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Documentation des opérations de TVA: Éléments centraux au sein de l'entreprise

La documentation des opérations de TVA au sein de l’entreprise contribue à minimiser les risques encourus dans ce domaine. Vous trouverez ci-dessous un aperçu et des conseils sur la manière d’enregistrer ces éléments centraux. La jurisprudence récente (voir plus loin) montre notamment que des procédures strictes doivent être mises en œuvre dans ce domaine.

20/09/2022 De: Susanne Gantenbein
Documentation des opérations de TVA

Trop peu d’attention – à tort

Dans beaucoup d’entreprises, la TVA est un véritable crève-cœur. Ce n’est qu’après l’annonce d’un contrôle TVA que l’on tente de remédier en dernière minute aux omissions opérées pendant de nombreuses années: il faudra préparer, par exemple, le rapprochement entre la taxe sur le chiffre d’affaires et l’impôt préalable pendant toute la période de contrôle ou dresser un aperçu des risques de TVA existant dans l’entreprise. Or, ces mesures ne sont guère adaptées pour réduire les risques liés à la TVA. D’autres «mesures exceptionnelles» telles qu’une analyse sélective de la TVA, si elles sont utiles, n’ont qu’une portée limitée. Il est plus efficace de définir divers processus de contrôle et d’amélioration continuels portant sur les opérations de TVA. Ce faisant, l’entreprise doit être consciente que les choix décisifs ne surviennent pas seulement lors de l’enregistrement d’une facture d’un fournisseur ou de l’émission d’une facture à un client. Par exemple, le personnel de vente doit savoir si une offre doit être faite avec ou sans TVA et, dans le cas d’activités commerciales à l’étranger, si une éventuelle obligation d’assujettissement à la TVA doit être respectée. Dans les négociations de contrats, la prise en compte précoce des questions relatives à la TVA est tout aussi importante que la conception de la chaîne interne de création de valeur ou la décision relative à des restructurations.

En ce qui concerne le choix et la portée des mesures de réduction des risques, il faut tenir compte de la complexité de la TVA dans l’entreprise concernée. Plusieurs mesures vont être décrites brièvement ici.

Nomination d’un responsable TVA

Dans toute entreprise imposable, il est indispensable de définir et d’établir clairement les attributions et les responsabilités en matière de TVA. La désignation d’une personne responsable de la TVA est donc essentielle. Relèveront de sa tâche:

  • élaborer, documenter et mettre à jour régulièrement les directives internes TVA, les processus et les instructions de travail
  • contrôler la mise en œuvre correcte des directives en matière de TVA
  • former les employés
  • devenir le point central de contact pour toutes les questions relatives à la TVA, se documenter sur les évolutions actuelles en matière de TVA qui concernent l’entreprise, par exemple via le site Internet de l’AFC, des bulletins d’information des sociétés externes de conseil et participer à des cours de formation continue
  • assurer la coordination avec les consultants externes en matière de TVA

Cependant, la nomination d’un responsable ne suffit pas. Dans la pratique, il n’est pas rare que le responsable TVA n’exerce pas cette fonction «à plein temps», mais dans le cadre d’autres tâches dans le domaine financier et comptable. Il n’y a rien à y redire, pour autant que l’entreprise ait conscience que cette fonction prend du temps. La complexité de la taxe sur la valeur ajoutée est encore trop souvent sous-estimée au niveau de la direction où la taxe sur la valeur ajoutée n’est perçue que comme une simple question de flux. Cela est vrai pour de nombreuses entreprises - mais seulement lorsque la taxe sur la valeur ajoutée est gérée correctement. Toute erreur de jugement peut rapidement se révéler coûteuse lors d’un contrôle TVA, car ces erreurs se produisent souvent lors de transactions commerciales de routine.

Documentation TVA nécessaire

La préparation d’une documentation TVA présuppose que la personne responsable de la TVA connaisse les activités commerciales de l’entreprise resp. ses transactions individuelles, les responsabilités existantes, les processus de travail et les aspects fonctionnels du système ERP.

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