Comptabilisation des salaires: Comment comptabiliser correctement
Ralph Büchel
Ralph Büchel est directeur général de Caveris. Il a d’abord acquis une expérience professionnelle dans le secteur commercial et industriel. Il est ensuite passé à la fi duciaire/révision, puis à l’administration fi scale. Avant de fonder sa propre entreprise, Caveris AG, il y a plus de dix ans, il était chef de service administration des salaires/assurances d’une grande entreprise. Dans le cadre de cette fonction, il était également directeur d’une compagnie d’assurance pension.
Aides de travail appropriées
Comptabilisation des salaires dans la comptabilité financière
Comptabilisation incluant les charges sociales et les primes d'assurance
Notion:
- Toutes les écritures relatives aux assurances sociales sont représentées dans un rapport de compte courant
- Les charges patronales sont comptabilisées comme charges/coûts
- Les cotisations des employés sont comptabilisées comme une dette
Avantages:
- La dette/l'avoir vis-à-vis de l'assurance sociale est à jour, les acomptes peuvent être adaptés de manière fiable
- Les coûts de la sécurité sociale sont connus au niveau de la personne
- Les coûts de la sécurité sociale sont actuels
Inconvénients:
- La configuration des rubriques et l'adaptation aux conditions d'assurance actuelles sont obligatoires
- Les taux de primes doivent être actuels
- La réconciliation avec le décompte de l'assurance sociale est obligatoire
Aptitude:
- Comptabilité analytique, clôtures intermédiaires
Mise à jour avec extension complète
Notion:
- Toutes les écritures en rapport avec les assurances sociales sont représentées dans un rapport de compte courant
- Comptabilisation d'autres régularisations temporelles, comme le 13e mois de salaire, le bonus
- Comptabilisation de la régularisation des soldes d'heures supplémentaires et des soldes de vacances
Avantages:
- Les charges patronales sont calculées par personne et peuvent être réparties proprement
- Aucune autre délimitation temporelle concernant les frais de personnel n'est nécessaire dans la comptabilité financière
Inconvénient:
- Dans certaines circonstances, des définitions de rubriques et des processus très complexes sont nécessaires
- La saisie des temps doit être utilisée ou les données doivent être fournies
- Coûts de coordination élevés
Aptitude:
- Comptabilité analytique, clôtures mensuelles rapides, grandes entreprises saisonnières
Document comptable
| Nr. | Compte débiteur | Compte créditeur | Date | Montant en CHF | Texte |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Créancier caisse de compensation | Compte de facturation des soldes | 1 224.80 | Allocations pour enfants/de formation | |
| 2 | Salaires | Créancier salaire vacances | 1 512.35 | Droit au pécule de vacances | |
| 3 | Salaires mensuels | Compte de facturation des soldes | 82 889.30 | Salaire mensuel | |
| 4 | Salaires mensuels | Compte de facturation des salaires | 573.30 | 13e salaire Départ | |
| 5 | Salaires horaires | Compte de facturation des salaires | 17 062.50 | Salaire horaire | |
| 6 | Cotisations AVS/AC | Créancier caisse de compensation | 5 214.70 | AG Cotisation AVS | |
| 7 | Cotisations AVS/AC | Créancier caisse de compensation | 1 119.25 | AG Cotisation AC | |
| 8 | Cotisations d'assurance | Créancier assurances | 700.40 | AG Cotisation AP-AVS | |
| 9 | Cotisations CP | Créancier caisse de pension | 9 601.00 | AG Cotisation CP | |
| 10 | Cotisations AVS/AC | Créancier caisse de compensation | 102.15 | Contribution aux frais d'administration | |
| 11 | Contributions CAF | Créancier caisse de compensation | 1 017.50 | Contribution CAF | |
