23/10/2014

Système de comptabilité: Que choisir?

Pour une PME le choix du système de comptabilité joue un rôle crucial. Tout dépend du nombre des justificatifs ainsi que de la taille et de la complexité de l’entreprise. Mise au point.

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Système de comptabilité

Système de comptabilité

Généralités sur les systèmes de comptabilité

Vous pouvez gérer votre comptabilité selon le principe des PO (postes ouverts) ou selon celui de la gestion de la comptabilité auxiliaire « des débiteurs et des créanciers ».
Une PME connaît ses clients et ses fournisseurs, les comptes des créanciers et des débiteurs encore ouverts peuvent être facilement identifiés. On peut ainsi renoncer à une passation immédiate des écritures lors de l’émission ou de la réception des factures. La forme choisie dépend aussi, et pour l’essentiel, du nombre des justificatifs ainsi que de la taille et de la complexité de l’entreprise.
Simultanément, il faut se souvenir que, conformément à l’art. 957 CO, il faut tenir des livres dont le genre et l’étendue sont requis afin de constater les relations de dettes et de créances liées à une exploitation commerciale.
La décision de gérer selon les PO ou non équivaut ainsi à choisir un principe de proportionnalité.

Systèmes de comptabilité des postes ouverts

Que faut-il comprendre, en fait, par comptabilité des postes ouverts?
La comptabilité des PO est une forme de comptabilité dans laquelle on passe des écritures relatives aux cas commerciaux de débiteurs et de créanciers (factures reçues, factures émises) seulement lors de leur paiement. Cela revient à abandonner la gestion de comptes individuels pour les débiteurs et les créanciers, ce qui fait gagner du temps. Le nombre des écritures et le risque d’erreurs de comptabilisation en sont ainsi réduits.

Méthode des PO
Lors de la gestion de la comptabilité selon la méthode des PO, les opérations suivantes sont indispensables:

  • concordance périodique à court terme des postes des PO le classement correct des justificatifs doit se voir impérativement vouer une grande attention.

Pour résumer, on peut dire que la gestion des comptes individuels de débiteurs et de créanciers est supprimée, ce qui débouche toutefois sur des travaux plus laborieux de concordance entre les pièces. En outre, un état correct des paiements et des versements encore ouverts par des débiteurs ou des créanciers doit être géré.

Adéquation
La comptabilité par PO convient aux nombreux clients/fournisseurs à faibles mouvements tels que c’est le cas dans une société de vente par correspondance, un commerce de détail, des ateliers d’artisanat, des fournisseurs d’énergie resp. d’électricité, etc.

Systèmes de comptabilité des débiteurs/comptabilité des créanciers
Un compte de débiteur/créancier est géré, dans la comptabilité auxiliaire, pour chaque débiteur/créancier individuel. Les factures, les avoirs, les retours, les rabais et les paiements sont enregistrés sur ces comptes. Le report au grand livre s’effectue par le biais d’« écritures collectives », la plupart du temps par le biais d’un logiciel. Seul le chiffre d’affaires total est visible dans les comptes « débiteurs » et « créanciers », les contre-écritures sont enregistrées automatiquement dans les comptes saisis lors de l’enregistrement.

Gestion des débiteurs
La gestion des débiteurs doit se voir vouer une grande attention. Des listes d’échéances doivent être établies respectivement imprimées. Des rappels doivent être rédigés et envoyés.

Gestion des créanciers
En termes de gestion, il faut veiller à considérer les déductions éventuelles d’escomptes et à payer dans les délais les créanciers afin d’éviter tous rappels ou même des poursuites.

Gestion de la trésorerie
Il faut viser une gestion correspondante de la trésorerie et une surveillance constante des liquidités.

Logiciels
Il nous est ici impossible d’entrer en matière par rapport aux différents logiciels étant donné, d’une part, que les entreprises utilisent généralement un programme correspondant et d’autre part, que les besoins imposés au programme sont trop nombreux pour être traités ici. Il suffit par exemple de penser aux possibilités actuelles de paiement par LSV, aux échanges de supports de données, au traitement électronique courant des factures et de leur paiement, aux processus complets d’émission de factures, aux écritures, à la libération des paiements, aux paiements par téléphone portable, etc.

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