Cas pratiques sur le dossier personnel
Obligation de conservation des documents de candidature
Question: de quelle manière l’employeur doit-il conserver les documents de candidatures?
Réponse: les documents de candidature ne peuvent être consultés que par les personnes compétentes. En général, il s’agit du département du personnel ou du supérieur hiérarchique compétent. Ainsi, ces documents doivent être conservés de telle sorte que seul ce petit cercle de personnes puisse prendre connaissance de ces document. Une fois l’engagement réalisé, les documents de candidature doivent être placés dans un dossier personnel. Celui-ci ne doit contenir que des données qui sont requises pour l’exécution des rapports de travail. Les dossiers du personnel dit «gris», inofficieux, contenant des données confidentielles que la personne concernée ne peut pas voir, son interdits.
Droit d’information lors du contrôle du dossier personnel
Question: l’employeur doit-il informer le candidat qu’il a fait un contrôle sur une liste de sanctions et quel en a été le résultat?
Réponse: oui, car s’il s’agit de données publiques, elles sont dignes d’être particulièrement protégées ou il pourrait s’agir d’un profil de personnalité ou d’une partie de ce profil (art. 14 al. 1 LPD). L’information doit survenir au plus tard lors de l’enregistrement (art. 14 al. 3 LPD). Il suffit de rendre le candidat attentif, lors de son dépôt de candidature, au fait qu’il sera contrôlé sur la base d’une liste de sanctions. Une information active sans demande du résultat ne semble pas nécessaire. Étant donné que les recherches ultérieures sur des listes de sanctions sont à déposer dans le dossier personnel et qu’il existe un droit permanent de consultation resp. en cas de refus, d’en obtenir la raison, le résultat sera alors connu au plus tard à ce moment-là. Cela s’applique indépendamment du fait que l’engagement soit conclu ou non.
Dossier personnel – Contrôle des listes de sanctions
Question: est-ce que les recherches dans les listes de sanctions sont à placer dans le dossier personnel?
Réponse: oui, tout ce qui est édité en relation avec un collaborateur doit figurer dans le dossier personnel. C’est seulement ainsi que le droit d’information pourra être concédé sous forme correcte (art. 8 LPD). Ainsi, une impression d’une page Internet avec la date du traitement et le nom du collaborateur doit être placée ou enregistrée dans le dossier. Il en va de même lors d’autres recherches sur Internet sur d’autres pages ou plateformes.
Question: l’employeur doit-il vérifier l’exactitude des données figurant sur les listes de sanctions ?
Réponse: fondamentalement, l’art. 5 al. 1 LPD exige que quiconque traite des données doit s’assurer de leur exactitude. Jusqu’où cette obligation peut aller doit être vérifié au cas par cas. Pour un employeur basé en Suisse, il sera relativement impossible de vérifier si des listes internationales de sanctions sont véridiques. Mais on peut partir du principe que les indications figurant dans les listes des principaux offices et organisations ont été au moins contrôlées et qu’il existe un soupçon fondé. Enfin, le candidat été placé à tort sur une liste de sanctions pourra demander la correction de la liste des sanctions sur la base du droit correspondant du pays considéré ou du droit international. Par rapport à l’employeur, il peut en démontrer l’inexactitude et exiger une correction dans le dossier personnel (art. 5 al. 2 LPD).
Obligation de suppression du dossier de candidature en cas de e-Recruiting
Question: combien de temps les documents de candidature doivent-ils être conservés en matière d’e-Recruiting? Existe-t-il un délai à partir duquel ces documents doivent être supprimés au plus tard?
Réponse: fondamentalement, la règle applicable est que les données des candidats doivent être détruits lorsqu’ils ne sont plus utilisés (art. 328d CO). Cette règle s’applique à la fois aux dossiers électroniques et aux dossiers physiques de candidature. Pour conserver les dossiers après un refus, l’entreprise doit en demander l’autorisation au candidat. Vous pouvez indiquer un délai concret de conservation du dossier de candidature dans une déclaration de protection des données. En choisissant un délai de trois mois, vous êtes sûr de faire juste.
