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Entretien du personnel: Mener correctement les entretiens avec les collaborateurs

L’entretien du personnel est l’un des instruments les plus efficaces pour la gestion de ces derniers. Ce sont des occasions où vous devez bien vous faire comprendre et savoir convaincre afin d’atteindre les objectifs fixés avec vos collaborateurs et réaliser ainsi les tâches qui y sont liées. L’entretien du personnel vous permet d’avoir un impact plus fort que de simples communications ou notes écrites. Les entretiens avec les collaborateurs sont également efficaces de par le fait que vous pouvez faire passer votre message de manière verbale et non verbale, par des expressions du visage, une gestuelle et un langage corporel spécifiques.

15/02/2021 De: Matthias K. Hettl
Entretien du personnel

Entretien du personnel

Le défaut de contact direct peut entraîner des incompréhensions ou des conflits, qui débouchent souvent sur des problèmes de motivation et des performances lacunaires. Cherchez constamment le contact avec vos collaborateurs et profitez de chaque occasion de dialoguer pour renforcer la confiance, clarifier la direction à prendre, voire la corriger.

Le dialogue informel ou «le petit entretien avec le collaborateur» se fait pour ainsi dire entre deux portes, tandis que le «grand» entretien formel peut s’inscrire dans différentes occasions convenues au préalable. Les occasions formelles sont par exemple les entretiens d’évaluation, de feedback, de reconnaissance, annuels, de temps d’essai, de convention d’objectifs, de reprise du travail, ou encore les entretiens critiques et de licenciement. Les règles de base concernant la préparation, la conduite et le suivi de ces entretiens sont les mêmes pour tous les types d’entretien.

Vous connaissez certainement aussi la situation où, pour des raisons de temps, il n’est pas possible de parler avec votre collaborateur. Trouvez donc un moment propice, par exemple après le repas de midi, pour organiser une brève séance ou un entretien autour d’un café. Il est important que vous appliquiez ici le principe qui consiste à «fixer les priorités». En tant que leader, vous avez la responsabilité de la réussite de l’entretien. Créez donc un climat propice et des conditions cadres agréables.

On peut distinguer deux styles de discussion pertinents pour les entretiens avec les collaborateurs: le style directif et le style centré sur le collaborateur. L’entretien directif se caractérise par une conduite résolue de votre part en tant que cadre. Il correspond donc à la répartition classique des rôles entre votre collaborateur et vous-même. On le verra par exemple lors de la répartition des différents éléments de l’entretien: il s’agit plus d’une communication à sens unique avec des demandes de précision aux collaborateurs. Vous utilisez ici des stratégies spécifiques pour structurer l’entretien et l’influencer dans le sens d’un but particulier. Un entretien diriger signifie que vous:

 

  • nommez le but et la durée de l’entretien,
  • indiquez les éléments de l’entretien, à savoir que vous conviez votre interlocuteur à parler, à poser des questions,
  • conviez à donner des explications, des prises de position,
  • résumez les résultats de l’entretien et les documentez le cas échéant,
  • vous chargez vous-même de clore l’entretien.

L’entretien du personnel doit être centré sur le collaborateur et implique que vous laissiez davantage la parole à votre collaborateur. Il doit pouvoir dire tout ce qui lui semble important. Vous n’intervenez que très peu pour diriger la conversation, prenez suffisamment de temps et laissez votre collaborateur s’exprimer. Un tel entretien signifie que:

  • vous écoutez attentivement et encouragez votre collaborateur à s’exprimer,
  • vous énoncez non seulement des faits, mais également les causes et les éventuels blocages émotionnels,
  • vous donnez le temps de la réflexion à votre collaborateur, qui reviendra sur sa performance ou cherchera des solutions originales.

L’entretien centré sur le collaborateur prendra la forme d’une discussion libre, qui portera donc moins sur les objectifs. Ce genre d’entretien ne convient donc pas si vous voulez insister sur ces derniers. Vous opterez pour ce genre d’entretien pour exprimer votre satisfaction et votre confiance ou s’il s’agit de trouver les causes à l’origine de tel ou tel problème. Veillez à ce que votre collaborateur ne se sente pas écrasé par votre style direct et qu’il ait également l’occasion d’exprimer son point de vue, ce qui est particulièrement important dans les situations complexes.

En outre, il vous sera utile de reprendre le thème du feedback lors d’un entretien avec votre collaborateur. Le feedback est une technique d’entretien qui dit quelque chose sur vos interlocuteurs, comment vous les voyez et comment les autres vous voient. Le feedback est donc une réponse à un comportement effectif, réponse qui doit avoir un effet sur le comportement futur.

Le feedback est le petit déjeuner des champions

Le feedback comporte donc deux éléments, à savoir donner et recevoir. Le feedback doit permettre d’adopter un comportement plus efficace et plus ciblé. Un bon feedback se réfère toujours à des comportements positifs, resp. à renforcer, mais aussi à des comportements négatifs, qu’il s’agit d’abandonner. Un feedback permet de corriger un comportement perçu comme dérangeant et d’organiser ainsi plus efficacement la collaboration. Cela étant, ce n’est pas une affaire simple que de donner ou de recevoir un feedback critique, et d’être corrigé dans la perception que l’on a de soi.

Votre tâche de gestion centrale n’en est pas moins d’utiliser à bon escient cet instrument qu’est le feedback. Nous vous proposons donc ci-après quelques conseils utiles qui vous aideront à donner et à recevoir des feedbacks.

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