Cas pratiques sur le dossier personnel: Questions et réponses

Question: de quelle manière l’employeur doit-il conserver les documents de candidatures?

Réponse: les documents de candidature ne peuvent être consultés que par les personnes compétentes. En général, il s’agit du département du personnel ou du supérieur hiérarchique compétent. Ainsi, ces documents doivent être conservés de telle sorte que seul ce petit cercle de personnes puisse prendre connaissance de ces document. Une fois l’engagement réalisé, les documents de candidature doivent être placés dans un dossier personnel. Celui-ci ne doit contenir que des données qui sont requises pour l’exécution des rapports de travail. Les dossiers du personnel dit «gris», inofficieux, contenant des données confidentielles que la personne concernée ne peut pas voir, son interdits.

Droit d’information lors du contrôle du dossier personnel

Question: l’employeur doit-il informer le candidat qu’il a fait un contrôle sur une liste de sanctions et quel en a été le résultat?

Réponse: oui, car s’il s’agit de données publiques, elles sont dignes d’être particulièrement protégées ou il pourrait s’agir d’un profil de personnalité ou d’une partie de ce profil (art. 14 al. 1 LPD). L’information doit survenir au plus tard lors de l’enregistrement (art. 14 al. 3 LPD). Il suffit de rendre le candidat attentif, lors de son dépôt de candidature, au fait qu’il sera contrôlé sur la base d’une liste de sanctions. Une information active sans demande du résultat ne semble pas nécessaire. Étant donné que les recherches ultérieures sur des listes de sanctions sont à déposer dans le dossier personnel et qu’il existe un droit permanent de consultation resp. en cas de refus, d’en obtenir la raison, le résultat sera alors connu au plus tard à ce moment-là. Cela s’applique indépendamment du fait que l’engagement soit conclu ou non.