Photos collaborateurs: Bien réglementer le consentement et la publication
EN BREF
La prise et la publication de photos de collaborateurs lors d'événements d'entreprise requièrent un consentement libre et éclairé, car les images constituent des données personnelles protégées par la loi. Contrairement à une publication sur l'intranet où un consentement implicite peut parfois suffire, la diffusion sur Internet exige un accord explicite et documenté. Le refus de se faire photographier ne doit jamais entraîner de conséquences négatives pour le collaborateur.
À retenir:
- Le consentement doit être donné librement et peut être retiré à tout moment sans sanction.
- Une distinction claire est nécessaire entre la publication sur l'intranet et celle sur Internet.
- Le retrait du consentement impose la suppression des images, sauf exceptions pour les documents déjà imprimés.
- Les employeurs s'exposent à des amendes pouvant atteindre 250'000 CHF en cas de non-respect de la loi sur la protection des données.
Rehana Harasgama
Rehana Harasgama est experte en droit suisse et international de la technologie, de la cybersécurité et de la protection des données. Elle est également chargée de cours sur la protection des données à l'Université de Saint-Gall (HSG).
Aides de travail appropriées
Comment réglementer légalement la prise et la publication de photos de collaborateurs lors d'événements d'entreprise ?
Introduction : protection des données relatives aux photos des collaborateurs
Les collaborateurs disposent d'un droit à leur image, également protégé par la législation sur la protection des données. En principe, les photographies et autres enregistrements permettant de les identifier ne peuvent donc pas être publiés sans leur consentement.
Le présent article présente tout d'abord les bases juridiques applicables à la prise de photos et de vidéos lors d'événements d'entreprise. Il expose ensuite des recommandations pratiques permettant de respecter les exigences légales, explique la marche à suivre lorsqu'un collaborateur retire ultérieurement son consentement et aborde enfin les risques juridiques auxquels s'expose l'employeur lorsque les conditions requises pour la réalisation et la publication de tels enregistrements ne sont pas respectées.
Peut-on photographier les collaborateurs ?
La prise de photos de collaborateurs lors d'événements d'entreprise soulève plusieurs questions juridiques, notamment en matière de protection des données et de protection de la personnalité. Pour les photos collaborateurs, il est essentiel de s'appuyer sur des bases juridiques claires et sur des processus transparents.
De manière générale, les principes et exigences juridiques suivants doivent être respectés.
Protection de la personnalité
Le droit de la personnalité protège toute personne, y compris les collaborateurs, contre les atteintes illicites à sa sphère privée. Cette protection couvre différents aspects de la personnalité, notamment le droit à l'image. Une atteinte à la personnalité est illicite lorsqu'elle intervient sans base légale, sans consentement ou sans intérêt prépondérant.
Comme il n'existe généralement ni base légale ni intérêt prépondérant justifiant la prise et la publication de photos ou de vidéos de collaborateurs lors d'événements d'entreprise, les employeurs doivent en principe s'appuyer sur le consentement de leurs collaborateurs, qu'il soit exprès ou implicite. Le simple silence ne vaut toutefois pas consentement. Celui-ci doit être donné librement et de manière clairement identifiable par les personnes concernées. Le refus d'être photographié ou filmé lors d'un événement d'entreprise ne doit entraîner aucune conséquence négative pour le collaborateur.
Ces principes s'appliquent également aux photos de groupe. L'atteinte aux droits de la personnalité est certes moins importante lorsqu'aucune personne ne se distingue du groupe et n'est identifiable individuellement. Cette appréciation doit néanmoins toujours être effectuée au cas par cas.
Enfin, il convient de veiller à ce que les enregistrements ne présentent pas les collaborateurs sous un jour défavorable et qu'ils ne soient pas utilisés dans le cadre de l'évaluation de leurs performances. Un événement d'entreprise relève en effet des activités de loisirs et ne présente aucun lien avec les performances professionnelles fournies dans le cadre du travail quotidien.
Protection des données
Au sens de la loi sur la protection des données, les photos de collaborateurs constituent des données personnelles. Dès lors, toutes les exigences prévues par la législation en matière de protection des données doivent être respectées lors de leur réalisation et de leur traitement. Une vigilance particulière s'impose, car les images permettent généralement d'identifier les personnes concernées.