| 12 | Forfait frais Repr. | Compte de facturation des soldes | 2 250.00 | Frais de représentation forfaitaires | |
| 13 | Compte de facturation des salaires | Compte postal | 84 570.30 | Transfert de salaire | |
| 14 | Compte de facturation des salaires | Prêt | 231.60 | Remboursement de prêt | |
| 15 | Compte de facturation des salaires | Créancier caisse de compensation | 5 214.70 | AN Cotisation AVS | |
| 16 | Compte de facturation des salaires | Créancier caisse de compensation | 1119.25 | AN Cotisation AC | |
| 17 | Compte de facturation salariale | Créancier caisse de pension | 9 262.25 | AN Cotisation CP | |
| 18 | Compte de facturation des salaires | Créancier impôts à la source | 1 965.05 | AN Retenue à la source | |
| 19 | Compte de facturation des salaires | Créancier Assurance IJM | 254.20 | AN Cotisations IJM | |
| 20 | Compte de facturation salariale | Créancier Assurance LAA | 1 382.55 | AN Cotisations LAA |
Exemples de comptes collectifs
Compte de décompte de solde
| Ecriture n° | Doit | Avoir |
|---|---|---|
| 1 | 1 224.80 CHF | |
| 3 | 82 889.30 CHF | |
| 4 | 573.30 CHF | |
| 5 | 17 062.50 CHF | |
| 12 | 2 250.00 CHF | |
| 13 | 84 570.30 CHF | |
| 14 | 231.60 CHF | |
| 15 | 5 214.70 CHF | |
| 16 | 1 119.25 CHF | |
| 17 | 9 262.25 CHF | |
| 18 | 1 965.05 CHF | |
| 19 | 254.20 CHF | |
| 20 | 1 382.55 CHF | |
| 103 999.90 CHF | 103 999.90 CHF |
Ce compte doit être équilibré chaque mois
Créancier Caisse de compensation
| Ecriture n° | Doit | Avoir |
|---|---|---|
| 1 | 1 224.80 CHF | 5 214.70 CHF |
| 6 | ||
| 7 | 1 119.25 CHF | |
| 10 | 102.15 CHF | |
| 11 | 1 017.50 CHF | |
| 15 | 5 214.70 CHF | |
| 16 | 1 119.25 CHF | |
| 1 224.80 CHF | 13 787.55 CHF | |
| Solde | 12 562.75 CHF | |
| 13 787.55 CHF | 13 787.55 CHF |
Contrôle
| 10,6 % AVS/AI/APG sur | 101 749.90 CHF | 10 785.50 CHF |
| 2,2 % AC sur | 101 749.90 CHF | 2 238.50 CHF |
| 1 %* CAF sur | 101 749.90 CHF | 1 017.50 CHF |
| RC Frais sur | 10 429.40 CHF | 102.15 CHF |
| Remboursement | –1 224.80 CHF | |
| Total Solde comme ci-dessus | 12 562.75 CHF |
Hypothèse: pas d'éléments de salaire au-delà de CHF 148 200.
*Hypothese CAF
Recommandations de produits
Comptabilisation manuelle ou automatique
La comptabilisation des salaires peut se faire comme suit:
- manuellement, par exemple sur la base du document comptable susmentionné
- de manière automatisée au moyen d'une interface
La question de savoir s'il faut envisager une comptabilisation automatique dépend de la taille de l'organisation et du nombre d'écritures à effectuer chaque mois. Si des centres de coûts supplémentaires sont utilisés, le nombre d'écritures par mois augmente (une écriture supplémentaire par centre de coûts et par compte).
Si la comptabilité salariale et la comptabilité financière sont traitées avec le même logiciel, l'interface pour la comptabilisation automatisée est généralement incluse dans le package. En revanche, si un logiciel différent est utilisé pour la comptabilité salariale et la comptabilité financière, une interface doit être programmée et adaptée en permanence en cas de modifications.
Avec un logiciel dit de Business Intelligence, il est possible d'évaluer les données existantes, comme celles du logiciel de comptabilité salariale, à des fins quelconques, par exemple pour le reporting ou pour des analyses ad hoc.
Comptabilisation des indemnités journalières en cas d’accident
L'indemnité journalière accident est un élément de salaire non soumis à l'AVS/AI/APG et AC. En outre, cette indemnité journalière n'est pas non plus soumise à la SUVA/LAA et au supplément LAA. En cas d'accident, le maintien du paiement du salaire est régi par la convention collective de travail, le contrat de travail individuel ou la loi.
