10/11/2020

Procédures TVA et documentations: Éléments centraux au sein de l'entreprise

La documentation des opérations de TVA au sein de l’entreprise contribue à minimiser les risques encourus dans ce domaine. Vous trouverez ci-dessous un aperçu et des conseils sur la manière d’enregistrer ces éléments centraux. La jurisprudence récente (voir plus loin) montre notamment que des procédures strictes doivent être mises en œuvre dans ce domaine.

De: Susanne Gantenbein  ImprimerPartager 

Susanne Gantenbein

avocate et experte fiscale avec dipl. fédéral, travaille chez T+R SA à Gümlingen/BZ. Son domaine de base est le droit de la TVA et douanier. Elle est en outre l’auteure de plusieurs publications et donne des conférences techniques dans le domaine de la taxe sur la valeur ajoutée.

Procédures TVA et documentations

Procédures TVA et documentations

Trop peu d’attention – à tort

Dans beaucoup d’entreprises, la TVA est un véritable crève-cœur. Ce n’est qu’après l’annonce d’un contrôle TVA que l’on tente de remédier en dernière minute aux omissions opérées pendant de nombreuses années: il faudra préparer, par exemple, le rapprochement entre la taxe sur le chiffre d’affaires et l’impôt préalable pendant toute la période de contrôle ou dresser un aperçu des risques de TVA existant dans l’entreprise. Or, ces mesures ne sont guère adaptées pour réduire les risques liés à la TVA. D’autres «mesures exceptionnelles» telles qu’une analyse sélective de la TVA, si elles sont utiles, n’ont qu’une portée limitée. Il est plus efficace de définir divers processus de contrôle et d’amélioration continuels portant sur les opérations de TVA. Ce faisant, l’entreprise doit être consciente que les choix décisifs ne surviennent pas seulement lors de l’enregistrement d’une facture d’un fournisseur ou de l’émission d’une facture à un client. Par exemple, le personnel de vente doit savoir si une offre doit être faite avec ou sans TVA et, dans le cas d’activités commerciales à l’étranger, si une éventuelle obligation d’assujettissement à la TVA doit être respectée. Dans les négociations de contrats, la prise en compte précoce des questions relatives à la TVA est tout aussi importante que la conception de la chaîne interne de création de valeur ou la décision relative à des restructurations.

En ce qui concerne le choix et la portée des mesures de réduction des risques, il faut tenir compte de la complexité de la TVA dans l’entreprise concernée. Plusieurs mesures vont être décrites brièvement ici.

Nomination d’un responsable TVA

Dans toute entreprise imposable, il est indispensable de définir et d’établir clairement les attributions et les responsabilités en matière de TVA. La désignation d’une personne responsable de la TVA est donc essentielle. Relèveront de sa tâche:

  • élaborer, documenter et mettre à jour régulièrement les directives internes TVA, les processus et les instructions de travail
  • contrôler la mise en œuvre correcte des directives en matière de TVA
  • former les employés
  • devenir le point central de contact pour toutes les questions relatives à la TVA, se documenter sur les évolutions actuelles en matière de TVA qui concernent l’entreprise, par exemple via le site Internet de l’AFC, des bulletins d’information des sociétés externes de conseil et participer à des cours de formation continue
  • assurer la coordination avec les consultants externes en matière de TVA

Cependant, la nomination d’un responsable ne suffit pas. Dans la pratique, il n’est pas rare que le responsable TVA n’exerce pas cette fonction «à plein temps», mais dans le cadre d’autres tâches dans le domaine financier et comptable. Il n’y a rien à y redire, pour autant que l’entreprise ait conscience que cette fonction prend du temps. La complexité de la taxe sur la valeur ajoutée est encore trop souvent sous-estimée au niveau de la direction où la taxe sur la valeur ajoutée n’est perçue que comme une simple question de flux. Cela est vrai pour de nombreuses entreprises - mais seulement lorsque la taxe sur la valeur ajoutée est gérée correctement. Toute erreur de jugement peut rapidement se révéler coûteuse lors d’un contrôle TVA, car ces erreurs se produisent souvent lors de transactions commerciales de routine.

Documentation TVA nécessaire

La préparation d’une documentation TVA présuppose que la personne responsable de la TVA connaisse les activités commerciales de l’entreprise resp. ses transactions individuelles, les responsabilités existantes, les processus de travail et les aspects fonctionnels du système ERP.