Il convient notamment de respecter les principes et obligations suivants :
- Transparence et limitation de la finalité : l'employeur doit informer clairement les collaborateurs des raisons pour lesquelles des photos sont prises et de l'usage qui en sera fait (communication interne, réseaux sociaux, site Internet, supports publicitaires, recrutement, etc.).
- Base juridique du traitement : comme en matière de protection de la personnalité, la prise de photos ou de vidéos nécessite une base juridique valable, ces enregistrements réalisés lors d'événements d'entreprise n'étant pas directement liés à la relation de travail. Le traitement repose donc sur le consentement libre et éclairé des collaborateurs.
- Sécurité des données : les enregistrements doivent être conservés de manière sécurisée et protégés contre toute utilisation abusive ainsi que contre tout accès non autorisé grâce à des mesures techniques et organisationnelles appropriées.
- Sous-traitance : lorsque les prises de vue sont réalisées ou traitées par des prestataires externes, il convient de s'assurer qu'ils n'utilisent pas ces enregistrements à leurs propres fins et ne les transmettent pas à des tiers. Les images doivent être remises à l'entreprise, qui en contrôle l'utilisation conformément au consentement donné par les collaborateurs.
- Suppression des données : lorsqu'un collaborateur retire son consentement, les images concernées doivent être supprimées. Cette obligation s'applique non seulement aux bases de données, mais également à l'intranet, au site Internet et aux réseaux sociaux. En pratique, une exception peut être admise pour les documents déjà imprimés, tels que des brochures, des rapports de gestion ou des ouvrages commémoratifs, qui n'ont pas à être détruits. Les personnes concernées doivent toutefois en être clairement informées et aucune nouvelle impression contenant leurs photos ne devra être réalisée après le retrait du consentement.
Y a-t-il une différence selon que les photos sont publiées sur l'intranet ou sur Internet ?
Les exigences légales applicables à la publication de photos de collaborateurs diffèrent selon que les images sont diffusées sur l'intranet de l'entreprise ou sur Internet, notamment sur le site web de l'entreprise ou sur les réseaux sociaux. Ces différences tiennent principalement au degré de publicité, à la portée de la diffusion et aux risques qui en découlent pour les collaborateurs concernés.
L'intranet est, en principe, accessible uniquement aux collaborateurs de l'entreprise. La portée de la publication et son caractère public sont donc limités. Cela étant, une publication sur l'intranet requiert elle aussi une information préalable complète ainsi que le consentement des personnes concernées. Dans ce contexte, un consentement implicite peut toutefois suffire, à condition que les collaborateurs aient été informés au préalable de la manière dont les photos ou les vidéos prises lors de l'événement d'entreprise seront publiées sur l'intranet et des objectifs poursuivis. Si un collaborateur s'oppose à cette publication, sa décision doit être respectée.
En revanche, la publication d'images issues d'un événement d'entreprise sur Internet – par exemple sur le site web de l'entreprise ou sur un réseau social – constitue une forme de traitement des données beaucoup plus exposée. Il peut s'agir, par exemple, d'une photo publiée sur la page « Carrière » de l'entreprise ou d'une vidéo retraçant l'événement diffusée sur les réseaux sociaux. Les exigences légales sont dès lors plus strictes, puisque ces contenus sont accessibles au public. Un consentement implicite ne suffit généralement pas. Les collaborateurs concernés doivent donner un consentement libre, éclairé et explicite.
Ils doivent en outre avoir la possibilité de consulter les images avant leur publication et être informés du contexte dans lequel celles-ci seront diffusées. Enfin, le consentement doit être documenté de manière particulièrement rigoureuse et sans ambiguïté. Contrairement à une publication sur l'intranet, une diffusion sur Internet entraîne une perte de contrôle importante sur les images, ce qui représente un risque accru pour les collaborateurs concernés.
Comment cette obligation de consentement peut-elle être mise en œuvre concrètement?
Aperçu
La question se pose désormais de savoir comment mettre concrètement en œuvre l'obligation de recueillir le consentement lors d'un événement d'entreprise.
Il est tout d'abord recommandé de prévoir, dès l'intégration des collaborateurs, une information générale ainsi qu'une procédure de consentement, au moyen d'un formulaire, d'une déclaration de protection des données destinée aux collaborateurs ou encore du règlement ou du manuel du personnel. Ces documents doivent informer les collaborateurs, en amont, de l'utilisation qui pourra être faite des images les représentant, par exemple sur le site web ou l'intranet afin de permettre aux clients ou aux collègues de les identifier, ou encore dans le cadre d'événements d'entreprise, à des fins internes, pour une publication sur le site web, sur les réseaux sociaux ou à des fins de marketing.
