Cas pratiques sur le dossier personnel: Questions et réponses
Leena Kriegers-Tejura
Leena Kriegers-Tejura est avocate et partenaire auprès du cabinet Morad, Bürgi & Partner. Elle est responsable, en droit du travail, pour les examens professionnels et professionnels supérieurs fédéraux en Ressources Humaines.
Aides de travail Contrats de travail et règlements
Principes
Avec la candidature, l’employeur reçoit les premiers documents du nouvel employé potentiel et, en cas d’embauche, il collecte d’autres données sur l’employé. En règle générale, les entreprises tiennent un dossier personnel.
Il est important pour l’employeur de savoir qu’il ne peut traiter que les données qui concernent les rapports de travail et qui sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail (cf. art. 328b CO). Le dossier personnel contient en général des données sensibles qui concernent la personnalité du collaborateur. Le dossier personnel constitue une collecte de données au sens de la LPD, raison pour laquelle les principes de la LPD doivent être respectés. Il s’agit avant tout de préserver la protection de la personnalité de l’employé.
La tenue de tels dossiers personnels est aujourd’hui la norme chez de nombreux employeurs en Suisse, encore que leur qualité varie fortement. Les grandes entreprises ont des directives claires, alors que, dans les PME, elles sont parfois ordonnées de manière plutôt aléatoire. Depuis que beaucoup de choses sont numérisées, les employeurs ne tiennent plus de dossiers physiques du personnel en tant que tels ou seulement des dossiers physiques incomplets et archivent d’autres documents sous forme électronique. Dans le cas des dossiers numériques du personnel, les entreprises doivent s’assurer que les données ne sont pas modifiées et que les personnes non-autorisées n’ont pas accès à ces données. Dans ce cas également, l’art. 328b CO et la LPD doivent être respectés.
L’employé a un droit d’accès et peut demander à consulter son dossier personnel. Il doit être répondu à ces demandes dans un délai de 30 jours.
Le CO ne contient pas d’autres indications et prescriptions concernant le dossier personnel. Les questions suivantes abordent donc les aspects essentiels en rapport avec le dossier personnel.
Qu’est-ce qu’un dossier personnel?
Le dossier personnel est un dossier dans lequel les employeurs rassemblent des informations sur leurs employés. Il s’agit donc d’un fichier, au sens de la loi sur la protection des données, dont les règles doivent être respectées. Cela signifie notamment que les données doivent être collectées légalement, qu’elles ne peuvent être utilisées que dans le but prévu et que le fichier doit être proportionné et correct. L’employeur est responsable du respect de ces directives.
L’employeur est-il obligé de tenir un dossier personnel?
Le Code des obligations ne prévoit pas de dispositions exigeant la tenue d’un dossier personnel. Toutefois, cela découle indirectement de diverses autres règles du droit des obligations. Par exemple, l’employé peut demander un certificat intermédiaire à tout moment et un certificat de travail à la fin des rapports de travail. Sans pouvoir se référer à des documents concernant le collaborateur, il pourrait être difficile pour l’employeur de satisfaire à cette obligation.
L’employeur a également diverses obligations de déclaration et de décompte vis-à-vis des assurances sociales ou des autorités fiscales (impôts à la source). Il est donc judicieux de tenir un dossier personnel et d’y classer ces formulaires.
Dans le cadre d’un contrat de travail de droit public, la tenue d’un dossier personnel peut découler des dispositions applicables en matière de droit du personnel.
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