Dossier personnel: Des informations sensibles
Thomas Wachter
Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.
Besoin de protection des données
L’évolution technique des 30 dernières années a créé un besoin de protection des données. On n’entend pas par là protéger les données elles-mêmes, mais protéger les personnes auxquelles elles se réfèrent de recherche d’informations intempestive. Ces décennies d’efforts se sont concrétisées avec l’entrée en vigueur en 1993 de la loi sur la protection des données (LPD). Cette loi a introduit l’article 328b dans le droit des obligations, un article qui limite le recueil de données de la part de l’employeur.
L’article 328b CO stipule clairement que l’employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que pour autant qu’elles soient nécessaires pour juger de l’aptitude de ce dernier à exercer sa fonction ou pour le déroulement du rapport de travail. Cet article introduit donc une exception au principe de base qui veut que tout un chacun puisse traiter des données pour autant qu’il respecte les règles définies par la loi sur la protection des données. Ayez à l’esprit que le nouvel article 7a étend considérablement le devoir d’informer lors de la collecte de données. Si vous vous demandiez encore s’il est, par exemple, permis de demander des références sans l’accord de l’employé concerné, la LPD est claire: c’est non. Vous devez en informer le travailleur.
Important! Le dossier personnel n’est pas simplement le porte-document dans lequel sont collectés quelques informations sur un employé précis, mais l’ensemble des données concernant cet employé, quel que soit l’emplacement de ces dernières.
A quoi sert le dossier personnel?
Le dossier personnel sert en premier lieu à identifier vos collaborateurs, à savoir qui ils sont.
Pour ce faire, vous avez besoin de leurs données personnelles complètes ainsi que de certaines informations sur leur famille, pour pouvoir examiner leur droit aux allocations familiales par exemple. Il vous faut aussi savoir à quelles conditions les employés ont été engagés. Vous pouvez évidemment conclure un contrat de travail oral, et ne pas laisser de traces dans le dossier personnel. Mais cette manière de faire est à déconseiller vivement, car en cas de conflit vous aurez beaucoup plus de peine à apporter des preuves que si vous avez établi un contrat écrit.
Important! Vous devez pouvoir reconstituer la manière dont vous vous êtes acquitté de vos devoirs d’employeur. Dans de nombreuses entreprises, on se contente pour ce faire de la comptabilisation des salaires. Or il est fortement conseillé d’inclure dans le dossier personnel un récapitulatif annuel des salaires versés afin de l’avoir sous la main en cas de besoin.
Les entreprises ne disposent souvent pas d’une comptabilisation systématique et complète des vacances accordées. Dans de nombreux cas, il n’est pas possible de consulter la comptabilité des salaires pour connaître ces données, car les vacances n’y figurent pas, et ne sont inscrites que dans des calendriers annuels qui sont éliminés une fois l’année en question terminée. Il est donc tout à fait recommandé d’établir au moins à la fin de l’année un récapitulatif précis, qui présente les données au jour près, et de le faire signer par le collaborateur.
Il en va de même des données concernant les heures travaillées. Un litige à propos d’heures supplémentaires peut surgir des années plus tard, le délai de prescription étant de 5 ans. On conseille parfois de ne pas convenir contractuellement de temps de travail, et de ne pas en tenir le compte, de sorte qu’il incombe aux collaborateurs de prouver leurs heures supplémentaires. Mais si ceux-là ont relevé de leur côté leurs heures de manière détaillée, il peut arriver que le tribunal se fonde sur ces données pour statuer.
Astuce de la pratique: Il vaut également la peine de comptabiliser les heures de travail car c’est une intéressante source d’informations: des heures supplémentaires qui se multiplient devraient vous inciter à réfléchir sur l’organisation interne de votre entreprise et vous faire prendre les mesures nécessaires afin que le personnel parvienne à s’acquitter de ses tâches durant l’horaire de travail convenu. Dans ce cas aussi, des récapitulatifs signés des heures effectuées vous éviteront des litiges pour heures supplémentaires ou heures manquantes.
Il convient également de tenir un registre précis des congés maladie, pour les raisons évoquées au sujet des vacances et des heures supplémentaires: la question de savoir si vous avez payé correctement un employé durant sa maladie peut se poser des années plus tard. Vous devez également être en mesure de savoir si les collaborateurs ont déjà épuisé leur droit annuel au paiement du salaire en cas de maladie ou pas.
Rien ne vous oblige à établir des évaluations de collaborateurs, mais mieux vaudrait tout de même le faire régulièrement. La périodicité est à définir en fonction de la durée de la relation de travail. Plus un collaborateur est là depuis longtemps, plus l’intervalle entre les évaluations peut être long. Les évaluations sont un important instrument de direction du personnel. Utilisées à bon escient, elles sont également un facteur de motivation pour les employés. Elles vous servent aussi de référence pour établir des certificats de travail.
Et finalement, il vous faut aussi classer dans le dossier personnel la correspondance échangée avec l’employé, les avertissements donnés, etc.
Faut-il insérer le dossier de candidature dans le dossier personnel? C’est une question d’appréciation. Pour ma part je le ferais, car cela peut se révéler utile si des données non correctes ont été transmises lors de la postulation.
Les collaborateurs ont un droit de consultation de leur dossier. Cela signifie que vous êtes tenu de leur présenter leur dossier dans son intégralité.
