Photos des collaborateurs: Protection des données dans la relation de travail
Contenu
- Comment les entreprises suisses peuvent-elles utiliser légalement les photos de leurs collaborateurs sans violer la LPD ?
- Utilisation de photos des collaborateurs en rapport avec le poste de travail
- Utilisation de photos des collaborateurs sans rapport avec le poste de travail
- Information
- Conclusion
- FAQ: Photos des collaborateurs
EN BREF
L'utilisation de photos de collaborateurs en Suisse est régie par la nouvelle loi sur la protection des données (nLPD) et le Code des obligations. Si l'utilisation présente un rapport direct avec le poste de travail, le consentement n'est pas requis, mais une obligation d'information subsiste. En l'absence de tel lien, l'employeur doit justifier un intérêt prépondérant ou obtenir un consentement libre et éclairé, en tenant compte de la relation de dépendance.
À retenir:
- Les photos sont des données personnelles ; leur traitement exige un rapport au poste de travail, un intérêt prépondérant ou un consentement.
- Même avec un rapport au poste de travail, les collaborateurs doivent être informés de l'usage, de la finalité et du contexte de la photo.
- Le consentement doit être volontaire, écrit si possible, et peut être retiré à tout moment sans pénalité pour l'employé.
- La publication sur Internet ou les réseaux sociaux constitue une transmission de données à l'étranger, nécessitant une information spécifique.
- Pour les mineurs (apprentis), le consentement des titulaires de l'autorité parentale est impératif avant toute publication.
Sarah Bischof
Sarah Bischof, docteur en droit, est avocate chez Vischer AG, à Zurich, et est spécialisée dans le droit de l'informatique, la protection des données et la gestion documentaire. Elle enseigne à la Haute école spécialisée à distance de Suisse (HESD) sur les thèmes du commerce électronique, de la gestion documentaire et de la cybercriminalité.
Isabell Hubler
Isabell Hubler, MLaw est juriste chez IT & Law Consulting GmbH, à Zurich. Elle travaille dans les domaines du droit des contrats informatiques, du droit de la protection des données et de la gestion documentaire.
Aides de travail appropriées
Comment les entreprises suisses peuvent-elles utiliser légalement les photos de leurs collaborateurs sans violer la LPD ?
Utilisation de photos des collaborateurs en rapport avec le poste de travail
Les photos (mais aussi, p. ex., les vidéos) doivent être qualifiées de données personnelles au sens de la loi fédérale sur la protection des données (LPD), dans la mesure où la personne qui y figure peut être identifiée. Les entreprises ne peuvent en principe traiter les données personnelles de leurs collaborateurs que dans la mesure où il existe un rapport avec le poste de travail, c'est-à-dire dans la mesure où ces données affectent leur aptitude à exercer la relation de travail concrète ou lorsqu’elles sont nécessaires à l'exécution du contrat de travail.1
Une photo peut être nécessaire dans certains cas pour pouvoir déterminer l'aptitude du candidat à occuper un poste de travail concret au sens de l'art. 328b CO. Par exemple, l'entreprise souhaite pouvoir vérifier au préalable l'apparence d'un candidat qui, dans le cadre de la relation de travail potentielle, sera en contact avec la clientèle. Il est également possible que pour certaines offres d'emploi, il soit demandé aux candidats de fournir des extraits vidéo d'eux-mêmes, par exemple pour une candidature à un poste de présentateur de télévision ou d'acteur.
La concrétisation d'une relation de travail existante peut également imposer l'utilisation de photos des collaborateurs. Selon la fonction concrète des personnes concernées, il peut par exemple être nécessaire que leur photo professionnelle soit publiée sur le site web ou sur des supports similaires. C'est en premier lieu le cas des collaborateurs qui interviennent à l'extérieur et qui sont ainsi en contact avec des clients, des fournisseurs, des prestataires de services ou encore avec les médias. En revanche, pour les collaborateurs dont l’activité professionnelle n’est pas à l’extérieur et qui ne doivent donc pas être identifiés par des tiers comme étant des représentants de l'entreprise, la publication de la photo professionnelle ne serait pas couverte par un rapport avec le poste de travail au sens de l'art. 328b CO.
S'il existe un rapport avec le poste de travail, comme dans les exemples décrits, l'entreprise n'a alors pas besoin du consentement des employés pour utiliser légalement les photos de ces derniers.
Toutefois, conformément à la nouvelle loi révisée sur la protection des données (nLPD), en vigueur depuis le 1er septembre 2023, une obligation d'information subsiste même lorsqu’il existe un lien avec le poste de travail : les collaborateurs doivent être informés de quelles photos des collaborateurs sont utilisées, à quelles fins et dans quels contextes.
Utilisation de photos des collaborateurs sans rapport avec le poste de travail
Toutefois, si l'utilisation de photos des collaborateurs est sans rapport avec le poste de travail, elle n'est légale que si l'entreprise peut justifier cette utilisation. Dans ce cas, le traitement des données doit donc être soit prévu par la loi, soit fondé sur un intérêt prépondérant de l'employeur ou sur le consentement de la personne concernée.2
La loi ne prévoit pas jusqu’à présent d'obligation concernant l'utilisation des données des employés. En revanche, il est concevable qu'une entreprise puisse avoir un intérêt prépondérant à utiliser les photos de ses employés, entre autres pour garantir la sécurité et le bon fonctionnement de la société.
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