Pour que l'employé reçoive de l'argent, l'employeur continue en général à lui verser son salaire. Mais dès qu'il reçoit le décompte d'indemnités journalières de l'assurance-accidents, il doit décompter cette somme via le système de décompte des salaires, ce qui a pour conséquence que les cotisations AVS/AI/APG et AC sont remboursées.
Exemple pratique
(les calculs sont basés sur les taux de cotisation de l'année 2024)
| Décompte des indemnités journalières de l'assurance-accidents | Société XY, Zurich |
Monsieur X Indemnités journalières accident du xx.xx.xx au xx.xx.xx 36 jours à 200 CHF | 7 200 CHF |
| Virement sur le CCP XXXXXXXX-X | Société XY, Zurich |
| Décompte de salaire mois ___________ | Monsieur X |
| Salaire | 6 000 CHF |
| Indemnités journalières du xx.xx.xx au xx.xx.xx | 7 200 CHF |
| – Correction indemnités journalières accident (car sans effet sur la trésorerie) | – 7 200 CHF |
| Salaire brut | 6 000 CHF |
| 5,3 % cotisations AVS/AI/APG sur – 1 200 CHF | + 63.60 CHF |
| 1,10 % cotisations AC sur – 1 200 CHF | + 13.20 CHF |
| Cotisations à la caisse de pension LPP | – 300 CHF |
Avec le pilotage des rubriques, le salaire AVS/AI/APG et AC est réduit de 7 200 CHF dans la comptabilité salariale, ce qui entraîne des primes moins élevées.
Comme les 7 200 CHF d'indemnités journalières en cas d'accident ne sont pas non plus soumis à la SUVA/LAA, le salaire LAA et LAAC se réduit également de 7 200 CHF avec une réduction correspondante des primes sur le salaire LAA, ANP et LAAC.
Comptabilisation à la réception du paiement des indemnités journalières en cas d'accident
| Chèque postal vers compte de paie | 7 200 CHF |
| Comptabilisation après exécution des salaires mois ___________ | |
| Décompte de salaire pour prestations de tiers (réduction de salaire) | 7 200 CHF |
Comptabilisation des indemnités journalières en cas de maladie
L'indemnité journalière de maladie est un élément de salaire non soumis à l'AVS/AI/APG et à l'AC. De plus, ces indemnités journalières ne sont pas soumises à la SUVA/LAA et à la LAA. En cas de maladie, le maintien du paiement du salaire est régi par la convention collective de travail, le contrat de travail individuel ou la loi.
Pour que l'employé reçoive de l'argent, l'employeur continue en général à lui verser son salaire. Mais dès qu'il reçoit le décompte d'indemnités journalières de l'assurance-maladie, il doit décompter cet argent via le système de décompte des salaires, ce qui a pour conséquence que les cotisations AVS/AI/APG et AC sont remboursées.
Exemple pratique
| Décompte des indemnités journalières maladie | Société XY, Zurich |
Madame L Indemnités journalières maladie du xx.xx.xx au xx.xx.xx 15 jours à 150 CHF | 2 250 CHF |
| Virement sur le CCP XXXXXXXX-X | Société XY, Zurich |
| Décompte de salaire mois ___________ | Madame L |
| Salaire | 4 500 CHF |
| Indemnités journalières maladie du xx.xx.xx au xx.xx.xx | 2 250 CHF |
| – Correction indemnités journalières maladie (car sans effet sur la trésorerie) | – 2 250 CHF |
| Salaire brut | 4 500 CHF |
| Cotisations à la caisse de pension LPP | – 200 CHF |
| 5,3 % cotisations AVS/AI/APG sur 2 250 CHF | – 119.25 CHF |
| 1,10 % cotisations AC sur 2 250 CHF | – 24.75 CHF |
Avec le pilotage des rubriques, le salaire AVS/AI/APG et AC est réduit de 2 250 CHF dans la comptabilité salariale, raison pour laquelle aucune prime n'est due sur ce montant. Comme il n'y a pas d'obligation SUVA/LAA, le salaire AA, ANP et LAA se réduit de 2 250 CHF, ce qui entraîne une baisse correspondante des primes.
| Comptabilisation à la réception du paiement de l'indemnité journalière de maladie | |
| Chèque postal sur le compte de décompte des salaires | 2 250 CHF |
| Comptabilisation après exécution des salaires mois ___________ | |
| Décompte de salaire pour prestations de tiers (réduction de salaire) | 2 250 CHF |
Comptabilisation des indemnités journalières APG
En cas de maintien du salaire par l'employeur, la caisse de compensation rembourse directement à l'employeur les indemnités journalières APG, plus la part de l'employeur aux cotisations AVS/AI/APG et AC de 6,4 %. Les indemnités journalières APG sont soumises à l'AVS et à l'AC, mais pas à la SUVA/LAA.
