Concordance des chiffres d'affaires: Guide étape par étape
Daniela Schläpfer
Daniela Schläpfer est titulaire d'un diplôme de spécialiste en finance et comptabilité avec brevet fédéral et d'un MAS HES en TVA/VAT LL.M. Elle est responsable de mandats chez altrimo ag à Appenzell, où elle conseille entreprises et particuliers en matière de comptabilité, d'impôts directs et en particulier de TVA.
Aides de travail appropriées
En ce qui concerne la concordance des chiffres d'affaires, il est utile de mentionner que les assujettis qui établissent leurs décomptes selon la méthode des taux de la dette fiscale nette ou du taux forfaitaire sont en principe également tenus d'établir la concordance en question.
Pourquoi établir la concordance des chiffres d'affaires soi-même alors qu'elle peut l’être directement à partir d'un logiciel de comptabilité?
Le logiciel utilisé propose en effet d'établir une concordance en un clic de souris. Pourquoi donc investir autant de temps si la concordance peut être faite directement par le logiciel lui-même?
En principe, les concordances et vérifications issus du logiciel en question comparent de manière fiable les écritures déjà comptabilisées avec les écritures saisies, annulées ou modifiées ultérieurement. Les opérations comptables exemptes de code TVA ne sont toutefois pas prises en compte. Les écritures pour lesquelles aucun code TVA n'est défini ne sont, par conséquent, pas incluses dans la concordance. La qualité de ces concordances générées automatiquement dépend donc de la qualité de la comptabilité sur laquelle elles reposent. Pour garantir l'exhaustivité de la chose, il est donc indispensable, pour tous les responsables TVA d'une entreprise, de procéder manuellement à la concordance des chiffres d'affaires. Mais au-delà de son contenu, quelle est donc la marche à suivre ? Quelles en sont les étapes et comment contrôler l'exactitude de la concordance établie?
L'alinéa 2 de l'article 128 de l'Ordonnance sur la TVA (OTVA) précise le contenu d'une concordance des chiffres d'affaires et aide à établir un modèle individuel pour chaque entreprise.
Étape 1: Comparaison de la comptabilité avec les chiffres d'affaires décomptés
Comparer les chiffres d'affaires de la comptabilité avec ceux du décompte peut être une tâche très exigeante et un «bouffe-temps» redoutable, même si l'on a de solides connaissances en matière de TVA. Il est donc préférable que les recettes de différents types soient déjà réparties sur différents comptes dans la comptabilité. Dans l'idéal, les chiffres d'affaires sont répartis entre les prestations nationales, les prestations à l'étranger, les livraisons à l'exportation, les diminutions de la contre-prestation et les différents taux d'imposition. Pour comparer les chiffres d'affaires comptabilisés et les chiffres d'affaires décomptés, il est fort judicieux de dresser la liste des différents comptes de produits de la même manière que dans la comptabilité (balance des soldes). Les différences éventuelles sont ainsi plus aisément repérables dans les comptes concernés.
Les régularisations temporelles, les provisions, les transferts internes et autres écritures non liées au chiffre d'affaires ne doivent pas être pris en compte lors de l'établissement de la concordance. Le mode de décompte de la TVA joue toutefois un rôle important. Alors que dans le cas du décompte selon les contre-prestations convenues, les écritures de débiteurs et de créanciers sont déjà pertinentes pour la concordance des chiffre d'affaires ou celle de l'impôt préalable, les créances et les dettes ne doivent pas être prises en compte ou «neutralisées» en cas de décompte selon les contre-prestations reçues.
Les différences entre les chiffres d'affaires saisis dans la comptabilité financière et les chiffres d'affaires déclarés pendant la période fiscale doivent être intégralement retracées et documentées. C'est la seule manière de garantir l'exhaustivité des chiffres d'affaires décomptés. En outre, un suivi cohérent des différents documents facilitera leur examen ultérieur dans le cadre d'un contrôle TVA.
Étape 2: contrôler si les écritures pertinentes en matière de TVA ont été décomptées
Lors d'opérations comptables peu usuelles ou comptabilisées manuellement, il peut arriver que la saisie soit effectuée sans code TVA ou avec un code TVA erroné. Il peut s'agir, par exemple, de l'échange d'un véhicule de société comme acompte pour un véhicule de remplacement, de prestations appréciables en argent fournies à des collaborateurs ou à des personnes proches sous forme d'abonnement de téléphonie mobile ou de location d'un appartement à usage privé, etc. Bien que le produit de l'utilisation du logement à des fins d'habitation ne donne pas lieu à un impôt sur le chiffre d'affaires, le loyer doit tout de même être déclaré dans le rapport annuel en tant que prestation exclue du champ de l'impôt. De telles prestations sont en outre susceptibles de donner lieu une correction de l'impôt préalable.
Il est donc judicieux de vérifier la comptabilité de telles prestations et, le cas échéant, de déclarer a posteriori les montants concernés dans la concordance des chiffres d'affaires.
