Conformité: Traitement des frais professionnels en droit suisse
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Droit suisse du travail et conformité des remboursements
Que prévoit le droit suisse du travail en matière de décomptes de frais, et quelles indemnités sont juridiquement conformes ?
Le Code des obligations (art. 327 ss CO) impose à l’employeur de prendre en charge les outils de travail et le matériel nécessaires à l’exécution du travail, sauf convention contraire. Il est également tenu de rembourser les frais directement liés à l’exécution du travail, considérés comme usuels selon la pratique. Ces dispositions sont impératives au profit du travailleur (art. 327a al. 1 CO, art. 327b al. 1 CO).
En revanche, les frais personnels du collaborateur, tels que les trajets entre domicile et lieu de travail, ne sont pris en charge que si l’employeur s’y est engagé contractuellement.
Trois catégories de frais sont distinguées :
- Frais pour les outils de travail et le matériel (art. 327 CO)
- Frais nécessaires de manière générale (art. 327a CO)
- Frais pour l’utilisation d’un véhicule motorisé (art. 327b CO)
Outils de travail et matériel (art. 327 CO)
L’employeur doit fournir les équipements et le matériel nécessaires à l’exécution des tâches.
a. L’employeur fournit le matériel:
Exemples : équipements de protection pour un ouvrier, ordinateur pour un employé administratif, ustensiles pour un cuisinier.
b. Le collaborateur fournit le matériel:
Un remboursement basé sur le prix de revient est approprié. Pour les équipements durables, la base de calcul est la valeur locative. Exemple: un musicien utilisant son instrument pour une prestation peut prétendre à une indemnité correspondant à la location usuelle du même instrument.
Les consommables (ex. papier, encre) sont des «matériaux»; les outils techniques (ex. ordinateur) sont des «équipements».
Principe: Le collaborateur ne doit ni gagner ni perdre sur le remboursement.
Véhicules motorisés (art. 327b CO)
Cette disposition ne s’applique qu’aux véhicules à moteur terrestres (voiture, moto, etc.). Les frais de transport ferroviaire ou aérien relèvent de l’art. 327a CO.
Deux cas de figure:
a. Véhicule d’entreprise
b. Véhicule privé utilisé dans un cadre professionnel
L’employeur rembourse les frais d’utilisation usuels (essence, entretien, pneus, stationnement, etc.).
Si un véhicule privé est utilisé, et sauf disposition contraire, l’employeur doit aussi prendre en charge les assurances, taxes et amortissements.
L’utilisation doit toujours être approuvée par l’employeur.
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