Il existe également des caisses de compensation qui permettent de déduire les indemnités journalières APG créditées lors du décompte mensuel suivant (dans le cas présent, cela représenterait 4 170.90 CHF).
| Indemnité journalière selon l'APG – Décompte de la caisse de compensation | Société XY, Zurich |
Monsieur O Indemnités journalières selon APG du xx.xx.xx au xx.xx.xx 20 jours à 196 CHF (max. CHF 220.– par jour) | 3 920 CHF 250.90 CHF |
| Virement sur le CCP XXXXXXXX-X | 4 170.90 CHF A la société XY, Zurich |
| Décompte de salaire mois ___________ | Monsieur O |
| Salaire | 8 000 CHF |
| Indemnités journalières selon APG du xx.xx.xx au xx.xx.xx 20 jours à 196 CHF (max. CHF 220.– par jour) | 3 920 CHF |
| – Correction indemnités journalières selon APG (car sans effet sur la trésorerie) | – 3 920 CHF |
| Salaire brut | 8 000 CHF |
| Cotisations à la caisse de pension LPP | – 400 CHF |
| 5,3 % cotisations AVS/AI/APG sur 8 000 CHF | – 424 CHF |
| 1,10 % cotisations AC sur 8 000 CHF | – 88 CHF |
Avec le pilotage des rubriques, le salaire AVS/AI/APG et AC reste inchangé à 8 000 CHF dans la comptabilité salariale. Comme il n'y a pas d'obligation SUVA/LAA, le salaire LAA, ANP et LAAC est réduit de 3 920 CHF, ce qui entraîne une baisse correspondante des primes.
| Comptabilisation à la réception du versement des indemnités journalières APG | |
| Chèque postal sur le compte de décompte des salaires | 4 170.90 CHF |
| Comptabilisation après exécution des salaires mois ___________ | |
| Décompte de salaire pour prestations de tiers (réduction de salaire) | 3 920 CHF |
| Fiche de salaire Charges sociales (réduction des charges) | 250.90 CHF |
Comptabilisation des indemnités journalières Maternité selon l'APG
Hypothèse pour cet exemple: l'employeur continue à verser le salaire à 100 % pendant la durée du délai de maintien du salaire de trois mois. Il réduit ensuite le paiement du salaire pendant la durée du congé de maternité à 80 % ou au montant de l'indemnité journalière de maternité à percevoir (afin que la collaboratrice reçoive toujours de l'argent). Dès que les indemnités journalières sont versées par la caisse de compensation, l'employeur doit décompter cet argent via le système de décompte des salaires, ce qui a pour effet de rembourser les cotisations AVS/AI/APG et AC. De plus, ces indemnités journalières ne sont pas soumises à l'obligation de compléter la SUVA/LAA et le complément LAA. Les éventuelles primes d'assurance d'indemnités journalières en cas de maladie sont dues sur les indemnités journalières de maternité selon l'APG.
Si l'employeur continue à verser le salaire, la caisse de compensation rembourse directement à l'employeur les indemnités journalières de maternité selon l'APG, plus la part de 6,4 % de l'employeur aux cotisations AVS/AI/APG et AC (dans le cas présent, cela représenterait 6 464.85 CHF). Il existe aussi des caisses de compensation qui permettent de déduire les indemnités journalières APG créditées lors du décompte mensuel suivant.
