Photos des collaborateurs: Protection des données dans la relation de travail
Contenu
EN BREF
En Suisse, l'utilisation de photos de collaborateurs est strictement encadrée par la loi fédérale sur la protection des données (nLPD) et le Code des obligations (CO). Toute image permettant d'identifier une personne constitue une donnée personnelle. Le traitement est généralement autorisé uniquement s'il existe un lien direct avec le poste de travail ou si l'employeur peut invoquer un intérêt prépondérant légitime. Dans tous les autres cas, notamment pour la publicité ou la communication externe, le consentement libre, éclairé et écrit du collaborateur est impératif. Depuis le 1er septembre 2023, l'obligation d'information est renforcée : les employés doivent savoir où, pourquoi et comment leurs images sont utilisées, y compris lors de transferts de données à l'étranger via Internet.
À retenir:
- Les photos sont des données personnelles soumises à la nLPD et au CO.
- Un lien avec le poste de travail justifie le traitement, mais pas toujours la publication.
- La publication sur Internet ou les réseaux sociaux nécessite presque toujours un consentement explicite.
- L'employeur doit informer clairement les collaborateurs de la finalité et de la durée de conservation.
- Le consentement doit être donné librement et peut être retiré à tout moment.
Sarah Bischof
Sarah Bischof, docteur en droit, est avocate chez Vischer AG, à Zurich, et est spécialisée dans le droit de l'informatique, la protection des données et la gestion documentaire. Elle enseigne à la Haute école spécialisée à distance de Suisse (HESD) sur les thèmes du commerce électronique, de la gestion documentaire et de la cybercriminalité.
Isabell Hubler
Isabell Hubler, MLaw est juriste chez IT & Law Consulting GmbH, à Zurich. Elle travaille dans les domaines du droit des contrats informatiques, du droit de la protection des données et de la gestion documentaire.
Aides de travail appropriées
Comment utiliser légalement les photos des collaborateurs en Suisse selon la nLPD ?
Utilisation de photos des collaborateurs en rapport avec le poste de travail
Les photos (mais aussi, p. ex., les vidéos) doivent être qualifiées de données personnelles au sens de la loi fédérale sur la protection des données (LPD), dans la mesure où la personne qui y figure peut être identifiée. Les entreprises ne peuvent en principe traiter les données personnelles de leurs collaborateurs que dans la mesure où il existe un rapport avec le poste de travail, c'est-à-dire dans la mesure où ces données affectent leur aptitude à exercer la relation de travail concrète ou lorsqu’elles sont nécessaires à l'exécution du contrat de travail.1
Une photo peut être nécessaire dans certains cas pour pouvoir déterminer l'aptitude du candidat à occuper un poste de travail concret au sens de l'art. 328b CO. Par exemple, l'entreprise souhaite pouvoir vérifier au préalable l'apparence d'un candidat qui, dans le cadre de la relation de travail potentielle, sera en contact avec la clientèle. Il est également possible que pour certaines offres d'emploi, il soit demandé aux candidats de fournir des extraits vidéo d'eux-mêmes, par exemple pour une candidature à un poste de présentateur de télévision ou d'acteur.
La mise en œuvre d’une relation de travail existante peut également nécessiter l’utilisation de photos de collaborateurs, par exemple à des fins d’identification interne. En revanche, la publication de photos de collaborateurs sur l’intranet ou sur Internet nécessite en principe le consentement des collaborateurs concernés.
Lorsqu’il existe un lien avec le poste de travail, le traitement des photos de collaborateurs peut être autorisé dans le cadre de l’art. 328b CO. Toutefois, leur publication sur l’intranet ou sur Internet nécessite en principe le consentement des collaborateurs concernés.
Il convient toutefois de noter que, selon la loi révisée sur la protection des données (nLPD, en vigueur depuis le 1er septembre 2023), une obligation d’information s’applique même lorsqu’il existe un lien avec le poste de travail : les collaborateurs doivent être informés des photos qui seront utilisées, de la finalité de leur utilisation et des endroits où elles seront publiées ou utilisées.
Utilisation de photos de collaborateurs sans lien avec le poste de travail
Lorsque l’utilisation de photos de collaborateurs ne présente aucun lien avec le poste de travail, elle n’est licite que si l’entreprise peut invoquer un motif justificatif. Dans ce cas, le traitement des données doit soit être prévu par la loi, soit reposer sur un intérêt prépondérant de l’employeur, soit sur le consentement de la personne concernée.²
À cet égard, la loi ne prévoit aucune obligation d’utiliser les données des collaborateurs. Il est toutefois envisageable qu’une entreprise ait un intérêt prépondérant à utiliser leurs photos, notamment afin de garantir la sécurité et le bon fonctionnement de l’entreprise. Elle doit ainsi, entre autres, pouvoir imprimer des photos de collaborateurs sur des badges d’entreprise ou des documents similaires afin de permettre leur identification lorsqu’ils accèdent aux locaux.
Si l’entreprise ne peut toutefois faire valoir aucun intérêt prépondérant, elle devra obtenir le consentement des collaborateurs. Celui-ci sera notamment nécessaire lorsque les photos sont utilisées à des fins publicitaires ou d’information, ou lorsque des photos prises lors de la dernière sortie d’entreprise doivent être publiées sur le site Internet.
Il convient également de noter que les photos publiées sur Internet ou sur les réseaux sociaux sont, d’un point de vue technique, accessibles dans le monde entier. Du point de vue de la protection des données, cela est considéré comme une forme de communication de données à l’étranger, dont les collaborateurs doivent être expressément informés.
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