Dossier du personnel: Classer correctement
Urs Egli
Docteur en droit est avocat et partenaire dans une étude à Zurich. Il est spécialisé en droit informatique et en droit des nouvelles technologies.
Aides de travail Contrats de travail et règlements
Les règles à observer
Les employeurs collectent et traitent de nombreuses informations concernant leurs collaborateurs. Ils y sont partiellement astreints par la loi, comme par exemple pour les données salariales en relation avec les décomptes obligatoires en matière d'assurances sociales. Le décompte du temps de travail est également prescrit par la loi hormis quelques exceptions. Les employeurs, certes, collectent et traitent des données mais ce également dans leur propre intérêt, par exemple dans le cadre d'évaluation de postulations.
S'agissant du dossier du personnel, les employeurs doivent observer certaines règles. Ces dernières servent principalement à la protection de la personnalité des collaborateurs. En règle générale, les employeurs ne peuvent traiter que les données liées aux rapports de travail. Ce qui suit va montrer en détail ce à quoi il faut veiller et quelles sont les conséquences des manquements en la matière.
Figure dans le dossier du personnel tout ce que l'employeur collecte sur ses collaborateurs dans le cadre des rapports de travail. Il s'agit tout d'abord des documents joints aux postulations tels que le curriculum vitae, les certificats, références et tests d'aptitudes. Ensuite, il faut aussi prendre en compte les documents contractuels (contrat de travail, descriptif du poste et modifications du contrat). S'y ajoutent toutes les informations en relation avec l'accomplissement des prestations de travail telles que la formation et la formation continue, les promotions, les blâmes ou les avertissements. A cela s'ajoute encore toutes les données relatives au salaire, à savoir les augmentations de salaire et les bonus ainsi que les décomptes de temps de travail et les absences (déclarations de maladie, certificats médicaux, décomptes de vacances et demandes de congés). De plus, le dossier du personnel contient tout ce qui a trait à la fin des rapports de travail, à savoir les lettres de résiliation, conventions de sortie et certificats de travail.
Dans le dossier du personnel ne figurent pas seulement les informations gérées par le département du personnel mais aussi les informations fournies par les supérieurs hiérarchiques directs, par exemple, lorsqu'un chef fait des copies d'un rapport sur les résultats d'un collaborateur qu'il considère comme insuffisants.
Dossier analogique ou numérique?
La question de savoir si les données doivent être conservées sur papier ou sous forme numérique ne joue aucun rôle. Aujourd'hui, les dossiers personnels peuvent être totalement administrés sous forme électronique et les documents sur papier peuvent être scannés. Cependant, de tels systèmes de gestion de documents doivent être non réinscriptibles, à savoir qu'ils doivent garantir l'intangibilité des données qui y figurent.
Attention aux "dossiers secrets"
Les dossiers personnels secrets sont proscrits. S'il en existe malgré tout, ils sont pareillement soumis au droit d'accès et au droit de rectification. Si un employeur dissimule des informations secrètes à un collaborateur, il se comporte dès lors de manière déloyale. De plus, des décisions prises sur la base de dossiers secrets peuvent n’avoir, selon les circonstances, aucune portée juridique. Dans le pire des cas, l'employeur sera même astreint à verser des dommages-intérêts à la personne lésée.
Assurer la protection des données
Le dossier du personnel contient régulièrement des données sensibles concernant la personnalité des collaborateurs. Il s'agit là d'une collecte de données au sens de la loi sur la protection des données. D'après le droit en la matière, un dossier du personnel doit, en règle générale, être considéré comme un profil de la personnalité qui, parfois, contient des données personnelles particulièrement sensibles (santé, religion, etc.). Pour cette raison, les exigences en matière de protection des données sont plus élevées. Néanmoins, il n'est pas obligatoire de faire enregistrer le dossier du personnel auprès du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Ceci pour autant que les données collectées dans le dossier du personnel n'outrepassent pas la façon de faire usuelle.
Important: Le dossier du personnel doit être protégé par des moyens techniques et des mesures organisationnelles appropriés contre une utilisation et une consultation non autorisées. En revanche, le dossier du personnel peut être traité ou consulté par le service du personnel et la hiérarchie directe. Les documents (imprimés) qui y sont joints doivent être conservés sous clef alors que les dossiers numériques doivent être protégés via des autorisations d'accès.
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Droit d'accès des collaborateurs
Les collaborateurs ont le droit de s'informer sur le contenu de leur dossier du personnel. De telles demandes de renseignements doivent faire l'objet d'une réponse écrite dans les 30 jours. Les collaborateurs se voient alors adresser des extraits ou des photocopies de leur dossier. Toutefois, ils n'ont pas le droit de consulter leur dossier du personnel physique sur place. Le droit d'accès ne peut être refusé qu'exceptionnellement en vertu d'une obligation pour l'employeur de garder le secret. La seule protection des informateurs ne justifie pas le refus au droit d'accès.
Sous couvert de la loi sur la protection des données, il arrive souvent que des collaborateurs exigent un droit d'accès à leur dossier afin de comparer les décomptes de temps de travail faits par l'employeur et les leur et ainsi faire valoir leurs heures de travail supplémentaires. Quant à savoir si le droit d'accès garanti par la loi sur la protection des données s'étend aussi aux décomptes du temps de travail, les tribunaux n'ont pas encore définitivement tranché la question.
