Dossier du personnel: Classer correctement
Julie Nikles
Julie Nikles est avocate-stagiaire dans l’étude VISCHER à Genève. Elle est principalement active dans la résolution de litiges, en particulier dans le domaine du droit du travail.
Basile Walder
Basile Walder est avocat dans l'étude VISCHER à Genève et est principalement actif en qualité de conseil en droit commercial, avec une attention particulière sur le droit du travail, l’entrepreneuriat, le droit des sociétés et les questions relatives aux contrats informatiques et aux nouvelles technologies.
Aides de travail appropriées
Les règles à observer
Les employeurs collectent et traitent de nombreuses informations concernant leurs collaborateurs. Ils y sont notamment contraints par la loi, comme par exemple en ce qui concerne les données salariales en relation avec les décomptes obligatoires en matière d'assurances sociales. Le décompte du temps de travail est également prescrit par la loi, sauf dans quelques exceptions. Toutefois, les employeurs collectent et traitent des données également dans leur propre intérêt, par exemple dans le cadre d'évaluation de postulations.
S'agissant du dossier du personnel, les employeurs doivent aussi observer certaines règles. Ces dernières servent principalement à la protection de la personnalité des collaborateurs. En règle générale, les employeurs ne peuvent traiter que les données liées aux rapports de travail. Les éléments ci-dessous détaillent donc les points sur lesquels il faut faire attention et les conséquences des manquements en la matière.
Le dossier du personnel contient tout ce que l'employeur collecte sur ses collaborateurs dans le cadre des rapports de travail, mais ces éléments doivent être limités aux données indispensables à l’exécution du contrat de travail. Il s'agit tout d'abord des documents joints aux postulations tels que le curriculum vitae, les certificats, les références et les tests d'aptitudes. Ensuite, il faut aussi y inclure les documents contractuels (contrat de travail, descriptif du poste et modifications du contrat). S'y ajoutent toutes les informations en relation avec l'accomplissement des prestations de travail, telles que la formation continue, les promotions, les blâmes ou les avertissements. A cela il faut encore joindre toutes les données relatives au salaire, à savoir les augmentations de salaire et les bonus, ainsi que les décomptes de temps de travail et les absences (déclarations de maladie, certificats médicaux, décomptes de vacances et demandes de congés). De plus, le dossier du personnel contient tout ce qui a trait à la fin des rapports de travail, à savoir les lettres de résiliation, conventions de sortie et certificats de travail.
Les informations qui figurent dans le dossier du personnel sont celles gérées par le département du personnel, mais aussi celles fournies par les supérieurs hiérarchiques directs, par exemple lorsqu'un chef fait un rapport sur les résultats d'un collaborateur qu'il considère comme insuffisants.
Dossier analogique ou numérique?
La question de savoir si les données doivent être conservées sur papier ou sous forme numérique ne joue aucun rôle en termes d'administration du dossier du personnel. Aujourd'hui, les dossiers personnels peuvent être totalement administrés sous forme électronique et les documents sur papier peuvent être scannés. Cependant, de tels systèmes de gestion de documents ne doivent pas être modifiables, à savoir qu'ils doivent garantir l'intangibilité des données qui y figurent. Il est également important que les originaux des documents concernés respectent les règles applicables en termes de forme (notamment lorsque la forme écrite est prescrite pour ces documents).
Attention aux «dossiers secrets»
Les dossiers personnels secrets sont proscrits. S'il en existe malgré tout, ils sont soumis aux mêmes droits d'accès et de rectification que les dossiers «non-secrets». Si un employeur dissimule des informations à un collaborateur, son comportement est illégal. De plus, des décisions prises sur la base de dossiers secrets peuvent, selon les circonstances, ne pas avoir de portée juridique. Dans le pire des cas, l'employeur pourrait même être contraint à devoir verser des dommages-intérêts à la personne concernée.
Assurer la protection des données
Le dossier du personnel constitue un traitement de données personnelles par l'employeur et peut contenir des données sensibles concernant la personnalité des collaborateurs. Pour ces raisons, les principes prévus par la loi en matière de protection des données doivent être respectés par l'employeur et les exigences en matière de sécurité des données sont plus élevées. L'employeur est également tenu de mettre en œuvre les principes de protection des données dès la conception et par défaut en ce qui concerne le dossier du personnel. Enfin, les collaborateurs devraient être informés de manière adéquate sur le traitement des données effectué par l'employeur.
Important: Le dossier du personnel doit être protégé par des moyens techniques et des mesures organisationnelles appropriés contre une utilisation et une consultation non autorisées. En revanche, le dossier du personnel peut être traité ou consulté par le service du personnel et les personnes habilitées à en connaitre son contenu au regard de leurs fonctions ou missions. Les accès doivent être documentés et faire l’objet de mesures de traçabilité. Les documents (imprimés) qui y sont joints doivent être conservés sous clef alors que les dossiers numériques doivent être protégés via des autorisations d'accès.
