La communication RH: Les clés d’une correspondance moderne pour les ressources humaines
Andrea Kern
Andrea Kern entend rajeunir le monde de la communication écrite. Elle est coach en écriture, coach en candidature et ancienne responsable RH. Elle est également l’auteur du set de cartes «Moderne Korrespondenz» et de l’ouvrage spécialisé «Frischer Wind für E-Mails und Briefe». www.wortundstil.ch
Aides de travail appropriées
Un texte bien rédigé n’est pas uniquement véhicule de clarté, il renforce également l’image de l’entreprise et laisse une impression positive. Pour les services RH, il vaut donc la peine d’examiner régulièrement la communication RH écrite à la loupe: «Écrivons-nous encore comme il y a 15 ans, ou alors avons-nous adapté notre correspondance RH à l’époque actuelle»?
En communiquant un message central clair, un objet attractif, un message bien structuré et à l’aide d’un style d’écriture cohérent, nous pouvons obtenir de bons résultats. Cet article propose une checklist complète en vue d’améliorer la communication RH: lettres de refus, de confirmation, félicitations et courriels internes.
La communication RH et le bon support
Avant toute chose, il faut choisir le bon support de la communication RH. Celui-ci doit toujours être adapté à la situation. En effet, tous les messages n’ont pas leur place dans un e-mail; certains contenus conviennent mieux à une lettre. Pour les messages moins formels, une carte peut également convenir.
Tous les messages ne peuvent pas non plus être transmis par écrit. Il s’avère souvent qu’une communication personnelle ou téléphonique soit la meilleure voie, voire la plus efficace.
Exemple 1
Le service RH d’une PME n’envoie pas de lettre formelle avant l’entrée en fonction d’un nouvel arrivant: elle privilégiera l’envoi d’une carte personnelle, rédigée et signée à la main.
Exemple 2
Après un entretien malheureux, toute réponse négative doit être communiquée oralement. Cela permet de clarifier certains points et les RH laisseront ainsi une impression plus personnelle à leur interlocuteur. La communication RH orale fait en outre montre d’estime et d’un respect certain envers la personne ayant postulé l’emploi.
Piste de réflexion
Avant toute communication, demandezvous quel est le support le plus approprié à votre message. Devez-vous le transmettre oralement ou par écrit? Si vous choisissez cette dernière voie, un courriel, une lettre ou une carte est-elle plus appropriée?
Un message central clair
La substantifique moëlle de la communication RH consiste en un message central clair garantissant que le lecteur comprend immédiatement de quoi il s’agit dans le message. C’est particulièrement important dans les courriers de refus ou de confirmation, où les malentendus peuvent avoir des conséquences funestes. Seuls les messages clairs et aisément compréhensibles doivent être privilégiés.
Piste de réflexion
Réfléchissez, avant d’écrire, à quel message vous souhaitez faire passer. Qu’est-ce qui doit être transmis à la personne qui le lit? Notez ce message clé sur un coin de papier ou gardez-le tout du moins fermement à l’esprit – ne commencez à rédiger qu’ensuite.
Un objet attrayant
L’objet est la première chose que la personne entamant la lecture de votre message voit. S’il est formulé de manière attrayante, il éveille l’intérêt et donne en même temps certaines informations sur le contenu de la correspondance. Le principe est le suivant: plus l’objet est pertinent, plus notre message a de chances d’être remarqué, comme le démontreront les exemples ci-après.
Exemple «A éviter» et «A privilégier»
| A éviter | A privilégier |
|---|---|
| Accusé de réception | Candidature au poste d’assistante RH: accusé de réception |
| Sortie de team au «Golfpark» | Sortie de team au «Golfpark»: Serez-vous de la partie? |
| Cordiale bienvenue | Informations concernant votre premier jour de travail |
| Nouvelles directives | A lire, svp: nouvelles directives concernant l’utilisation du matériel informatique |
| Candidature au poste de secrétaire | 3 questions en relation avec votre candidature au poste de secrétaire |
| Votre contrat de travail | Contrat de travail pour signature |
| Réunion du personnel | Réunion du personnel: veuillez réserver une salle |
Remarque importante: les e-mails en particulier sont souvent lus sur un smartphone. Il est donc recommandé de limiter l’objet à 40 ou 50 caractères, sinon, il ne s’affichera qu’incomplètement sur l’écran du smartphone. Si l’objet est plus long, son entame doit être percutante.
Piste de réflexion
Vérifiez votre objet dans la communication RH: une personne extérieure peut-elle comprendre immédiatement ce que vous voulez lui communiquer? Si ce n’est pas le cas, précisez davantage l’objet.
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