Cartographie des transactions

Le point de départ d’une documentation TVA qui, en fin de compte, constitue une étape essentielle pouvant contribuer à la compréhension des processus internes de l’entreprise, est l’identification et la présentation de tous les flux essentiels de biens, de services et de factures à l’entrée et à la sortie, ce qu’on appelle le «Transaction Mapping». La meilleure manière de présenter toutes les informations pertinentes de manière significative est de créer une matrice qui montre les transactions et les considérations pertinentes. Si la matrice devait (également) être utilisée par des employés qui ne travaillent pas dans le domaine fiscal, un langage compréhensible devra être utilisé pour décrire les différentes transactions. Par exemple, «envoyer des marchandises en Allemagne pour y être emballées, puis vendues» sera probablement plus compréhensible pour un employé du service des ventes que «dépôt des propres marchandises en Allemagne suivies d’une vente locale». Le «langage TVA», en revanche, aidera le personnel informatique à effectuer un codage automatisé correct.

Le résultat doit être une matrice qui présente le traitement TVA de chaque opération contrôlée. Une fois l’analyse de la TVA terminée, la matrice pourra être complétée par des informations supplémentaires. Par exemple avec

  • la clé fiscale à utiliser
  • les obligations de déclaration (numéros des décomptes TVA)
  • des informations sur les preuves requises (par exemple, documents d’exportation) et sur les personnes qui doivent disposer de ces preuves resp. sur le lieu et la durée de conservation des preuves
  • les notes aux factures qui sont nécessaires

Une telle matrice peut se présenter de la manière suivante (voir le tableau).

Scénario

AP/AR

Descriptif

Émetteur de la facture

Destinataire de la facture

Pays de départ

Pays de destination

Incoterm

N°  TVA destinataire

Code fiscal

Descriptif code fiscal

Texte de facture

Déclaration TVA

Preuve

1

AR

CH: livraison nationale

X Sarl

Client

CH

CH

CPT

CHE-123.456. 789 TVA

A3

CH: Exportation

n/d

CH: 200

 

2

AR

CH: exportation

X Sarl

Client

CH

DE

DAP

DE123456789

A1

CH: 7,7% livraison nationale

n/d

CH: 200/220

Décision de taxation exportation

Une fois terminée, la matrice pourra être utilisée de plusieurs manières, notamment comme document de référence par les équipes commerciales qui passent ou reçoivent des commandes, par le personnel comptable qui traite les factures et par le personnel informatique qui établit de nouvelles clés fiscales.

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Instructions de travail et formation du personnel

Toutes les informations pertinentes aux fins de la TVA, de la commande à l’établissement d’une facture, peuvent être extraites de la matrice. Toutefois, en fonction de la taille de l’entreprise, du nombre de flux de biens/prestations, de factures et de la répartition des tâches entre les différentes équipes (par exemple, centre de services partagés), il peut être utile d’établir des instructions de travail séparées et coordonnées pour chaque équipe dans son domaine respectif. Dans ce contexte, il est utile d’échanger des informations avec les employés concernés ou avec la direction des équipes respectives afin de s’assurer que le résultat du travail réponde réellement aux besoins des employés et ne dégénère pas en montagnes de papier.

Dans tous les cas, il faut disposer d’instructions de travail détaillées pour la préparation de la déclaration TVA. Une instruction de travail qui contienne les différentes étapes de travail (éventuellement aussi des captures d’écran du système ERP) garantira que la déclaration soit préparée de manière cohérente et que la comptabilité pourra être reconstituée quel que soit l’employé qui la préparera; cela s’appliquera également en cas de contrôle TVA. Pour la TVA suisse, la préparation annuelle du rapprochement de l’impôt sur le chiffre d’affaires et de l’impôt préalable ainsi que tout contrôle de vraisemblance de l’impôt préalable (extrapolation sommaire de l’impôt préalable sur les dépenses et les investissements grevés de l’impôt préalable) devra également faire partie de l’instruction de travail.

Les instructions de travail ne seront efficaces que si les employés reçoivent une formation régulière - celle-ci pouvant généralement être faite efficacement par téléphone ou par vidéoconférence. Une formation régulière permettra également de maintenir la documentation à jour, car il est fréquent, lors de la préparation, qu’une documentation ne soit plus tout à fait à jour.

Documentation de la procédure en cas de facturation et d’archivage électroniques

Selon le droit suisse (et ailleurs, selon le droit d’autres juridictions), des processus en rapport avec le traitement et l’archivage électroniques des informations commerciales doivent être élaborés. Il faut donc que les processus de facturation et de conservation électroniques soient documentés de manière traçable, l’authenticité, l’inaltérabilité, l’exhaustivité, la disponibilité et la compréhensibilité des informations archivées devant être garanties tant lors de la facturation que pendant toute la période de conservation. La documentation de procédure décrit la structure organisationnelle, le processus et les responsabilités comme la manière dont la facture électronique est transmise, reçue, traitée et conservée et cela comprend donc la documentation du système. La manière et l’étendue de la documentation sont laissées par le législateur à l’initiative de l’entreprise individuelle.

