L’enregistrement de l’impôt à la source: Dans la comptabilité des salaires
Contenu
- Comment enregistrer et gérer l'impôt à la source dans la comptabilité des salaires en Suisse ?
- Révision de la loi sur l'impôt à la source
- Qui est concerné par l’impôt à la source?
- Quels sont les postes qui sont à décompter avec l’impôt à la source?
- L’enregistrement de l’impôt à la source et la déclaration dans le certificat de salaire
- FAQ: L’enregistrement de l’impôt à la source
EN BREF
Depuis la révision totale de 2021, les employeurs suisses doivent strictement respecter la Circulaire n° 45 de l'AFC pour l'enregistrement de l'impôt à la source. L'employeur agit en tant que débiteur fiscal, responsable du calcul correct sur l'ensemble des éléments de salaire soumis à l'impôt, y compris les primes et prestations en nature. Une mise à jour annuelle des tarifs et une gestion rigoureuse des données personnelles des collaborateurs sont impératives pour éviter des versements complémentaires coûteux.
À retenir:
- L'employeur est le débiteur fiscal et doit verser l'impôt directement aux autorités.
- Tous les éléments de salaire (primes, indemnités, prestations en nature) sont soumis à l'impôt, pas seulement le salaire soumis à l'AVS.
- Les tarifs varient selon les cantons et doivent être vérifiés et mis à jour chaque année.
- Les données sensibles des collaborateurs (état civil, situation familiale) doivent être conservées de manière sécurisée et à jour.
- La commission de collecte doit être enregistrée correctement pour éviter des écarts de rapprochement.
Remo Rutschi
a de longues années d’expérience comme comptable dans plusieurs entreprises. Depuis 2004, il travaille chez Rutchi + Partner SA et accompagne diverses entreprises PME en tant que fiduciaire et organe de révision.
Aides de travail appropriées
Comment enregistrer et gérer l'impôt à la source dans la comptabilité des salaires en Suisse ?
Révision de la loi sur l'impôt à la source
Le 1er janvier 2021 est entrée en vigueur la révision totale de l'ordonnance du Département fédéral des finances relative à l’enregistrement de l’impôt à la source sur l'impôt fédéral direct, ainsi que la Circulaire n° 45 de l'AFC concernant l'imposition à la source du revenu d'activité dépendante des salariés. Dans ce contexte, d'importantes adaptations ont été apportées. Cette circulaire traite en détail du concept de « quasi-résidence » et fournit également des informations essentielles concernant les « travailleurs hebdomadaires internationaux » ainsi que la « qualité d’employeur de fait ». Les dispositions de la Circulaire n° 45 de l'AFC s'appliquent dans tous les cantons. Certains cantons précisent désormais certaines exécutions mentionnées dans ladite circulaire relatives à l’enregistrement de l’impôt à la source.
Selon la situation, il a été nécessaire d'obtenir des collaborateurs certaines informations sensibles pour déterminer le tarif applicable ou calculer le revenu déterminant pour le taux dans le cadre de l’enregistrement de l’impôt à la source, et de les conserver de manière sécurisée. Cela a généralement impliqué une sensibilisation et une formation des collaborateurs afin qu'ils prennent conscience de leurs obligations de collaboration et les respectent. Il est désormais impératif de tenir ces données complémentaires à jour et d'enregistrer toute modification éventuelle (par ex. état civil, partenariat, concubinage, confession religieuse, obligation d’entretien, etc.), éléments qui influencent directement l’enregistrement de l’impôt à la source.
Qui est concerné par l’impôt à la source?
L'entreprise emploie des collaborateurs dont les revenus sont soumis à l’enregistrement de l’impôt à la source. Sont notamment concernés :
- Les collaborateurs étrangers qui ne disposent pas d’une autorisation d’établissement C ni ne sont mariés à une personne titulaire d’une telle autorisation ou de la nationalité suisse, et qui exercent une activité pour un employeur ayant son siège en Suisse.
- Les collaborateurs domiciliés à l’étranger, qui travaillent en Suisse en tant que frontaliers, travailleurs hebdomadaires ou dans le cadre du trafic international pour un employeur ayant son siège en Suisse.
L’enregistrement de l’impôt à la source implique que l’impôt est prélevé directement sur le salaire brut ou sur le revenu. L’employeur a l’obligation de remettre le montant de l’impôt dû aux autorités fiscales et il devient donc le débiteur fiscal. Les tarifs de l’impôt à la source diffèrent de canton à canton et doivent être vérifiés une fois par année, tout changement impliquant une mise à jour dans le système de décompte de salaire.
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Quels sont les postes qui sont à décompter avec l’impôt à la source?
Fondamentalement, tous les éléments de salaire, y compris:
- Le salaire, les gratifications, les primes, les heures supplémentaires, etc.
- Les allocations familiales
- Les indemnités de déplacement our se rendre au travail, les compensations régulières pour frais de repas
- Les prestations en nature (repas aux tarifs AVS, logement, part privée d'un véhicule d’entreprise)
- La poursuite du versement du salaire
- Les frais forfaitaires (en l’absence de règlement des frais approuvé )
Une exception est constituée par le remboursement des frais effectifs ainsi que par les petits cadeaux.
