Système de comptabilité: Que choisir?
Contenu
EN BREF
Le choix d'un système de comptabilité pour une PME suisse dépend principalement du volume de justificatifs et de la complexité de l'entreprise. La méthode des postes ouverts (PO) simplifie la gestion en ne traitant les écritures qu'au moment du paiement, tandis que la gestion des débiteurs et créanciers offre un suivi individuel plus détaillé mais plus exigeant en temps.
À retenir:
- La méthode des postes ouverts (PO) réduit le nombre d'écritures et le risque d'erreurs en évitant la gestion de comptes individuels.
- La gestion des débiteurs et créanciers permet un suivi précis des factures, avoirs et paiements, mais nécessite une surveillance constante des échéances.
- Le choix du système doit respecter l'article 957 CO qui impose de tenir des livres adaptés à l'exploitation commerciale.
- Les PME avec de nombreux clients à faibles mouvements (ex. commerce de détail) préfèrent souvent la méthode PO.
- Une gestion de trésorerie efficace est indispensable, quel que soit le système comptable choisi.
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Comment choisir le bon système de comptabilité pour votre PME en Suisse ?
Généralités sur les systèmes de comptabilité
Vous pouvez gérer votre comptabilité selon le principe des PO (postes ouverts) ou selon celui de la gestion de la comptabilité auxiliaire «des débiteurs et des créanciers». Une PME connaît ses clients et ses fournisseurs, les comptes des créanciers et des débiteurs encore ouverts peuvent être facilement identifiés. On peut ainsi renoncer à une passation immédiate des écritures lors de l’émission ou de la réception des factures. La forme choisie dépend aussi, et pour l’essentiel, du nombre des justificatifs ainsi que de la taille et de la complexité de l’entreprise.
Simultanément, il faut se souvenir que, conformément à l’art. 957 CO, il faut tenir des livres dont le genre et l’étendue sont requis afin de constater les relations de dettes et de créances liées à une exploitation commerciale.
La décision de gérer selon les PO ou non équivaut ainsi à choisir un principe de proportionnalité.
Systèmes de comptabilité des postes ouverts
Que faut-il comprendre, en fait, par comptabilité des postes ouverts? La comptabilité des PO est une forme de comptabilité dans laquelle on passe des écritures relatives aux cas commerciaux de débiteurs et de créanciers (factures reçues, factures émises) seulement lors de leur paiement. Cela revient à abandonner la gestion de comptes individuels pour les débiteurs et les créanciers, ce qui fait gagner du temps. Le nombre des écritures et le risque d’erreurs de comptabilisation en sont ainsi réduits.
Méthode des PO
Lors de la gestion de la comptabilité selon la méthode des PO, les opérations suivantes sont indispensables:
- la concordance périodique à court terme des postes des PO et le classement correct des justificatifs doivent se voir impérativement vouer une grande attention.
Pour résumer, on peut dire que la gestion des comptes individuels de débiteurs et de créanciers est supprimée, ce qui débouche toutefois sur des travaux plus laborieux de concordance entre les pièces. En outre, un état correct des paiements et des versements encore ouverts par des débiteurs ou des créanciers doit être géré.
Adéquation
La comptabilité par PO convient aux nombreux clients/fournisseurs à faibles mouvements tels que c’est le cas dans une société de vente par correspondance, un commerce de détail, des ateliers d’artisanat, des fournisseurs d’énergie resp. d’électricité, etc.
Recommandations de séminaires
Systèmes de comptabilité des débiteurs/comptabilité des créanciers
Un compte de débiteur/créancier est géré, dans la comptabilité auxiliaire, pour chaque débiteur/créancier individuel. Les factures, les avoirs, les retours, les rabais et les paiements sont enregistrés sur ces comptes. Le report au grand livre s’effectue par le biais d’« écritures collectives », la plupart du temps par le biais d’un logiciel. Seul le chiffre d’affaires total est visible dans les comptes « débiteurs » et « créanciers », les contre-écritures sont enregistrées automatiquement dans les comptes saisis lors de l’enregistrement.
Gestion des débiteurs
La gestion des débiteurs doit se voir vouer une grande attention. Des listes d’échéances doivent être établies respectivement imprimées. Des rappels doivent être rédigés et envoyés.
Gestion des créanciers
En termes de gestion, il faut veiller à considérer les déductions éventuelles d’escomptes et à payer dans les délais les créanciers afin d’éviter tous rappels ou même des poursuites.
Checklist pratique
- Évaluer le nombre total de justificatifs mensuels à traiter.
- Analyser la complexité des relations avec les clients et fournisseurs.
- Vérifier si la gestion individuelle des comptes débiteurs/créanciers est indispensable pour votre activité.
- Estimer le temps disponible pour la concordance périodique des postes ouverts.
- S'assurer que le logiciel comptable choisi supporte le mode de gestion retenu (PO ou auxiliaire).
- Vérifier la conformité avec l'article 957 CO concernant la tenue des livres.
- Déterminer si des listes d'échéances et des rappels automatiques sont nécessaires.
- Évaluer les besoins en gestion des escomptes et des délais de paiement.
- Prévoir une surveillance régulière de la liquidité et de la trésorerie.
Gestion de la trésorerie
Il faut viser une gestion correspondante de la trésorerie et une surveillance constante des liquidités.
FAQ: Système de comptabilité
Quelle est la différence principale entre la méthode des postes ouverts et la gestion des débiteurs/créanciers ?
La méthode des postes ouverts (PO) ne traite les écritures qu'au moment du paiement, supprimant la gestion de comptes individuels, tandis que la gestion des débiteurs/créanciers enregistre chaque facture et paiement sur des comptes individuels pour un suivi détaillé.
Pour quel type d'entreprise la méthode des postes ouverts est-elle recommandée ?
Elle convient particulièrement aux entreprises avec de nombreux clients ou fournisseurs ayant de faibles mouvements, comme les sociétés de vente par correspondance, le commerce de détail ou les ateliers d'artisanat.
Quelles obligations légales s'appliquent au choix du système de comptabilité en Suisse ?
Selon l'article 957 du Code des obligations (CO), toute entreprise doit tenir des livres dont le genre et l'étendue sont requis pour constater les relations de dettes et de créances liées à son exploitation commerciale.
La méthode des postes ouverts permet-elle d'économiser du temps ?
Oui, elle réduit le nombre d'écritures et le risque d'erreurs de comptabilisation, mais elle exige une attention particulière à la concordance périodique et au classement correct des justificatifs.
Comment gérer les escomptes et les délais de paiement avec un système de comptabilité ?
Dans la gestion des créanciers, il est crucial de considérer les déductions d'escomptes et de payer dans les délais pour éviter les rappels ou les poursuites, nécessitant une surveillance constante des échéances.
