Protection des données

La numérisation fait son entrée dans les services du personnel des PME avec comme objectif de rendre les processus existants plus efficaces et moins coûteux. Celle relative aux candidatures présente un grand potentiel à cet égard. Le processus numérique permet par exemple de saisir de manière standardisée et complète les données de base relatives à la personne. De plus, les candidats n’ont pas besoin d’annexer leurs documents et leurs données à un courriel. La plupart des outils de recrutement numériques sont faciles à intégrer et à utiliser. Pour autant que les exigences légales aient été clarifiées et qu’une attention particulière ait été portée aux risques liés à la protection des données, le processus de recrutement peut donc être rendu plus simple et plus agréable par l’utilisation d’outils numériques.

Dans le quotidien des affaires, il existe une pratique très répandue selon laquelle les entreprises utilisent les photos de leurs employés à des fins de matériel publicitaire et d'information, mais aussi pour d'autres usages. Dans ce contexte, l'employeur doit impérativement respecter le droit à l’image des collaborateurs, un droit qui relève des droits de la personnalité et qui stipule que personne ne peut être représenté sur une photographie, un tableau ou autre, sans son consentement. Mais qu'est-ce que cela signifie pour les entreprises qui souhaitent utiliser les photos de leurs collaborateurs à des fins professionnelles? Un consentement est-il toujours nécessaire pour utiliser légalement des photos d’employés? Cet article se propose de faire le point sur ces questions et d’apporter, pour une mise en œuvre dans la pratique, des recommandations à l'aide d'exemples.

Voici des réponses aux questions posées les plus couramment dans la pratique en relation avec le dossier du personnel.

La mise à jour des déclarations de confidentialité existantes ou la rédaction de nouvelles déclarations constituent une tâche importante sur le chemin de la conformité à la nouvelle mouture de la loi sur la protection des données (LPD révisée). Dans ce contexte, il est généralement admis à titre d’évidence que l'obligation d'informer les clients ou les visiteurs d'un site web, si l’on se réfère à la législation sur la protection des données, doit être remplie. Dans la pratique, la déclaration de confidentialité destinée aux collaborateurs est très souvent omise, voire négligée… car on ne se rend pas compte que ces derniers sont également des personnes concernées, au sens du même droit de la protection des données.

Les collaborateurs actuels et anciens peuvent faire valoir auprès de leur employeur leurs droits de personnes concernées par la protection des données. Il est donc recommandé aux entreprises de mettre en place des processus spécifiques et de définir les responsabilités afin d'être préparées à remplir leurs obligations conformément à la loi, et ce, dans les délais impartis. Cet article a pour but de montrer aux entreprises ce qui change avec la LPD révisée en ce qui concerne le droit d'accès, de rectification et de suppression des données des collaborateurs. On trouvera également ci-après des conseils et des recommandations pratiques pour la mise en œuvre de ces mêmes droits.