
Comptabilité salariale: Ses exigences et travaux de fin d’année

Aides de travail appropriées
Résumé de la comptabilité salariale
Fiches de salaire annuelles
Les principales tâches des travaux annuels sont l’établissement des documents suivants, conformément aux directives légales:
- Décomptes annuels AVS/AI/APG et AC ainsi que CAF
- Déclaration AA
- Déclaration IJM
- Certificats de salaire
- Statistique OFS
- Décompte de l’impôt à la source
La loi exige que les données suivantes soient tenues sur papier, sous forme électronique ou de manière comparable (5):
- Comptes de salaires
- Récapitulatif de l’entreprise
- Récapitulatif des rubriques
- Attestation AVS/AI/APG et AC
- Attestation AA
- Certificat de salaire
Selon la taille et l’organisation de l’entreprise, la phase de préparation des comptes annuels peut représenter un véritable défi pour les responsables, en particulier lorsque différents services se voient chargés de cette tâche (comptabilité financière, comptabilité des créanciers, comptabilité des salaires).
PUCS
Une simplification peut être obtenue avec la déclaration de salaire électronique. Avec la procédure unifiée de communication des salaires (PUCS), les listes de fin d’année (p. ex. AVS/AI/APG/AC, LAA, IJM, Office fédéral de la statistique) ainsi que le décompte mensuel de l’impôt à la source sont établis électroniquement et envoyés aux institutions concernées d’un simple clic. Cela permet à l’entreprise d’économiser un temps précieux après avoir fourni l’effort initial. Pour cela, il faut disposer d’un programme de décompte des salaires compatible avec la PUCS. Vous trouverez des informations détaillées à ce sujet sur www.swissdec.ch.
Evaluations à partir du programme des salaires
Documents
Chaque système salarial certifié est en mesure de préparer les documents nécessaires à un contrôle détaillé de la comptabilité salariale. En font partie (selon le programme salarial utilisé, il arrive que certains termes changent):
- Fiches de données de base par employé
- Listes de rubriques avec bases
- Liste d’entrée et de sortie par collaborateur
- Journal cumulatif annuel (y compris le récapitulatif des rubriques)
- Feuilles de compte détaillées pour chaque collaborateur (y compris le récapitulatif global)
- Documents comptables (avec et sans comptabilisation des centres de coûts)
- Détails des paiements
- Déclaration AVS/AI/APG et AC
- Déclaration CAF
- Déclarations d’impôts à la source (par mois/trimestre/année)
- Déclaration AA
- Déclaration complémentaire AA
- Déclaration IJM
- Protocoles de révision (périodes AVS/AA/totaux annuels)
- Liste des corrections manuelles dans les données annuelles Rubriques/Bases
- Protocole de mutation des champs de base
- Certificats de salaire
Journaux et évaluations des paiements de salaires
Les documents les plus importants étant:
Journal des salaires
Le journal des salaires montre le détail des salaires versés par collaborateur/trice. Ce journal est un outil de contrôle et permet de vérifier si tous les paiements ont été effectués de manière légale. A cet effet, le journal des salaires est visé par les cadres responsables, avec date et signature, et est conservé à l’intention des organes de révision.
Comptes de salaires
Les différents versements des salaire des collaborateurs sont détaillés dans le compte de salaire. Le compte présente toutes les valeurs de la période salariale sélectionnée. Il peut par exemple être établi mensuellement pour l’ensemble de l’exercice. En plus des versements, les montants de l’assurance sociale et de l’impôt à la source y sont également indiqués.
Récapitulatif des rubriques
Le récapitulatif des rubriques regroupe tous les débits et crédits issus des décomptes de salaire au niveau de l’entreprise ou pour un groupe de personnes choisi, selon les rubriques. Il peut par exemple être établi mensuellement, trimestriellement ou annuellement.
La plupart du temps, les comptes généraux correspondants sont imprimés, ce qui permet de les contrôler ou d’utiliser la liste comme document comptable afin de reporter manuellement les écritures de salaire.
Liste des rubriques
La liste des rubriques permet par exemple de vérifier les bases salariales pour les différentes assurances sociales.
