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Numérisation dans la finance et comptabilité: Des outils utiles au quotidien

Si l’on compare la finance et la comptabilité à ce qu’elles étaient il y a 20 ans, on constate que les choses ont beaucoup évolué dans ce domaine et que le potentiel d’automatisation et de numérisation y est important. La pandémie de coronavirus a justement accéléré les choses et nous disposons de nombreuses possibilités pour optimiser les processus et économiser ainsi des ressources.

21/09/2022 De: Isabelle Weber
Numérisation dans la finance et comptabilité

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Clarifier et utiliser les possibilités

Pourquoi l’automatisation est-elle nécessaire dans le domaine financier? La réponse est simple: pour économiser des ressources, il faut utiliser les possibilités offertes par la technologie. Pour pouvoir procéder à des automatisations optimales, il faut tenir compte de certains aspects et prendre le cas échéant quelques précautions, si cela n’a pas encore été mis en oeuvre dans le domaine financier.

Pour pouvoir procéder à des automatisations optimales, il faut tenir compte de certains aspects et prendre le cas échéant quelques précautions, si cela n’a pas encore été mis en oeuvre dans le domaine financier.

Il faut se demander tout d’abord si des processus bien pensés ont déjà été mis en place. Pour l’automatisation, il est important de connaître les processus, car c’est la seule façon d’automatiser parfaitement des étapes partielles. Si tel n’est pas le cas, il peut arriver que le processus ne fonctionne plus correctement, les étapes partielles ne formant pas un tout cohérent. Il convient donc, avant d’automatiser, de réfléchir à l’ensemble du processus et de bien l’analyser, afin d’éviter des dépenses ultérieures en cas de défaut.

La standardisation est un point clé pour l’automatisation des processus. Plus les processus sont standardisés, plus l’automatisation est efficace. Il y a bien sûr toujours des exceptions dans les affaires, mais l’essentiel est que la majorité des transactions puissent être traitées de manière standardisée, car de nombreuses exceptions impliquent généralement des mesures supplémentaires et donc des coûts.

Qu’est-ce qui peut être automatisé?

De nos jours, presque tout peut théoriquement être automatisé par un expert, la seule question est de savoir à quel prix et avec quel effort. Il convient donc de bien soupeser les avantages, les dépenses et les bénéfices. De très nombreuses étapes dans le domaine financier peuvent être automatisées à peu de frais au moyen d’un logiciel, afin de faciliter le quotidien du service financier.

CONSEIL PRATIQUE: Si vous avez des questions sur les possibilités de connexion existantes, je vous conseille de contacter le support du logiciel de comptabilité.

Examen des possibilités existantes

Les possibilités d’automatisation sont souvent à portée de main. La plupart des programmes de comptabilité disposent en effet déjà de quelques interfaces auxquelles d’autres logiciels peuvent être connectés sans trop de problèmes. Il vaut donc la peine de s’informer sur les possibilités existantes.

Voici quelques exemples d’automatisation d’étapes de processus partiels.

Processus créditeurs/OCR

L’OCR (opical character recognition), c’est à-dire la «saisie facilitée de documents par l’application d’une intelligence artificielle», est une technique relativement bien connue. L’OCR permet de gagner beaucoup de temps, notamment dans la comptabilité fournisseurs. Mais comment cela fonctionne-t-il? La facture doit être disponible en ligne, soit scannée, soit au format PDF. Le logiciel lit alors automatiquement les données qui ont été saisies manuellement.

Concrètement, cela signifie que l’adresse, le montant, la devise, l’échéance, le texte, la date de la facture peuvent être lus par le logiciel. En règle générale, cela permet également de saisir un nouveau créancier. Si l’on enregistre pour la première fois la facture d’un créancier, il faut saisir soi-même le compte général à imputer. Pour les écritures récurrentes, le logiciel propose ensuite automatiquement le compte général correspondant. Il suffit alors de vérifier si la facture à comptabiliser est correctement imputée sur le compte proposé. 

Cela permet de gagner beaucoup de temps, car il n’est plus nécessaire de saisir toutes les données à la main, mais seulement de les contrôler et de les adapter le cas échéant.