Important! La loi interdit de créer des dossiers secrets parallèlement au dossier personnel.
L’article 328b CO ne vous oblige pas à avoir des dossiers personnels. Il vous le permet seulement. Sous l’ancienne législation, en vigueur jusqu’à fin 2007, il n’était pas obligatoire de déclarer l’existence de fichiers si les personnes concernées en avaient été informées (et cela s’appliquait donc au dossier personnel des collaborateurs). Avec la modification introduite au 1er janvier 2008, cette exception disparaît. Les exceptions prévues au nouvel article 11a, paragraphe 4 de la LPD ne concernent pas le dossier personnel. On ne peut dès lors éviter de déclarer ses fichiers qu’en procédant à une certification (art. 11 LPD) ou en ayant recours à un délégué à la protection des données indépendant.
En suivant ces quelques conseils, vous obtenez un dossier certes plus fourni que la moyenne, mais qui vous permettra d’affronter avec succès les éventuels conflits et procès.
Le dossier personnel contient en règle générale des données personnelles sensibles, de sorte que la protection des données y est particulièrement importante.
Il faut donc s’assurer qu’un nombre limité de personnes aient accès aux dossiers. Ceux-ci doivent par conséquent être conservés sous clefs, et l’accès aux bureaux du service du personnel doit être limité à certaines personnes. Il faut aussi prévoir des sécurités contre la perte de données. De plus, si les dossiers sont en version électronique, ils doivent être protégés des personnes non autorisées par un verrouillage ad hoc.
Les données contenues dans le dossier personnel doivent être correctes.
On pense parfois qu’il faut par conséquent éliminer les données qui ne sont plus actuelles, en remplaçant par exemple une ancienne évaluation par la plus récente. C’est sans compter la forte composante historique qui caractérise un rapport de travail. Il vous sera bien difficile de rédiger un certificat de travail portant sur une collaboration de longue date si vous ne disposez plus que de la dernière évaluation du collaborateur. Les versions antérieures du contrat de travail peuvent être importantes pour interpréter le contrat en vigueur. Et même une ancienne adresse peut encore se révéler importante par la suite. Cela signifie qu’on considère comme correctes les informations qui l’étaient au moment de leur enregistrement.
Le collaborateur a le droit de consulter son dossier.
S’il n’est en général pas problématique d’accorder ce droit aux collaborateurs, il en va tout autrement lorsque, par exemple, une enquête interne est en cours contre un collaborateur. Songez à des enquêtes pour violation des dispositions en matière d’opérations qu’un employé de banque effectue pour son propre compte. Si l’organe qui mène l’instruction rédige un rapport intermédiaire, celui-là devra être versé au dossier personnel. La consultation d’un tel rapport par le collaborateur peut cependant aller à l’encontre des objectifs de l’enquête. Dans de telles situations, il est fondé d’évoquer des intérêts prépondérants, comme que le prévoit l’article 9, paragraphe 3 de la LPD. Il en va de même lorsqu’un procès est en cours entre l’employeur et l’employé.
Cependant, même en présence d’intérêts prépondérants, il n’est pas possible de refuser purement et simplement au collaborateur d’exercer son droit de consultation. Il s’agit plutôt de décider au cas par cas, pour chaque document, si l’on est tenu de le montrer au collaborateur ou non.
Selon l’article 12 LPD, il n’est pas permis de traiter des données contre la volonté expresse de la personne concernée. L’employé ne peut cependant empêcher son employeur de récolter certaines informations sur lui, car cela est nécessaire à la réalisation du rapport de travail. Son droit de faire supprimer des données le concernant est limité en raison justement de l’existence d’un contrat de travail. Il peut toutefois exiger que soient ôtées du dossier les données erronées (c’est-à-dire celles qui étaient déjà incorrectes au moment de leur enregistrement, cf. ci-dessus) ou devenues inutiles (certificats médicaux antédiluviens, dossier de candidature éventuellement, etc.). On appliquera la règle générale suivante: les pièces pouvant encore servir à apprécier le bien-fondé de prétentions encore exigibles (de droits non prescrits) ne doivent pas être éliminés, même si le collaborateur en fait la demande.
Important! Gardez-vous bien, lorsqu’un collaborateur démissionnaire vous demande de supprimer son dossier de votre système de données, de conclure qu’il renonce ce faisant à ses droits en tant qu’employé. Il se peut tout à fait qu’il ne pense pas, à ce moment-là, qu’il aura par la suite besoin d’un certificat de travail.
Le dossiers personnel ne doit pas être communiqué à des tiers.
Les dossiers personnels sont généralement des profils de la personnalité (c’est-à-dire «un assemblage de données qui permet d’apprécier les caractéristiques essentielles de la personnalité d’une personne physique», selon les termes de la LPD), et en tant que tels, sont considérés comme des données sensibles. Ils ne doivent donc pas être communiqués à des tiers. En cas de fusion d’entreprises, cela peut engendrer une situation délicate lorsque l’entreprise acquéreuse souhaite savoir si l’entreprise qu’elle souhaite reprendre doit encore s’acquitter d’importantes obligations envers son personnel. Sans l’accord express de chaque collaborateur, elle ne devrait pas avoir accès à ces données. Cela peut être en contradiction irrésoluble avec le devoir de confidentialité.