Exemple pratique
| Indemnité journalière de maternité selon l'APG – Décompte de la caisse de compensation | Société XY, Zurich |
Madame O Indemnités journalières maternité selon APG du xx.xx.xx au xx.xx.xx 31 jours à 196 CHF (max. CHF 220.– par jour) | 6 076 CHF 388.85 CHF |
| Virement sur le CCP XXXXXXXX-X | 6 464.85 CHF A la société XY, Zurich |
| Décompte de salaire mois ___________ | Madame O |
| Salaire | 7 500 CHF |
| Indemnités journalières maternité selon APG du xx.xx.xx au xx.xx.xx 31 jours à 196 CHF (max. CHF 220.– par jour) | 6 076 CHF |
| – Correction indemnités journalières maternité selon APG (car sans effet sur la trésorerie) | – 6 076 CHF |
| Salaire brut | 7 500 CHF |
| Cotisations à la caisse de pension LPP | – 350 CHF |
| 5,3 % cotisations AVS/AI/APG sur 7 500 CHF | – 397.50 CHF |
| 1,10 % cotisations AC sur 7 500 CHF | – 82.50 CHF |
Avec le pilotage des rubriques, le salaire AVS/AI/APG et AC reste inchangé à 7 500 CHF dans la comptabilité salariale. Comme il n'y a pas d'obligation SUVA/LAA, le salaire LAA, ANP et LAAC (tenir compte de la police) est réduit de 6 076 CHF, ce qui entraîne une baisse correspondante des primes. Le salaire d'assurance d'indemnités journalières en cas de maladie ne subit aucune modification dans cet exemple.
| Comptabilisation à la réception du versement des indemnités journalières APG | |
| Chèque postal sur le compte de décompte des salaires | 6 464.85 CHF |
| Comptabilisation après exécution des salaires mois ___________ | |
| Décompte de salaire pour prestations de tiers (réduction de salaire) | 6 076 CHF |
| Fiche de salaire Charges sociales (réduction des charges) | 388.85 CHF |
Comptabilisation en cas de compensation entre le net et le brut
Il existe des entreprises qui versent certains éléments de salaire en net. Par exemple, une gratification. Les cotisations patronales non déduites (par ex. AVS/AC) doivent être calculées et indiquées comme rubrique obligatoire, par ex. cotisations aux assurances sociales payées par l'employeur.
Remarque: pour un salaire net total garanti, les cotisations suivantes peuvent par exemple être payées par l'employeur: Cotisations AVS/AC/LPP, LAA, LAAC et IJM ainsi que les impôts à la source. Dans ce cas, les cotisations salariales payées par l'employeur doivent également être calculées par le système des salaires au moyen d'une itération et indiquées comme élément de salaire. Si vous avez à traiter de tels cas, il vaut la peine d'utiliser un système de salaire adapté à ce type de calcul.
1e étape: Calcul du montant du versement sans gratification
| Décompte de salaire mois ___________ | Madame G |
| Salaire | 6 000.00 CHF |
| Gratification nette | En suspens |
| Salaire brut | 6 000.00 CHF |
| Cotisations à la caisse de pension LPP | – 250.00 CHF |
| 5,3 % cotisations AVS/AI/APG sur 6 000 CHF | – 318.00 CHF |
| 1,10 % cotisations AC sur 6 000 CHF | – 66.00 CHF |
Les cotisations LAA, LAAC et IJM ainsi que d'éventuelles retenues à la source ne sont pas présentées dans cet exemple.
2e étape Itération, c.-à-d. compensation du net au brut avec le système salarial
| Décompte de salaire mois ___________ | Madame G |
| Salaire | 6 000.00 CHF |
| Gratification nette | 3 500.00 CHF |
| Cotisations AVS/AI/AC de 6,4 % payées par l'employeur sur la gratification (3 500 = 93.6 %; 100 % = 3 739.30) | + 239.30 CHF |
| Salaire brut | 9 739.30 CHF |
| Cotisations à la caisse de pension LPP | – 250.00 CHF |
| 5,3 % cotisations AVS/AI/APG sur 9 739.30 CHF | – 516.20 CHF |
| 1,10 % cotisations AC sur 9 739.30 CHF | – 107.15 CHF |
Les montants versés par l'employeur à l'employé au titre des cotisations AVS/AI/APG/AC doivent être comptabilisés comme charges salariales.