Ils doivent également préciser de manière explicite que les collaborateurs peuvent refuser d'être photographiés ou filmés, ainsi que retirer à tout moment un consentement déjà accordé. En cas de modification de la finalité de l'utilisation des images, tous les collaborateurs doivent en être informés au préalable, par courrier électronique ou via une communication sur l'intranet, par exemple. À défaut, ils ne seraient pas en mesure de s'opposer à cette nouvelle utilisation en temps utile.
Lors de l'événement lui-même, une signalisation appropriée peut rappeler que des photos et des vidéos sont réalisées. Il est également possible de permettre aux collaborateurs de signaler qu'ils ne souhaitent pas être photographiés ou filmés, par exemple au moyen d'un autocollant ou d'un badge distinctif.
Une autre solution consiste à intégrer, dans le formulaire d'inscription à l'événement, une case à cocher permettant de consentir à la prise de photos et de vidéos. Cette approche permet de documenter de manière claire les collaborateurs ayant accepté la réalisation et la publication des images les concernant.
Lorsque les images sont destinées à être publiées sur Internet ou sur les réseaux sociaux, chaque collaborateur doit en outre avoir la possibilité de les consulter avant leur diffusion et, le cas échéant, de retirer son consentement.
Formulaire général de consentement
Le formulaire de consentement devrait notamment contenir les informations suivantes, en particulier lorsque les images sont destinées à des actions de marketing en ligne ou à une publication sur les réseaux sociaux :
- la ou les finalités des prises de vue ;
- les canaux de diffusion prévus (site web, brochures, réseaux sociaux, etc.) ;
- la durée de validité du consentement ou les modalités de son retrait ;
- l'indication d'un éventuel transfert des images à des tiers (par exemple une agence de marketing) et/ou à l'étranger ;
- les personnes qui auront accès aux images ;
- les modalités permettant aux collaborateurs de consulter les images avant leur publication ;
- des explications précisant que le consentement est donné librement ;
- la signature du collaborateur.
Recommandations de séminaires
Processus de mise en œuvre
Pour des raisons de conformité, il est recommandé de documenter le consentement – ainsi que son éventuel retrait – chaque fois qu'un consentement implicite ne suffit pas. En matière de protection des données relatives aux photos des collaborateurs, une documentation traçable est essentielle. Elle permet de limiter les erreurs et de réduire les risques tant pour l'entreprise que pour les collaborateurs concernés.
Cette documentation peut prendre la forme d'un formulaire signé et archivé ou être gérée au moyen d'outils numériques tels que Workday, Personio ou OneTrust.
En interne, il est recommandé de désigner un point de contact chargé de la gestion des consentements et de leurs retraits, et de veiller à ce que les collaborateurs sachent comment le joindre.
Enfin, les consentements recueillis devraient être régulièrement réexaminés et, si nécessaire, actualisés. Il est par exemple recommandé de vérifier tous les deux à quatre ans si les collaborateurs concernés acceptent toujours la diffusion de leurs images sur Internet.
Que se passe-t-il si des collaborateurs retirent ultérieurement leur consentement ?
Lorsque des collaborateurs retirent leur consentement à l'utilisation de photos ou de vidéos les représentant, l'entreprise doit réagir de manière professionnelle, respectueuse et conforme au droit.
La possibilité de retirer son consentement doit être clairement mentionnée au moment où celui-ci est recueilli. Il est également recommandé de rappeler régulièrement cette possibilité, par exemple lors de l'intégration de nouveaux collaborateurs, de formations ou d'ateliers. La procédure de retrait doit aussi être clairement expliquée. Les collaborateurs doivent savoir à qui s'adresser et quelles informations communiquer (nom, photo ou vidéo concernée, date de l'événement, etc.) pour demander le retrait de leur consentement.
En interne, il convient de définir qui est responsable du traitement de ces demandes, quelle procédure doit être suivie et dans quel délai le retrait doit être mis en œuvre. Le service compétent devrait ensuite confirmer à la personne concernée la réception de sa demande ainsi que la suppression des données, tout en mentionnant les éventuelles exceptions, par exemple lorsque des brochures, des rapports de gestion ou des ouvrages commémoratifs déjà imprimés ne peuvent plus être retirés de la circulation.