OCR dans le domaine de la facturation des cartes de crédit

Lors du décompte des cartes de crédit pour les entreprises ayant de nombreuses positions, l’OCR peut être particulièrement utile.

De nombreuses petites entreprises comptabilisent les positions du décompte de carte de crédit de manière groupée par type de frais, par exemple «divers frais de logiciel février 22», car elles n’ont pas les ressources en personnel nécessaires pour les comptabiliser proprement sur la base des transactions. Cela entraîne toutefois une perte de transparence des différents mouvements. Pour toute évaluation des chiffres (reporting, chiffres clés, etc.), la comptabilité financière est généralement la base de données. Nos rapports ne peuvent donc être aussi bons que cette dernière. Des informations précieuses concernant les différentes transactions des coûts du logiciel sont donc perdues et il ne sera donc pas possible à la comptabilité de procéder à une évaluation détaillée.

CONSEIL PRATIQUE: Dans ce cas, un logiciel OCR permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer la base des données de la comptabilité financière grâce à la transparence.

Facturation des frais de déplacement/facturation des frais

Qui ne connaît pas les tableaux Excel fastidieux à remplir pour la facturation des frais, où les justificatifs doivent en outre être collés sur une feuille de papier?

Or, la bonne nouvelle est que ce travail fastidieux appartient désormais au passé. Il existe en effet différents outils qui permettent de scanner les justificatifs de frais via une application et de les traiter directement sur l’ordinateur. Certaines applications offrent en outre la possibilité d’y insérer un processus de validation.

Workflow d’approbation des factures

Un processus de validation des factures minimise le risque de fraude, car l’occasion fait le larron. Il est très facile d’automatiser et de numériser ce processus. Certains logiciels proposent un workflow d’approbation automatisé, d’autres outils le proposent également en combinaison avec l’OCR, ce qui facilite le travail de comptabilisation.

La facture est scannée et envoyée à une personne responsable pour approbation. Cette personne est informée par e-mail qu’elle a une facture en attente de validation. La validation elle-même peut généralement se faire en quelques clics. Dès que la première personne a signé la facture, la personne qui est enregistrée dans le système pour le deuxième visa est informée par e-mail qu’une facture est disponible pour validation. Si la facture est entièrement visée, la comptabilité est informée que la facture est prête à être enregistrée et payée.

Cette numérisation permet de voir à tout moment où se trouve une facture en interne, ce qui est plutôt difficile lorsque le processus est manuel.

CONSEIL PRATIQUE: Ma recommandation est une double validation des factures. La première personne est celle qui a acheté le bien ou le service. Si cette personne n’a pas le droit de signer, la facture est adressée à son supérieur hiérarchique. La deuxième personne qui valide la facture est le service responsable des finances.

Harmonisation bancaire des factures

Selon le logiciel de comptabilité utilisé, une comparaison simplifiée des paiements du système bancaire s’impose. Pour ce faire, l’e-banking doit être relié au logiciel de comptabilité. Les transactions peuvent être récupérées directement dans le système comptable de la banque au moyen des données de connexion bancaire. Cela permet de simplifier la comptabilisation en y consacrant moins de temps, car le système comptable propose des factures déjà comptabilisées à comparer. Ces rapprochements peuvent alors être effectués en quelques clics et les saisies d’une écriture comptable complète ne sont plus nécessaires.

Utilisez donc dès aujourd’hui les connaissances de demain et faites-vous conseiller par un spécialiste.

Résumé sur la numérisation dans la finance et comptabilité

Il vaut donc la peine de consacrer relativement peu de temps à la réflexion sur les processus financiers et à l’identification d’un éventuel potentiel d’optimisation. La pandémie a encore accéléré la numérisation, créant ainsi de nombreuses nouvelles possibilités d’automatisation. Outre un gain de temps, les avantages résident dans la transparence et la clarté.

Si l’on travaille quotidiennement dans ses propres structures de processus, il est souvent difficile de reconnaître le potentiel d’optimisation. C’est pourquoi il vaut la peine de faire examiner et optimiser les processus financiers par un expert d’un point de vue neutre.

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