L'affirmation selon laquelle seul le salaire soumis à l’AVS serait concerné par l’impôt à la source, conformément au mémento AVS 2.01, est donc incorrecte. Il est impératif de vérifier l’ensemble des types de rémunération et de déterminer lesquels doivent être soumis à l’impôt à la source.
Étant donné que l’entreprise est considérée comme le débiteur fiscal et qu’elle porte la responsabilité du décompte correct, il est dans votre intérêt de procéder à une vérification régulière de ces éléments (au moins une fois par année). À défaut, des versements complémentaires parfois substantiels pourraient être exigés, sans possibilité de répercuter ces montants sur les collaborateurs, notamment s'ils ont quitté l’entreprise ou s’ils sont devenus injoignables.
Checklist pratique
- Vérifier si les collaborateurs concernés (étrangers sans permis C, frontaliers) sont bien soumis à l'impôt à la source.
- S'assurer que toutes les données personnelles influençant le tarif (état civil, enfants, confession) sont à jour.
- Identifier tous les éléments de salaire imposables (gratifications, heures supplémentaires, avantages en nature).
- Exclure uniquement les remboursements de frais effectifs et les petits cadeaux du calcul de l'impôt.
- Mettre à jour les tarifs de l'impôt à la source dans le logiciel de décompte de salaire chaque année.
- Enregistrer la déduction de l'impôt au débit du compte de décompte de salaires et au crédit du compte courant impôt à la source.
- Présenter le compte de l'impôt à la source dans les « autres engagements à court terme ».
- Enregistrer la commission de collecte comme un compte négatif à l'actif dans les charges d'assurances sociales.
- Vérifier que le montant indiqué au chiffre 12 du certificat de salaire correspond exactement aux déductions du décompte.
- Effectuer une vérification annuelle de l'ensemble des éléments imposables pour éviter des régularisations surprises.
L’enregistrement de l’impôt à la source et la déclaration dans le certificat de salaire
L’enregistrement de l’impôt à la source porté en déduction dans le certificat de salaire doit être présenté dans les capitaux étrangers de l’entreprise. Une fois que l’impôt à la source a été annoncé aux autorités fiscales compétentes, l’entreprise reçoit une facture en vue du paiement de l’impôt à la source qui a été porté en déduction. En général, l’autorité fiscale accorde au débiteur de l’impôt un rabais (commission de collecte) sur la facture de l’impôt.
Les processus déclenchent les écritures suivantes:
| Déduction de l’impôt à la source | |
| Selon le décompte de salaire | |
| Débit | Engagements envers le personnel (compte de décompte de salaires) |
| Crédit: | Compte courant impôt à la source |
Le compte de l’impôt à la source est à présenter dans les «autres engagements à court terme».
| Enregistrement de la commission de collecte | |
| Débit | Compte courant impôt à la source |
| Crédit | Impôt à la source |
Le compte impôt à la source doit être présenté, dans les charges d’assurances sociales, comme un compte négatif à l’actif.
Les commissions de perception varient d’un canton à l’autre, ce qui fait qu'un enregistrement incomplet de ces commissions conduit fréquemment à des écarts de rapprochement en lien avec le calcul du solde de fin d’exercice. Il convient de mentionner, au chiffre 12 du certificat de salaire, le montant de l’impôt à la source déduit du salaire brut. Le montant total doit correspondre exactement aux déductions effectuées sur le décompte de salaire et ne doit pas être réduit du montant de la commission de perception.
FAQ: L’enregistrement de l’impôt à la source
Qui est concerné par l'impôt à la source en Suisse ?
Sont concernés les collaborateurs étrangers sans autorisation d'établissement C (et non mariés à un Suisse/permis C) ainsi que les frontaliers et travailleurs hebdomadaires internationaux domiciliés à l'étranger mais travaillant pour un employeur suisse.
Le salaire soumis à l'AVS est-il le seul élément imposable ?
Non, cette affirmation est incorrecte. L'impôt à la source s'applique à tous les éléments de salaire, y compris les primes, les indemnités de déplacement, les prestations en nature et la poursuite du versement du salaire, à l'exception des remboursements de frais effectifs.
Comment enregistrer la commission de collecte dans la comptabilité ?
La commission de collecte est enregistrée au débit du compte courant impôt à la source et au crédit du compte impôt à la source. Ce dernier doit être présenté comme un compte négatif à l'actif dans les charges d'assurances sociales.
Quelle est la fréquence de mise à jour des tarifs de l'impôt à la source ?
Les tarifs de l'impôt à la source diffèrent de canton à canton et doivent être vérifiés et mis à jour une fois par année dans le système de décompte de salaire, car tout changement de situation impose une mise à jour immédiate.
Que se passe-t-il si l'employeur ne vérifie pas les éléments imposables ?
L'employeur, en tant que débiteur fiscal, risque des versements complémentaires substantiels exigibles par les autorités. Ces montants ne peuvent généralement pas être répercutés sur les collaborateurs, surtout s'ils ont quitté l'entreprise.