Décomptes annuels AVS/AI/APG/AC et CAF
Principe du décompte
- Caisse de compensation: les employeurs sont responsables du décompte correct des cotisations à la caisse de compensation. Ils versent les cotisations AVS/AI/APG et AC qu’ils ont déduites du salaire de leurs employés en même temps que leurs propres cotisations. Si les employeurs ne déduisent pas ou insuffisamment de cotisations du salaire de leurs collaborateurs sur les salaires ou éléments de salaire obligatoires, ils doivent néanmoins payer les cotisations patronales et salariales de mise. Il appartient alors aux employeurs de faire valoir un éventuel rappel auprès de leurs collaborateurs ou de prendre eux-mêmes en charge la différence. A cela s’ajoutent les contributions aux frais d’administration qui sont prélevées sur les cotisations AVS/AI/APG. Aucune contribution aux frais d’administration n’est prélevée sur les cotisations AC.
- Caisse d’allocations familiales: les cotisations à la caisse d’allocations familiales sont (à l’exception du canton du VS) des cotisations purement patronales. Dans la mesure où la caisse d’allocations familiales est regroupée avec la caisse de compensation AVS sur le plan organisationnel, le décompte est effectué en commun. Dans certains cas, il existe une caisse d’allocations familiales propre (p. ex. à une branche), ce qui nécessite un décompte séparé.
- Acomptes de cotisations: les caisses de compensation fixent des acomptes de cotisations. Ces cotisations provisoires se basent sur le montant de la masse salariale probable. Cela implique que les employeurs fournissent à la caisse de compensation les données nécessaires pour que celle-ci puisse fixer correctement les acomptes en question. Si le montant de la masse salariale change de manière significative en cours d’année, la caisse de compensation doit en être informée. Si cette information n’est pas relayée, il est possible qu’une facture finale très élevée soit établie au début de la nouvelle année, à payer sous 30 jours. Dans certaines circonstances, cela peut occasionner un manque de liquidités. Si une telle situation devait néanmoins entraîner des problèmes de liquidités pour une entreprise, il est possible de demander un paiement échelonné à la caisse de compensation avant échéance de la facture.
- Paiement des cotisations: en règle générale, les cotisations doivent être acquittées mensuellement. Jusqu’à une masse salariale annuelle de CHF 200 000.–, les cotisations sont payables trimestriellement. Le dernier délai de paiement est le 10e jour après la fin du mois (ou du trimestre). Exemple: les cotisations pour le mois de novembre doivent être payées au plus tard le 10 décembre. Le décompte définitif des cotisations a lieu à la fin de chaque année civile. Pour ce faire, la déclaration annuelle des salaires doit être envoyée à la caisse de compensation jusqu’au 30 janvier de l’année suivante. En cas de déclaration tardive (arrivée des documents après le 30 janvier), des intérêts moratoires sont perçus sur une éventuelle différence de cotisations. La plupart des caisses de compensation peuvent également recevoir le décompte par voie électronique (procédure unifiée de la communication des salaires – PUCS, www.swissdec.ch). La caisse de compensation calcule la différence entre les acomptes de cotisations payés et les cotisations définitives. Si les acomptes de cotisations déjà payés sont plus élevés que les cotisations définitives, la caisse de compensation rembourse la différence ou la crédite. Si les acomptes de cotisations payés sont inférieurs aux cotisations définitives, la caisse de compensation adresse alors une facture à l’intéressé afin que ce dernier règle la différence.
- Contributions effectives: pour autant qu’il existe une garantie de paiement ponctuel, la caisse de compensation peut, en dérogation à la procédure ordinaire, autoriser les employeurs à verser les cotisations effectivement dues pour la période de paiement en lieu et place des acomptes de cotisations. Les employeurs doivent alors verser les cotisations dans les dix jours suivant la fin de la période de paiement, sans attendre que la caisse de compensation établisse un décompte.
- Freelance/mandats confiés à des indépendants: l’AVS n’est en principe pas déduite pour ces derniers. Il faut toutefois veiller à ce que ces mandataires disposent d’une attestation de l’ECAS confirmant qu’ils sont effectivement enregistrés en tant qu’indépendants pour leur activité auprès de l’AVS, sinon il y a un risque de devoir payer l’AVS a posteriori pour ces personnes (AVS/AI/APG et AC ainsi que CAF employeur et cotisations salariales).
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