Les cotisations LAA, LAAC et IJM ainsi que d'éventuelles retenues à la source ne sont pas représentées dans cet exemple. Étant donné que la gratification et les cotisations AVS/AI/AC sur la gratification prises en charge par l'employeur influencent également ces déductions, celles-ci augmentent en conséquence. L'employeur pourrait également prendre en charge ces déductions supplémentaires sur la gratification, ce qui entraînerait une imputation plus élevée.
| Comptabilisation après exécution des salaires mois ___________ | |
cotisations de sécurité sociale payées par l'employeur (= charges salariales) au compte Décompte des salaires | 224.00 CHF |
Comptabilisation en cas de compensation du salaire net
En cas d'absence du salarié, par exemple pour cause de maladie, d'accident, etc., des prestations sont généralement versées par des tiers (assurances) sous forme d'indemnités journalières. Etant donné que ces prestations d'assurance ne sont pas soumises à l'AVS/AI/APG/AC ni à l'assurance complémentaire AA, le salaire net versé sera plus élevé que si de telles prestations n'avaient pas été traitées.
Exemple pratique
| Décompte de salaire mois ___________ | Madame L |
| Salaire | 6 000.00 CHF |
| Salaire brut | 6 000.00 CHF |
| Cotisations à la caisse de pension LPP | – 250.00 CHF |
| 5,3 % cotisations AVS/AI/APG sur 6 000.00 CHF | – 318.00 CHF |
| 1,10 % cotisations AC sur 6 000.00 CHF | – 66.00 CHF |
Les cotisations LAA, LAAC et IJM ainsi que d'éventuelles retenues à la source ne sont pas représentées dans cet exemple.
| Décompte de salaire mois ___________ | Madame L |
| Salaire | 6 000.00 CHF |
| Indemnités journalières AC 34 jours à 200.00 CHF | 6 800.00 CHF |
| – Correction indemnités journalières accident | – 6 800.00 CHF |
| Salaire brut | 6 000.00 CHF |
| Cotisations à la caisse de pension LPP | – 250.00 CHF |
| 5,3 % cotisations AVS/AI/APG sur – 800.00 CHF | + 42.40 CHF |
| 1,10 % cotisations AC sur – 800.00 CHF | + 8.80 CHF |
Les cotisations LAA, LAAC et IJM ainsi que d'éventuelles retenues à la source ne sont pas représentées dans cet exemple. Étant donné que les indemnités journalières LAA influencent également ces déductions, des crédits en résultent, comme pour l'AVS/AI/APG et l'AC.
Il ressort des deux exemples que le salaire net versé est supérieur après la correction des indemnités journalières. Si, dans de tels cas, les conventions collectives de travail ou un contrat de travail individuel prévoient une compensation du salaire net, cette compensation du salaire net doit être effectuée sous la forme d'une véritable retenue sur le salaire. Les bons programmes de décompte de salaire permettent d'effectuer sans problème de tels calculs de compensation salariale nette. Remarque: en cas d'absences prolongées, il faut vérifier si le collaborateur doit s'annoncer comme personne sans activité lucrative afin d'éviter toute lacune de cotisation.
Exemple pratique
| Décompte de salaire mois ___________ | Madame L |
| Salaire | 6 000 CHF |
| Indemnités journalières AC 34 jours à 200 CHF | 6 800 CHF |
| – Correction indemnités journalières accident | – 6 800 CHF |
| – Compensation du salaire net | – 451.40 CHF |
| Salaire brut | 5 548.60 CHF |
| Cotisations à la caisse de pension LPP | – 250 CHF |
| 5,3 % cotisations AVS/AI/APG sur – 1 251.40 CHF | + 66.30 CHF |
| 1,10 % cotisations AC sur CHF – 1 251.40 CHF | + 13.75 CHF |
Les cotisations LAA, LAAC et IJM ainsi que d'éventuelles retenues à la source ne sont pas représentées dans cet exemple. Étant donné que la compensation du salaire net influence également ces déductions, d'autres déductions en résultent, et il peut être nécessaire de recalculer la compensation du salaire net jusqu'à ce que le salaire net avant l'accident soit atteint.
La compensation salariale nette proprement dite doit être comptabilisée comme une réduction des charges salariales.
| Comptabilisation après exécution des salaires mois ___________ | |
| Décompte de salaire vers salaires (réduction de salaire) | 451.40 CHF |