 

Réf.

Objectif

Risque

Activité de contrôle

Documentation

Fréquence

Responsable

K-1

L’obligation fiscale calculée par trimestre est correcte et complète, elle est transmise à l’AFC division TVA en temps voulu.

Un mauvais calcul de l’impôt ou un retard de paiement de l’impôt peut donner lieu à des rattrapages d’impôts et à des intérêts moratoires

Vérification de la détermination correcte de l’obligation fiscale à l’aide des comptes techniques

Check-list 1 TVA

Trimestrielle

Comptabilité

K-2

Décomptes TVA complets et corrects

Une déclaration fausse et/ou incomplète du chiffre d’affaires et de l’impôt préalable entraîne d’éventuelles demandes de remboursement de la taxe et des intérêts de retard

Vérification et libération des décomptes TVA préparés par le service comptable (principe du double contrôle)

Check-list 2 TVA

Trimestrielle

Équipe TVA

K-3

Le chiffre d’affaires est entièrement et correctement déclaré (en tenant compte des écritures de fin d’année)

Une déclaration fausse et/ou incomplète du chiffre d’affaires entraîne d’éventuelles demandes de remboursement de la taxe et des intérêts de retard

Vérification de la finalisation de la TVA (rapprochement du chiffre d’affaires) et de la déclaration ultérieure des différences

Check-list 3 TVA

Annuelle

Équipe TVA

La documentation de la procédure est la clef qui permet de prouver son bon fonctionnement. Dans la pratique, on constate toutefois que la facturation et l’archivage électroniques, s’ils existent, ne sont généralement pas documentés.

Délai de conservation

Il faut vouer une attention particulière à la durée de la conservation dans le cadre de la documentation TVA. En Suisse, le délai (relatif) de prescription en matière de TVA est de cinq ans (plus l’année en cours). En ce qui concerne les biens immobiliers, les transactions commerciales devraient être reconstituables pendant une période pouvant aller jusqu’à 20 ans (ou idéalement 26 ans si l’on tient compte de la prescription). Pendant cette période, les transactions commerciales peuvent être soumises à un contrôle TVA et les documents relatifs à la TVA doivent être disponibles. Il convient donc de préciser (par exemple dans les directives sur la TVA) où les documents (électroniques ou physiques) relatifs à la TVA doivent être déposés afin qu’ils restent à la disposition de l’entreprise même une fois que les anciens employés l’auront quittée.

Mise à jour de la documentation TVA

Les entreprises sont en constante évolution et la manière dont la TVA est appliquée, que ce soit du point de vue juridique ou concret, est dynamique. Il est donc important de vérifier et d’actualiser régulièrement la documentation relative à la TVA par rapport aux nouvelles opérations, aux modifications des opérations existantes ou aux changements de législation et de pratique. Il faut relever que plus le volume de la documentation TVA augmente, plus le coût de sa mise à jour augmente en parallèle.

Analyse des données et logiciels de TVA en tant qu’utilitaires

Pour les entreprises dont la situation en matière de TVA est étendue et complexe, il est recommandé de vérifier si les analyses de données de TVA peuvent être réalisées à l’aide de solutions logicielles. Ainsi, des transactions hors normes et importantes pourront être contrôlées de manière ciblée dans le cadre des ressources disponibles. Cela concerne notamment les réglementations étrangères en matière de conformité à la TVA où les processus peuvent être effectués automatiquement (par exemple, demande de numéros UID, exigences formelles de facturation, etc.)

Système de contrôle interne TVA

Un système de contrôle interne (SCI) se compose de règles de contrôle des activités de l’entreprise et de règles de contrôle du respect de ces règles (système de surveillance interne), notamment aussi la séparation des fonctions.

Par rapport à la TVA, le système de contrôle interne doit contenir toutes les mesures et tous les contrôles techniques et organisationnels systématiques au sein de l’entreprise qui ont été utilisés pour assurer le respect des exigences légales de la législation sur la TVA (notamment les structures informatiques nécessaires et appropriées).

La deuxième composante d’un SCI est constituée des mesures de surveillance et de contrôle qui doivent également être documentées. Par exemple, une matrice de contrôle des risques peut être mise en place comme indiqué dans le tableau ci-dessus.

Il n’existe pas de modèle de SCI tout prêt. Chaque entreprise doit développer son propre système. Le point de départ est toujours constitué par «la situation actuelle». Existe-t-il déjà un cadre pour le SCI dans l’entreprise et des mesures de contrôle sont-elles déjà déployées? Le cas échéant, les premières règles du SCI TVA peuvent être définies sur cette base et développées successivement par la suite selon le principe de Confucius selon lequel c’est l’objectif qui crée le chemin.

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