Comptabilité des salaires: Enregistrements de l’impôt à la source

Comment enregistrer et gérer l'impôt à la source dans la comptabilité des salaires en Suisse ?

Base légale : révision de la législation sur l’impôt à la source

Le 1er janvier 2021 est entrée en vigueur la version totalement révisée de l’Ordonnance du Département fédéral des finances sur l’impôt à la source en matière d’impôt fédéral direct, ainsi que la Circulaire n° 45 de l’AFC relative à l’imposition à la source des revenus d’activité lucrative des salariés. Cette réforme a introduit des modifications substantielles. La circulaire précitée aborde notamment en détail le concept de « quasi-résidence fiscale », ainsi que des notions importantes concernant les « travailleurs hebdomadaires internationaux » et la « qualité d’employeur économique ». Les dispositions de la Circulaire n° 45 de l’AFC sont applicables dans tous les cantons. Certains d’entre eux précisent désormais certains éléments de cette circulaire dans leurs propres directives cantonales.

Selon les cas, il a été nécessaire, pour déterminer le barème applicable ou calculer le revenu déterminant pour le taux, de collecter et archiver des données sensibles des collaborateurs. Cela impliquait généralement une sensibilisation et une formation du personnel afin qu’il comprenne et remplisse ses obligations de collaboration. Ces données doivent désormais être tenues à jour, et toute modification (état civil, partenariat enregistré, concubinage, appartenance religieuse, obligation d’entretien, etc.) doit être saisie de manière appropriée dans les systèmes de gestion RH et de comptabilité des salaires.

Qui est concerné par l’impôt à la source dans la comptabilité des salaires ?

L’impôt à la source concerne les collaborateurs de l’entreprise dont les revenus y sont soumis. Sont en principe concernés :

• les salariés de nationalité étrangère qui ne possèdent ni une autorisation d’établissement (permis C), ni un conjoint disposant d’un permis C ou de la nationalité suisse, mais qui exercent une activité lucrative pour un employeur ayant son siège en Suisse ;
• les salariés domiciliés à l’étranger qui travaillent pour un employeur suisse en tant que frontaliers, hebdomadaires, ou dans le cadre de la mobilité internationale.

L’impôt à la source constitue un impôt de garantie qui est directement prélevé sur le salaire brut ou les revenus du collaborateur. L’employeur est tenu d’annoncer et de reverser l’impôt dû à l’autorité fiscale, devenant ainsi le débiteur légal de l’impôt. Les barèmes d’imposition à la source varient d’un canton à l’autre. Ils doivent être vérifiés régulièrement et, le cas échéant, mis à jour dans le logiciel de comptabilité des salaires.

Quels éléments doivent être soumis à l’impôt à la source ?

De manière générale, toutes les composantes du salaire sont soumises à l’impôt à la source, notamment :

• le salaire, les gratifications, les primes, les heures supplémentaires, etc. ;
• les allocations familiales ;
• les indemnités pour trajets domicile-travail et les indemnités forfaitaires pour les repas ;
• les avantages en nature (repas selon les barèmes AVS, logement, usage privé d’un véhicule d’entreprise) ;
• la continuation du paiement du salaire ;
• les frais forfaitaires (en l’absence d’un règlement de frais approuvé).

Exceptions : le remboursement effectif de frais et les petits cadeaux n’entrent pas dans le calcul.

L’affirmation selon laquelle seuls les éléments soumis à l’AVS seraient imposables à la source, comme cela figure dans l’aide-mémoire AVS 2.01, est donc erronée. Il est indispensable d’examiner chaque type de rémunération pour déterminer s’il doit être soumis à l’impôt à la source, et de le traiter correctement dans la comptabilité des salaires.

Étant donné que l’employeur est le débiteur fiscal et responsable de l’exactitude du décompte, il est dans son intérêt de vérifier régulièrement les éléments concernés (au minimum une fois par an). À défaut, il risque de devoir effectuer des versements correctifs importants, impossibles à répercuter sur les collaborateurs s’ils ont quitté l’entreprise ou sont injoignables. Une bonne tenue de la comptabilité des salaires limite ce risque.

Enregistrement de l’impôt à la source et déclaration dans le certificat de salaire

L’enregistrement de l’impôt à la source porté en déduction dans le certificat de salaire doit être présenté dans les capitaux étrangers de l’entreprise. Une fois que l’impôt à la source a été annoncé aux autorités fiscales compétentes, l’entreprise reçoit une facture en vue du paiement de l’impôt à la source qui a été porté en déduction. En général, l’autorité fiscale accorde au débiteur de l’impôt un rabais (commission de collecte) sur la facture de l’impôt.

Les processus déclenchent les écritures suivantes dans la comptabilité des salaires :

Déduction de l’impôt à la source selon le décompte de salaire

Débit: Engagements envers le personnel (compte de décompte de salaires)
Crédit:  Compte courant impôt à la source

Le compte de l’impôt à la source est à présenter dans les «autres engagements à court terme».

Enregistrement de la commission de collecte

Débit: Compte courant impôt à la source
Crédit: Impôt à la source

Le compte impôt à la source est à présenter, dans les charges d’assurances sociales, comme un compte négatif à l’actif.

Les commissions de collecte diffèrent d’un canton à l’autre. Ce qui fait que l’enregistrement incomplet des commissions débouche généralement sur des différences de rapprochement en relation avec le calcul du solde à la fin de l’exercice. Il faut indiquer au chiffre 12 du certificat de salaire le montant de l’impôt à la source porté en déduction du salaire brut. Le montant total doit correspondre aux déductions dans le décompte de salaire et il ne doit pas être réduit de la commission de collecte.

FAQ: Comptabilité des salaires

Quels éléments de la rémunération sont soumis à l'impôt à la source ?

Toutes les composantes du salaire sont imposables, y compris les gratifications, les primes, les heures supplémentaires, les indemnités de trajet et de repas, les avantages en nature (logement, véhicule) et la continuation du salaire. Seuls les remboursements effectifs de frais et les petits cadeaux en sont exclus.

Comment doit être comptabilisée la commission de collecte ?

La commission de collecte accordée par l'autorité fiscale doit être enregistrée en débit du compte courant impôt à la source et en crédit du compte d'impôt à la source. Ce compte est présenté comme un compte négatif à l'actif dans les charges d'assurances sociales.

L'impôt à la source est-il calculé sur le salaire soumis à l'AVS uniquement ?

Non, cette affirmation est erronée. Bien que l'aide-mémoire AVS 2.01 puisse laisser croire le contraire, chaque type de rémunération doit être examiné individuellement. Des éléments soumis à l'AVS mais non imposables à la source sont rares, et l'inverse (imposable à la source mais non soumis à l'AVS) peut exister selon les cas.

Que se passe-t-il si l'employeur ne déclare pas correctement l'impôt à la source ?

L'employeur devient le débiteur légal de l'impôt. En cas d'erreur ou d'omission, il risque de devoir effectuer des versements correctifs importants. Si les collaborateurs ont quitté l'entreprise ou sont injoignables, il lui sera impossible de répercuter ces montants sur eux.