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Traitement des données contractuelles: Externalisation (outsourcing) des tâches à l'ère de la numérisation

De nos jours, rares sont les entreprises qui effectuent toutes leurs tâches elles-mêmes : la plupart externalisent une partie de celles-ci à des entreprises tierces contre rémunération. À l'ère de la numérisation, l'externalisation des tâches s'accompagne régulièrement d'un transfert de données contractuelles vers les sous-traitants. Si, à cette occasion, des données personnelles sont également transmises à des tiers, la question se pose, du point de vue de la protection des données, de savoir dans quelles conditions le transfert de données est autorisé, quelles sont les exigences en matière d'information et quelles règles doivent être respectées par le mandant ou le mandataire.

25/02/2022 De: Urs Freytag
Traitement des données contractuelles

Besoin d’externalisation

L'externalisation d'activités répond à un besoin évident dans une économie basée sur la division du travail et va de soi.

Les exemples sont nombreux : une entreprise confie la comptabilité des salaires à une société fiduciaire et lui transmet toutes les données y relatives pour qu'elle puisse remplir sa mission. Une autre entreprise confie des tâches de marketing à une entreprise spécialisée qui accède aux données des clients afin de remplir la mission qui lui a été confiée. Enfin, il convient de mentionner tout le domaine du cloud computing, dans lequel les données sont confiées à un tiers, l'exploitant d'un cloud, pour y être stockées.

Bases juridiques

    Du point de vue de la protection des données, la cession de données personnelles à des tiers constitue ce que l'on appelle un traitement de données par des tiers (art. 10a LPD) ou – selon la terminologie de la LPD révisée (nLPD, entrant en vigueur au second semestre 2022) – un traitement par des sous-traitants (art. 8 nLPD).

    Les réglementations de la LPD et de la nLPD sont brèves et leur contenu est en grande partie identique. Le RGPD, en revanche, mise sur une réglementation beaucoup plus détaillée aux articles 28 et suivants et utilise la notion de traitement des données à caractère personnel.

    Risques et conditions d’admissibilité

    Le transfert de données à caractère personnel à des tiers en vue de l'exécution de certaines tâches est en principe autorisé en Suisse et ne nécessite pas d'information particulière des personnes concernées. Il comporte toutefois différents risques, notamment l'accès non autorisé aux données, la perte de données ou une sécurité insuffisante des données. Certains risques particuliers sont en outre liés au transfert de données à l'étranger.

    Le législateur suisse fait face aux risques susmentionnés en fixant les conditions d'admissibilité suivantes dans la LPD encore en vigueur ou dans la nLPD :

    1. Existence d’un accord ou bases juridiques

    Le traitement de données contractuelles personnelles par des tiers présuppose l'existence d'un accord ou d'une base légale (une base légale étant surtout pertinente au niveau administratif). Toute personne qui, en tant que maître d'un fichier (terminologie LPD) ou responsable (terminologie nLPD respectivement RGPD), transmet des données à un sous-traitant en vue de leur traitement, doit conclure avec ce dernier un contrat de sous-traitance de traitement de données (CSTTD, voir ci-après pour plus de détails). Dans la pratique, le terme de contrat de traitement de données (CTD) est couramment utilisé comme synonyme.

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