27/06/2014

Comptabilité salariale: Ses exigences

Pour que la comptabilité salariale puisse être présentée immédiatement de manière professionnelle en cas de révision, il faut remplir les exigences les plus variées.

De: Daniel Cerf   Imprimer Partager   Commenter  

Daniel Cerf

Daniel Cerf publie différents ouvrages destinés aux praticiens dans la fonction RH, anime des conférences et formations, et conduit des activités de conseil en Management et Organisation RH dans le cadre de la société DC Management, créée et développée depuis 2004. Au bénéfice d’une riche expérience de praticien à tous les niveaux de responsabilités dans la fonction RH jusqu’à celui de DRH dans de très grands environnements, Daniel Cerf met son expérience, son savoir et des outils de gestion RH qu’il a développés au service des entreprises.

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Comptabilité salariale

Comptabilité salariale

 

Les charges de personnel doivent être indiquées séparément dans le compte de résultats tel que le prescrit le CO conformément à l’art. 663. Pour ce faire, il faut gérer les comptes d’imputation correspondants. A titre d’exemple, il convient par conséquent d’inscrire les charges patronales mentionnées ci-après en tant que charges:  

 

 

Les charges de personnel d’une entreprise comprennent les éléments suivants:

  • salaire net: paiement réel du salaire;
  • cotisations salariales AVS/AI/APG, AC, PP, ANP et éventuellement d’autres;
  • charges sociales (cotisations patronales): AVS/AI/APG, AC, CP, AA/ANP, IJM, CAF, frais de gestion, AP;
  • remboursement des frais;
  • autres charges de personnel telles que les indemnités de repas, cotisations de formation professionnelle, cadeaux, manifestations pour le personnel, etc.  

Le compte «charges sociales» indique uniquement les cotisations patronales; il se compose la plupart du temps des éléments suivants:

  • cotisations patronales à l’AVS/AI/APG et à l’AC;
  • cotisations à la CAF (caisse d’allocations familiales);
  • cotisations patronales LAA;
  • cotisations patronales LPP;
  • cotisations patronales indemnité journalière maladie (si assuré IJM).  

Le bilan affiche les avoirs et les créances par institution sociale (caisse de compensation, assureur-accidents, caisse de pension, éventuellement assurance indemnité journalière en cas de maladie).

Comptabilisation des salaires dans la comptabilité financière  

Comptabilisation, y compris les charges sociales et primes d’assurance  

Principe:

  • toutes les inscriptions liées aux assurances sociales sont effectuées dans un rapport de compte courant;
  • les charges patronales sont inscrites en tant que charges/frais;
  • les cotisations salariales sont inscrites en tant que dette.

Avantages:

  • la dette/l’avoir vis-à-vis de l’assurance sociale est mis(e) à jour; les paiements d’acomptes peuvent être adaptés de manière fiable;
  • les charges sociales sont indiquées par personne;
  • les charges sociales sont mises à jour.  

Inconvénients:

  • mise en place des codes salaire et adaptation impérative aux conditions d’assurance en vigueur;
  • les taux de prime doivent être mis à jour;
  • l’ajustement avec le décompte des assurances sociales est une obligation.  

Qualification:

décompte des frais, comptes intermédiaires.  

Comptabilisation intégrale  

Principe:

  • toutes les inscriptions liées aux assurances sociales sont effectuées dans un rapport de compte-courant;
  • comptabilisation d’autres délimitations temporelles, telles que le 13e mois, bonus;
  • comptabilisation délimitation des soldes d’heures supplémentaires et de vacances.  

Avantages:

  • les charges patronales sont calculées par personne et peuvent être réparties de manière correcte.
  • aucune autre délimitation temporelle concernant les frais de personnel n’est requise dans la comptabilité financière.

Inconvénients:

  • dans certaines circonstances, définitions très complexes des codes salaire, processus nécessaires;
  • il faut mettre en place une saisie du temps ou fournir les données;
  • frais d’ajustement élevés.

Qualification:

  • décompte des frais, brefs décomptes mensuels, grosses activités saisonnières. 

Comptabilisation manuelle ou automatique

La comptabilisation peut s’effectuer comme suit:

  • manuellement, p. ex. sur la base des documents comptables indiqués ci-dessus;
  • de façon automatisée au moyen d’interfaces.

La question de savoir s’il faut envisager une comptabilisation automatique dépend de la taille de l’organisation et des inscriptions effectuées chaque mois. Si des centres de coûts sont utilisés en plus, le nombre d’inscriptions par mois augmente (1 inscription de plus par centre de coûts et compte).  

Si la comptabilité salariale et la comptabilité financière sont gérées sur le même logiciel, l’interface dédiée à la comptabilisation automatisée est la plupart du temps inclue dans le pack. Si, en revanche, un logiciel différent est utilisé pour la comptabilité salariale et financière, il faut programmer une interface et l’adapter régulièrement en cas de modifications.

Grâce à un logiciel «Business-Intelligence», il est possible d’exploiter des données disponibles, comme elles le sont p. ex. dans un logiciel de comptabilité salariale, à des fins quelconques, p. ex. pour établir des rapports ou effectuer des analyses ad-hoc.  

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