Pour les assujettis ne bénéficiant pas d'une déduction intégrale de l'impôt préalable, ainsi que pour les personnes qui établissent leurs décomptes selon la méthode des taux de la dette fiscale nette ou du taux forfaitaire, il est également important de vérifier les acquisitions de prestation soumises à l'impôt sur les acquisitions puis de déclarer ultérieurement une éventuelle différence dans ce dernier. Pour les assujettis bénéficiant d'un droit intégral à la déduction de l'impôt préalable, il convient également de vérifier l'intégralité de l'impôt sur les acquisitions déclaré. D’hypothétiques clarifications ultérieures n'ont toutefois aucune influence sur un éventuel versement complémentaire et sur la demande de remboursement de l'impôt.
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Étape 3: Concordance des chiffres d'affaires comptabilisés et décomptés
Une fois que tous les revenus sont indiqués dans la concordance des chiffres d'affaires, le chiffre d'affaires dû pour la période fiscale peut alors être calculé. Le chiffre d'affaires calculé dans la concordance doit correspondre au chiffre d'affaires introduit dans la comptabilité. Si ce n'est pas le cas, il faut déterminer la différence entre le chiffre d'affaires comptabilisé et le chiffre d'affaires calculé. Les raisons les plus fréquentes de ces écarts sont des produits comptabilisés sans code fiscal ou avec un code «impôt préalable» en lieu et place d'un code «chiffre d'affaires». Une comptabilité financière correctement établie facilite toujours la recherche et la compréhension des différences constatées. En définitive, la concordance des chiffres d'affaires calculée à partir de la différence d'impôt sur le chiffre d'affaires doit correspondre à l'impôt sur le chiffre d'affaires non décompté dans la comptabilité.
Étape 4: Concordance de l'impôt préalable
Les écarts entre la comptabilité tenue et les décomptes TVA ne concernent pas seulement les chiffres d'affaires, mais aussi l'impôt préalable. C'est pourquoi il est recommandé, voire nécessaire selon l'art. 128, al. 3 OTVA, de faire concorder l'impôt préalable comptabilisé avec les montants décomptés. La comparaison des comptes d'impôt préalable occasionne en général beaucoup moins de travail que la concordance des chiffres d'affaires.
En principe, la saisie, la correction ou la suppression de charges dans la comptabilité d'une période déjà décomptée peut entraîner certaines différences notables entre l'impôt préalable comptabilisé et celui décompté si le décompte n'est pas corrigé ou si les modifications ne sont pas prises en compte le trimestre suivant.
Si l'impôt préalable est comptabilisé directement sur le compte d'impôt préalable concerné sans code fiscal, ces montants ne sont pas automatiquement pris en compte dans le décompte TVA. Pour pouvoir éliminer de telles différences, l'impôt préalable comptabilisé dans une période fiscale est comparé aux montants décomptés. La différence doit être déclarée dans la concordance annuelle.
Étape 5: Calcul final des corrections et des réductions de l'impôt préalable
L'exactitude des corrections de l'impôt préalable relatives aux chiffres d'affaires exclus du champ de l'impôt ainsi que les réductions de l'impôt préalable liées par exemple à l'obtention de subventions doivent également être vérifiées de manière finale lors de la concordance annuelle et, le cas échéant, corrigées.
Cela s'applique en particulier aux corrections de l'impôt préalable inhérentes au chiffre d'affaires. Un contrôle des corrections et des réductions décomptées et comptabilisées est indispensable en vue d'un autocontrôle fructueux. En ce qui concerne la réduction de l'impôt préalable, il convient de mentionner que les montants à déclarer dans les chiffres 900 et 910 doivent également être adaptés en conséquence.
Étape 6: Concordance du compte de paiement TVA
Si les étapes de concordance décrites précédemment ont été effectuées, la dette ou la créance envers l'Administration fédérale des contributions doit correspondre au montant indiqué sur le compte de paiement TVA. Si les deux montants présentent des différences, il est indispensable de vérifier les écritures sur le compte de dettes et, le cas échéant, de contrôler à nouveau la concordance des chiffres d'affaires et de l'impôt préalable. De telles différences peuvent également être dues à des incohérences provenant de périodes fiscales antérieures. Si les montants sont identiques, on peut partir du principe que tous les chiffres d'affaires ont été décomptés avec l'impôt sur le chiffre d'affaires et que l'impôt préalable comptabilisé a été revendiqué. La qualification correcte des prestations, du point de vue fiscal, demeure toujours réservée.
Conclusions/Résumé
Une comptabilité financière correctement établie et une attribution soigneuse des codes TVA simplifient l’établissement de la concordance des chiffres d'affaires et de l'impôt préalable. La vérification finale de la comptabilité en rapport avec des opérations comptables extraordinaires, des prestations appréciables en argent, des corrections de l'impôt préalable, etc. fait également partie de la concordance annuelle, tout comme la concordance de l'impôt sur le chiffre d'affaires et de l'impôt préalable comptabilisés ainsi que du compte de dettes TVA. La concordance doit être adaptée chaque année aux conditions spécifiques à l'entreprise, sachant que d'autres opérations comptables peuvent toujours être ajoutées sans réel problème à une bonne concordance de base.