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Droit d'accès des collaborateurs
Les collaborateurs ont le droit de s'informer sur le contenu de leur dossier du personnel. De telles demandes de renseignements doivent faire l'objet d'une réponse écrite dans les 30 jours. Les collaborateurs se voient alors adresser des extraits ou des photocopies de leur dossier et ne peuvent consulter leur dossier sur place qu'avec l'accord de l'employeur. Le droit d'accès ne peut être refusé qu'exceptionnellement, par exemple en cas d'abus de droit ou en vertu d'une obligation pour l'employeur de garder le secret. La seule protection de la source des informations ne justifie généralement pas le refus au droit d'accès.
Droit de rectification
L'employeur doit examiner périodiquement l'exactitude des données figurant dans le dossier du personnel des collaborateurs (par exemple, le domicile et l'état civil) au moyen d'un tri régulier du dossier du personnel afin de corriger les données erronées et retirer les éléments qui ne sont pas indispensables à l’exécution du contrat de travail. Les données erronées peuvent aussi être corrigées à la demande des collaborateurs concernés. Ceci vaut en particulier lorsqu'il est fait mention d'annotations critiques relatives aux prestations ou au comportement de l'employé. Le droit de rectification se réfère en premier lieu aux allégations (par exemple, «absence non excusée du collaborateur X»), mais peut aussi porter sur les jugements de valeur (par exemple «le collaborateur est antipathique») qui ne sont d'aucune utilité et n'ont rien à faire dans un dossier du personnel.
Renseignements à des tiers et références
La divulgation de données concernant des collaborateurs sans l'assentiment de ces derniers ou sans base légale constitue une atteinte à la personnalité. Une obligation légale de transmettre des données n'est en principe prévue qu'à l'égard des autorités et des assureurs (par exemple l'AVS).
Se pose souvent la question de savoir si un employeur peut communiquer à des tiers des références concernant l'un de ses collaborateurs. Cela n'est possible qu'avec l'assentiment du collaborateur en question. Pour cette raison, les collaborateurs feraient bien d'informer leur ancien employeur à temps quand ils veulent le donner comme référence car, dans le cas contraire, l'employeur sollicité n'aura pas le droit de donner les renseignements demandés.
Destruction du dossier du personnel
Qu'advient-il du dossier du personnel une fois les rapports de travail terminés? D'un côté, l'employeur est obligé, de par la loi, de conserver certains documents (en particulier pour des raisons d'assurances et de fiscalité). D'un autre côté, les collaborateurs ont intérêt à ce qu'un ex-employeur ne conserve pas pendant une période illimitée des informations sensibles les concernant. Sur cette base, le principe est que le dossier du personnel doit être détruit après la fin des rapports de travail. Cependant, certains documents doivent être conservés par l'employeur, tels que ceux lui permettant d'établir un certificat de travail ou de mettre en œuvre ou de contester des revendications émanant de certains collaborateurs (par exemple l'application d'une interdiction de concurrence ou la contestation de revendications).
La durée de conservation du dossier du personnel après la fin des rapports de travail dépend des données concernées et peut varier d'une destruction quasi immédiate à une durée de conservation de dix ans. Les employeurs sont tenus d'archiver et de détruire les dossiers personnels dans le cadre de leur processus interne de ressources humaines.
Conseil pratique
Il est conseillé de procéder par étape et de manière coordonnée pour chaque type de documents. Ainsi, déjà au moment de la résiliation, le dossier du personnel devrait être réduit au strict nécessaire. Un nouvel examen peut ensuite intervenir après une période de trois à cinq ans. Les documents restants devraient alors pouvoir être conservés jusqu'à la fin de la période maximale de conservation qui est normalement de dix ans.
Restitution des dossiers de candidature
Les documents de candidature appartiennent au collaborateur concerné et devraient donc lui être restitués à la fin de son contrat de travail, mais une telle restitution est rare en pratique et les dossiers de candidature sont généralement plutôt détruits à la fin des rapports de travail. Les dossiers personnels des candidats non retenus doivent leur être rendus séance tenante et il convient d'en détruire les copies, sauf avec le consentement du candidat pour une période déterminée. La restitution de documents électroniques n'étant pas possible, il est recommandé de mentionner leur destruction au candidat.
Externalisation du dossier du personnel
Le traitement d'un dossier du personnel électronique peut être transféré à un prestataire externe (externalisation), pour autant que les obligations du prestataire soient définies dans un contrat. L'employeur doit en outre s'assurer que le prestataire soit en mesure de garantir la sécurité des données. Si ces conditions sont remplies, l'approbation des collaborateurs n'est pas requise mais ils devront être informés en lien avec ce traitement des données. Lors d'une externalisation, il arrive souvent que des données personnelles soient transférées à l'étranger, ce qui est admissible sans restriction si le pays dans lequel les données sont transférées dispose d’une législation assurant un niveau de protection adéquat. Si ce n'est pas le cas, le transfert de données dans un tel pays ne sera admis que si un niveau de protection est garanti par des mesures prévues par la loi, telles que des clauses de protection des données dans le contrat avec le prestataire (avec information préalable du Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT)), ou des clauses types de protection des données (approuvées ou reconnues par le PFPDT). En cas de transfert de données à l'étranger, les prescriptions générales de la loi sur la protection des données doivent par ailleurs également être respectées (par exemple la sécurité des données et l'interdiction de communiquer les données à des tiers).
