entière, dans le magazine des collaborateurs, dans les formations internes ou les discussions quant au bien-fondé de tel ou tel modèle.
- Chaque modèle parle de l’orientation sur le client et la communication. La correspondance relie les deux sujets.
- La formule toute faite la plus tenace est rédigée sur un Flip Chart, et on la suspend dans le bureau ou dans la cafétéria. Chacun donne ses alternatives. La confrontation entre l’ancien et le nouveau apporte énormément de nouvelles révélations.
- Les textes modèle et les modules de texte facilitent la création des lettres standard.
Des règles identiques pour les e-mails et les lettres
Une orientation sur le client signifie simplifier la vie du lecteur. Appliquez les mêmes règles aux e-mails qu’aux lettres. Les mails écrits d’une façon décontractée, débraillée, voire même sans respect de l’orthographe, sont impolis. Une écriture sans majuscules complique notamment la lecture. Les mails peuvent être plus courts que les lettres, mais le remerciement d’introduction est indispensable.
Résumé: les lignes directrices de la correspondance moderne
La lectrice, le lecteur sont au centre. Nous écrivons pour eux. Cette maxime améliore l’orientation sur le client. Et celui qui cible sur le client en écrivant est automatiquement ciblé sur le destinataire.
