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Entretiens de licenciement: Passer par les mauvaises nouvelles

Organiser de manière professionnelle les entretiens de licenciement et concevoir le processus de séparation sous forme optimale pour toutes les parties n’est pas facile. Les responsables RH et cadres dirigeants doivent tenir compte de ce qui suit dans la préparation et dans la tenue de ce genre d’entretien.

28/03/2022 De: Matthias K. Hettl
Entretiens de licenciement

Les entretiens de licenciement - fortement émotionnelle

Les entretiens de licenciement constituent une exigence spécifique que la plupart des cadres dirigeants ressentent comme particulièrement désagréable. Il est donc indispensable de bien préparer les responsables à des entretiens difficiles. Les supérieurs hiérarchiques doivent fournir à leurs collaborateurs une justification cohérente à leur licenciement. En particulier, le genre de déploiement du licenciement aura un effet sur la motivation du reste des collaborateurs par rapport à leur retrait ou non. Une bonne culture de séparation repose sur une communication ouverte et précise, sur de la transparence et de l’honnêteté, sur de la loyauté, du respect, de l’appréciation et de la sensibilité. Les astuces suivantes doivent aider les cadres dirigeants à gérer de manière plus souveraine les processus de séparation qui sont généralement houleux.

Une bonne préparation est obligatoire

Au cours d’une première étape, regroupez tous les documents appropriés et étudiez-les en détail. Vous pourrez très certainement compter sur la collaboration du responsable du personnel compétent. En tant que supérieur hiérarchique, vous conduisez généralement l’entretien de licenciement entre quatre yeux. De cas en cas, il peut aussi être logique de faire appel à une autre personne. Il peut s’agir d’un témoin à l’entretien ou d’une personne qui peut procurer un soutien à la personne concernée. Par exemple, vous pouvez faire appel à la personne compétente au sein du service des ressources humaines ou à un membre de la direction.

Les phases de l’entretien de licenciement

Un entretien de licenciement se compose de six phases. Préparez une check-list pour l’entretien avec les principales formulations pour chacune des phases. Vous devez pré-formuler les phrases les plus importantes et vous entraîner à les prononcer plusieurs fois afin qu’elles viennent sur vos lèvres sous une forme routinière – même si l’atmosphère est tendue.

1. Ouverture de l’entretien

L’ouverture de l’entretien est un moment important. Il faut la garder très courte et venir à l’objet de l’entretien sans perdre de temps dans une longue phase d’échauffement. Introduisez l’entretien par une rapide question sur son état d’esprit et indiquer clairement et sans ambages de quoi il s’agit, à l’exemple de la formulation suivant : « Madame Meier, merci d’être venue. Je voudrais vous parler de nos relations contractuelles de travail ».

2. Annonce du licenciement

L’annonce du licenciement doit être énoncée par vos soins de manière univoque dans les cinq premières phrases. Venez-en directement aux faits et ne tournez pas autour du pot. La phrase centrale doit toujours être la suivante : « Vous êtes licenciée Madame Meier, en respectant les délais, pour la date du… » Formulez clairement le message de licenciement et sous forme concise. Parlez de séparation, de licenciement ou de suspension. Exprimez votre réelle compassion à cet effet, en disant par exemple : « Vous m’en voyez vraiment navré ».

3. Accepter les réactions émotionnelles et le comportement du collaborateur

Les collaborateurs réagissent de manière différente au message relatif à leur licenciement, certains sont choqués, d’autres détendus, d’autres irrités. Vous devez permettre au collaborateur de faire état de ses émotions, vous exprimerez votre compréhension à cet effet et vous lui donnerez suffisamment de temps pour qu’il reprenne ses esprits. Si le collaborateur tombe dans un état de choc, vous devez lui donner suffisamment de temps pour se reprendre après ce passage à vide. Faites preuve de compassion par le biais d’une formulation du genre : « Je vois et je sens que vous êtes profondément affecté » ou « Je peux parfaitement comprendre que vous soyez surpris par cette information ».

4. Justification du licenciement

Une fois que votre interlocuteur aura récupéré son équilibre émotionnel, donnez-lui une explication et donnez les raisons qui ont présidé à la prise de cette décision. Dans ce contexte, il faut d’abord tenir compte des motifs juridiques et les expliquer. Ensuite, faites état des étapes ayant débouché sur votre décision. Ce qui important, c’est que vous indiquiez clairement à la personne concernée que vous ne voulez plus discuter du licenciement en tant que tel étant donné que celui-ci est maintenant prononcé et donc qu’il est juridiquement valable, mais que vous souhaitez simplement expliquer votre décision en tant que telle.

5. Accord sur la suite de la procédure

Dès que la personne concernée aura compris que le licenciement est incontournable et que celui-ci ne pourra pas être annulé, elle se demandera quelle est la suite des événements. Proposez un soutien à votre interlocuteur dans la recherche d’un nouveau poste. Mettez-vous à disposition en tant que référence et signalez au collaborateur que vous lui écrirez un certificat bienveillant. Indiquez-lui aussi l’option potentielle de la libération.

6. Fin de l’entretien

Lorsque vous aurez transmis toutes les informations et que vous aurez répondu à toutes les questions, vous parviendrez à la fin de l’entretien. Signalez que vous restez à disposition pour toute question complémentaire et proposez déjà, lors de la phase de conclusion, un autre entretien.

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