Il convient d'éviter toute réaction négative à l'égard d'un collaborateur qui retire son consentement. Celui-ci étant donné librement, son retrait ne doit entraîner aucune conséquence défavorable.
Le service compétent est ensuite chargé de mettre en œuvre le retrait du consentement. Il doit veiller à la suppression des enregistrements, tant en interne (bases de données, intranet, etc.) qu'en externe (site web, réseaux sociaux, etc.). Il doit également informer les prestataires externes ayant réalisé ou traité ces images du retrait du consentement et leur demander de supprimer les enregistrements concernés ainsi que de cesser toute utilisation ou diffusion ultérieure.
Si nécessaire, le service informatique ou le responsable de la protection des données doit être associé à cette démarche. Enfin, l'ensemble du processus doit être documenté à des fins de traçabilité interne.
Le traitement d'un retrait de consentement comprend notamment les étapes suivantes :
- reconnaître et respecter le retrait du consentement ;
- communiquer de manière transparente avec le collaborateur concerné ;
- supprimer les photos et vidéos concernées ;
- informer les prestataires externes et obtenir la suppression des enregistrements qu'ils détiennent ;
- documenter l'ensemble de la procédure.
Une gestion rapide, transparente et équitable des retraits de consentement renforce non seulement la confiance des collaborateurs, mais démontre également que l'entreprise assume pleinement ses responsabilités en matière de protection des données et contribue ainsi à promouvoir une culture d'entreprise positive.
Checklist pratique
- Intégrer une information générale sur l'usage des photos dès l'embauche ou dans le manuel du personnel.
- Prévoir un formulaire de consentement explicite pour les publications sur Internet et les réseaux sociaux.
- Utiliser des signaux visuels (badges, autocollants) lors de l'événement pour identifier les collaborateurs ne souhaitant pas être photographiés.
- Documenter chaque consentement et son éventuel retrait de manière traçable (formulaire signé ou outil numérique).
- Désigner un point de contact interne responsable de la gestion des demandes de retrait.
- Vérifier régulièrement (tous les 2 à 4 ans) si les collaborateurs acceptent toujours la diffusion de leurs images.
- Informer les prestataires externes de la politique de consentement et exiger la suppression des images en cas de retrait.
- Supprimer les images concernées de tous les supports (intranet, site web, bases de données) lors d'un retrait de consentement.
- Éviter toute utilisation des photos à des fins d'évaluation des performances professionnelles.
Quels sont les risques juridiques lorsque les conditions applicables à la prise et à la publication de photos et de vidéos ne sont pas respectées ?
La prise et la publication illicites de photos ou de vidéos de collaborateurs lors d'événements d'entreprise peuvent entraîner des conséquences en droit civil, en droit de la protection des données ainsi qu'en droit du travail.
Risques relevant du droit civil
Le collaborateur concerné peut faire valoir différentes prétentions devant les tribunaux civils, notamment demander la cessation de l'atteinte, la suppression des images, des dommages-intérêts ou une indemnité pour tort moral.
Risques relevant du droit de la protection des données
Le collaborateur concerné peut également faire valoir les mêmes prétentions civiles sur la base de la législation sur la protection des données. En outre, la loi sur la protection des données prévoit, pour certaines infractions, des amendes pouvant atteindre 250 000 CHF, notamment lorsque les personnes concernées n'ont pas été suffisamment informées de l'utilisation prévue des photos ou des vidéos ou lorsque les enregistrements n'ont pas été protégés de manière adéquate contre les utilisations abusives ou les accès non autorisés.
Risques relevant du droit du travail
La prise et la publication de photos ou de vidéos sans le consentement des collaborateurs peuvent également constituer une violation des obligations découlant du contrat de travail. Les collaborateurs disposent alors des mêmes moyens d'action en droit civil. Selon les circonstances, ces manquements peuvent en outre justifier un licenciement ou donner lieu à une action en dommages-intérêts.
Au-delà des risques juridiques, les risques d'atteinte à la réputation de l'entreprise sont souvent les plus importants. La prise et la publication illicites de photos ou de vidéos réalisées lors d'événements d'entreprise peuvent en effet entamer la confiance des collaborateurs et, si ces images sont relayées par les médias, nuire durablement à la réputation de l'entreprise.