Droit de rectifier
L'employeur doit examiner périodiquement l'exactitude des données figurant dans le dossier du personnel des collaborateurs (par exemple, domicile et état civil). Les données erronées peuvent être corrigées par les collaborateurs concernés. Ceci vaut en particulier lorsqu'il est fait mention d'annotations critiques relatives aux prestations ou au comportement de l'employé. Le droit de rectification se réfère en premier lieu à des allégations (par exemple, "absence non excusée du collaborateur X"). Les jugements de valeur (par exemple "le collaborateur est antipathique") n'ont rien à faire dans un dossier du personnel. Ces derniers ne sont d'aucune utilité parce qu'ils ne peuvent pas être pris en considération.
Renseignements à des tiers et références
La divulgation de données concernant des collaborateurs sans l'assentiment de ces derniers ou sans base légale constitue une atteinte inadmissible à la personnalité. Il n'existe d'obligation légale de transmettre des données qu'à l'égard des autorités et des assureurs (par exemple l'AVS).
Il se pose souvent la question de savoir si un employeur peut communiquer à des tiers des références concernant l'un de ses collaborateurs. Cela n'est possible qu'avec l'assentiment du collaborateur en question. Pour cette raison, les collaborateurs feraient bien d'informer leur ancien employeur à temps quand ils veulent donner comme référence un ancien supérieur. Dans le cas contraire, le supérieur sollicité n'aura pas le droit de donner les renseignements demandés.
Destruction du dossier du personnel
Qu'advient-il du dossier du personnel une fois les rapports de travail terminés? Il subsiste à ce propos quelques incertitudes. D'un côté, l'employeur est obligé, de par la loi, de conserver certains documents (en particulier pour des raisons d'assurances sociales et fiscales). D'un autre côté, les collaborateurs ont intérêt à ce qu'un ex-employeur ne conserve pas pendant une période illimitée des informations sensibles les concernant. En règle générale, le dossier du personnel doit être détruit après la fin des rapports de travail. Cependant, il existe des documents dont l'employeur a toujours connaissance. C'est ainsi qu'il a besoin de certains documents pour pouvoir établir un certificat de travail. Il va de soi que celui-ci peut aussi conserver des documents dans la perspective de mettre en œuvre ou de contester des revendications émanant de certains collaborateurs (par exemple l'application d'une interdiction de concurrence ou la contestation de revendications).
Il règne également une certaine incertitude quant à la durée de conservation du dossier du personnel après la fin des rapports de travail. Dans les cercles autorisés, les opinions varient fortement quant à la durée de conservation des dossiers personnels. Elles vont d'une destruction quasi immédiate à une durée de conservation de dix ans. Les employeurs sont tenus d'archiver et de détruire les dossiers personnels en les intégrant dans leur processus de ressources humaines.
Conseil pratique
Il est conseillé de procéder par étape et de manière coordonnée pour les différents types de documents. Ainsi, et ce déjà au moment de la résiliation, le dossier du personnel devrait être réduit au strict nécessaire. Un nouvel examen et une nouvelle réduction peuvent intervenir après une période de trois à cinq ans. Les documents restants peuvent alors être conservés jusqu'à la fin de la période maximale de conservation qui est de dix ans.
Restitution des dossiers de candidature
Les documents de candidature appartiennent en fait au collaborateur concerné et doivent lui être restitués à la fin de son contrat de travail. Mais cela n'est pas le cas en pratique et l'on ne connaît aucune décision de justice rendue après qu'un collaborateur a exigé qu'on lui restituât son dossier de candidature au terme de ses rapports de travail. Les dossiers de candidature doivent donc être détruits à la fin des rapports de travail. Les dossiers personnels des candidats non retenus doivent leur être rendus séance tenante et il convient d'en détruire les copies. La restitution de documents électroniques n'est pas du tout possible. C'est pourquoi, en cas de refus, leur destruction doit être mentionnée.
Externalisation du dossier du personnel
Le traitement d'un dossier du personnel électronique peut être transféré à un prestataire externe (externalisation). Ceci se passe dans le cadre d'un traitement de données sur mandat. Les obligations du mandataire doivent être définies dans un contrat écrit. L'employeur doit en outre s'assurer que le prestataire se porte garant de la sécurité des données. Si ces conditions sont remplies, l'approbation des collaborateurs n'est pas requise et il n'est pas non plus nécessaire de les en informer. Lors d'une externalisation, il arrive souvent que des données personnelles soient transférées à l'étranger. Ceci est admissible pour autant que le pays en question dispose d'une protection des données digne de ce nom. Le Préposé fédéral à la protection des données (PFPDT) tient une liste de tous les pays disposant d'une protection des données appropriée. S'il n'y a pas de protection des données jugée satisfaisante, le transfert de données dans un tel pays ne sera admis que si la protection de celles-ci est garantie par un contrat particulier ou par une directive interne à l'entreprise. De plus, le PFPDT doit être tenu informé desdites mesures de protection particulières. En cas de transfert de données à l'étranger, les prescriptions générales de la loi sur la protection des données doivent être respectées (par exemple la sécurité des données, l'interdiction de les communiquer à des tiers).
