Entretien du personnel: Mener correctement les entretiens avec les collaborateurs
Matthias K. Hettl
Après avoir terminé ses études en Sciences économiques de gestion et en Economie politique ainsi que sa préparation au doctorat, Matthias K. Hettl occupa tout d’abord le poste d’assistant de direction pour exercer ensuite des responsabilités de direction et des responsabilités budgétaires dans diverses positions de management. Il exerce la fonction de directeur de l’entreprise Management Institut Hettl Consult à Rohr près de Nuremberg depuis 1995. Il est plus particulièrement actif dans le rôle de coach, entraîneur et conseiller en management pour les comités de direction, les directions d’entreprise et les cadres dirigeants. Ses principaux centres d’intérêt englobent les thèmes de Leadership skills et de compétences managériales. Ses activités de membre de conseil de surveillance, de direction d’une entreprise de taille moyenne et de consultant auprès des Nations Unies à New York lui confèrent une grande expérience. De plus, il a occupé plusieurs années durant une chaire de management et marketing. Il est connu comme auteur d’ouvrages spécialisés et livres audio ainsi que pour avoir publié de nombreux articles techniques. En collaboration avec son team, il conseille les CEOs, les membres de conseils d’administration, les directions et le service de gestion des ressources humaines des petites et moyennes entreprises ainsi que des groupes dans le cadre national et international. Remarqué comme «excellent speaker» et «excellent trainer», il fait partie des conférenciers d’envergure dans les pays germanophones et collabore avec les organisateurs des séminaires et congrès les plus prisés en Europe. A ce jour, il a enthousiasmé ses 25 000 auditeurs par une indiscutable compétence, un style d’exposé direct et très motivant aux conseils pratiques utilisables tels quels. Ses conférences obtiennent régulièrement la note d’excellence.
Aides de travail appropriées
Entretien du personnel
Un entretien en face à face vous permet d'obtenir un impact plus fort que les communications écrites et les notes. Les entretiens avec les collaborateurs ont également un impact plus fort car votre message est transmis à la fois verbalement et non verbalement, par vos expressions faciales, vos gestes et votre langage corporel. Vos collaborateurs peuvent ainsi mieux percevoir votre état d'esprit, poser directement des questions, clarifier immédiatement d'éventuels malentendus et décrypter les messages entre les lignes. Ces conseils pour les entretiens avec les collaborateurs vous aident à rendre votre communication plus consciente et à orienter de manière ciblée l’impact de vos propos.
Conseils pour un entretien du personnel
Conseil n° 1 pour un entretien du personnel : occasion de discussion et entretien des relations
Lorsque le contact direct fait défaut, des malentendus ou des conflits peuvent surgir, ce qui entraîne souvent des problèmes de motivation et des performances insuffisantes. Recherchez un contact continu avec vos collaborateurs et profitez de chaque occasion de discussion pour instaurer la confiance, clarifier la voie commune à suivre et, le cas échéant, corriger le tir et motiver.
Conseil n° 2 pour un entretien du personnel : entretiens formels et informels
L’entretien informel, ou « petit entretien avec le collaborateur », se déroule pour ainsi dire entre deux portes, tandis que le « grand » entretien formel peut avoir lieu à l’occasion de différents événements convenus au préalable. Les occasions formelles comprennent, par exemple, les entretiens d’évaluation, de feedback, de reconnaissance, annuels, de période d’essai, de définition d’objectifs, de retour au travail, de critique et de licenciement. Les règles de base concernant la préparation, le déroulement et le suivi de l’entretien s’appliquent de la même manière à toutes ces occasions.
Conseil n° 3 pour un entretien du personnel : trouver un rendez-vous
Vous connaissez certainement cette situation où, par manque de temps, il ne vous est pas possible de parler immédiatement à votre collaborateur. Trouvez alors un rendez-vous dans les meilleurs délais, par exemple pendant le déjeuner, à la suite d’une réunion prévue de toute façon ou pour une brève discussion dans la cafétéria. En tant que dirigeant, vous êtes responsable de la réussite de l’entretien. Créez une atmosphère positive et des conditions agréables.
Conseil n° 4 pour un entretien du personnel : choisir le bon style d’entretien
On distingue deux styles d’entretien pertinents pour les entretiens avec les collaborateurs : l’entretien directif et l’entretien centré sur le collaborateur.
L'entretien directif se caractérise par une forte orientation de votre part en tant que dirigeant. Il correspond ainsi à la répartition habituelle des rôles entre votre collaborateur et vous-même. Cela se manifeste notamment par la répartition du temps de parole : il s'agit davantage d'une communication à sens unique, ponctuée de questions adressées au collaborateur. Vous utilisez alors des stratégies d'orientation pour structurer l'entretien et l'orienter vers un objectif. Un entretien directif implique que vous :
- précisiez l’objectif et la durée prévue de l’entretien,
- répartissiez le temps de parole, c’est-à-dire que vous invitiez votre collaborateur à s’exprimer, que vous posiez des questions,
- que vous l’invitez à donner des explications et à prendre position,
- que vous résumiez et validiez les résultats de l’entretien et, le cas échéant, que vous les documentiez,
- que vous clôturiez vous-même l’entretien.
Lors d’un entretien du personnel, vous accordez à votre collaborateur une plus grande part de parole. Tout ce qui est important pour lui doit être abordé. Vous n’utilisez que peu de mesures pour orienter l’entretien, vous prenez suffisamment de temps et vous laissez votre collaborateur s’exprimer librement. Un tel entretien implique que vous :
- écoutiez activement et encouragiez le collaborateur à s'exprimer,
- teniez compte non seulement des faits, mais aussi des causes et des éventuelles résistances émotionnelles,
- laissiez de la place aux réflexions du collaborateur : il réfléchit par exemple à ses performances ou doit proposer de sa propre initiative des solutions ou des suggestions pour résoudre les problèmes.
Conclusion sur l'entretien du personnel
Le style d'entretien centré sur l'employé est pertinent dans le cadre d'une conversation libre, moins axée sur les objectifs. Il n'est donc pas adapté aux entretiens que vous souhaitez mener de manière ciblée. Les conseils en matière d'entretiens avec les employés recommandent particulièrement ce style dans les situations où vous souhaitez avant tout exprimer votre estime et votre confiance, ou lorsqu'il s'agit de mettre au jour les causes profondes des problèmes. Veillez à ce que votre collaborateur ne se sente pas dépassé par le style de conversation directif et qu’il ait également l’occasion d’exprimer son point de vue – ce qui est particulièrement important dans les situations complexes. D’autres conseils sur les entretiens avec les collaborateurs vous montrent comment garantir une conduite équilibrée de la conversation.
