Conformité: Traitement des frais professionnels en droit suisse
Contenu
- Comment le droit suisse réglemente-t-il le remboursement des frais professionnels pour les employeurs ?
- Droit suisse du travail et conformité des remboursements
- Garantir la conformité des notes de frais
- Exemple de directive interne – frais professionnels
- Règles pratiques à l’attention des collaborateurs
- Conclusion
- FAQ: Conformité
EN BREF
En Suisse, l'employeur est légalement tenu de prendre en charge les outils de travail et les frais directement liés à l'exécution du travail, conformément aux articles 327 à 327b du Code des obligations. Cette obligation impérative vise à garantir que le collaborateur ne subisse ni perte ni gain financier suite à l'exercice de son activité professionnelle. Les frais personnels, comme les trajets domicile-travail, ne sont remboursables que sur base contractuelle, tandis que les frais de voyage et d'utilisation de véhicules privés nécessitent une approbation préalable et un calcul basé sur les frais réels usuels.
À retenir:
- L'employeur doit fournir le matériel nécessaire ou rembourser sa valeur locative si le collaborateur l'utilise.
- Les frais de transport ferroviaire et aérier relèvent de l'article 327a CO, tandis que les véhicules motorisés sont couverts par l'article 327b CO.
- La nécessité des frais doit être évaluée au cas par cas, la preuve incombant au collaborateur.
- L'absence de règles internes claires expose l'entreprise à des litiges et à une insécurité juridique.
Matthias K. Hettl
Après avoir terminé ses études en Sciences économiques de gestion et en Economie politique ainsi que sa préparation au doctorat, Matthias K. Hettl occupa tout d’abord le poste d’assistant de direction pour exercer ensuite des responsabilités de direction et des responsabilités budgétaires dans diverses positions de management. Il exerce la fonction de directeur de l’entreprise Management Institut Hettl Consult à Rohr près de Nuremberg depuis 1995. Il est plus particulièrement actif dans le rôle de coach, entraîneur et conseiller en management pour les comités de direction, les directions d’entreprise et les cadres dirigeants. Ses principaux centres d’intérêt englobent les thèmes de Leadership skills et de compétences managériales. Ses activités de membre de conseil de surveillance, de direction d’une entreprise de taille moyenne et de consultant auprès des Nations Unies à New York lui confèrent une grande expérience. De plus, il a occupé plusieurs années durant une chaire de management et marketing. Il est connu comme auteur d’ouvrages spécialisés et livres audio ainsi que pour avoir publié de nombreux articles techniques. En collaboration avec son team, il conseille les CEOs, les membres de conseils d’administration, les directions et le service de gestion des ressources humaines des petites et moyennes entreprises ainsi que des groupes dans le cadre national et international. Remarqué comme «excellent speaker» et «excellent trainer», il fait partie des conférenciers d’envergure dans les pays germanophones et collabore avec les organisateurs des séminaires et congrès les plus prisés en Europe. A ce jour, il a enthousiasmé ses 25 000 auditeurs par une indiscutable compétence, un style d’exposé direct et très motivant aux conseils pratiques utilisables tels quels. Ses conférences obtiennent régulièrement la note d’excellence.
Comment le droit suisse réglemente-t-il le remboursement des frais professionnels pour les employeurs ?
Droit suisse du travail et conformité des remboursements
Que prévoit le droit suisse du travail en matière de décomptes de frais, et quelles indemnités sont juridiquement conformes ?
Le Code des obligations (art. 327 ss CO) impose à l’employeur de prendre en charge les outils de travail et le matériel nécessaires à l’exécution du travail, sauf convention contraire. Il est également tenu de rembourser les frais directement liés à l’exécution du travail, considérés comme usuels selon la pratique. Ces dispositions sont impératives au profit du travailleur (art. 327a al. 1 CO, art. 327b al. 1 CO).
En revanche, les frais personnels du collaborateur, tels que les trajets entre domicile et lieu de travail, ne sont pris en charge que si l’employeur s’y est engagé contractuellement.
Trois catégories de frais sont distinguées :
- Frais pour les outils de travail et le matériel (art. 327 CO)
- Frais nécessaires de manière générale (art. 327a CO)
- Frais pour l’utilisation d’un véhicule motorisé (art. 327b CO)
Outils de travail et matériel (art. 327 CO)
L’employeur doit fournir les équipements et le matériel nécessaires à l’exécution des tâches.
a. L’employeur fournit le matériel:
Exemples : équipements de protection pour un ouvrier, ordinateur pour un employé administratif, ustensiles pour un cuisinier.
b. Le collaborateur fournit le matériel:
Un remboursement basé sur le prix de revient est approprié. Pour les équipements durables, la base de calcul est la valeur locative. Exemple: un musicien utilisant son instrument pour une prestation peut prétendre à une indemnité correspondant à la location usuelle du même instrument.
Les consommables (ex. papier, encre) sont des «matériaux»; les outils techniques (ex. ordinateur) sont des «équipements».
Principe: Le collaborateur ne doit ni gagner ni perdre sur le remboursement.
Véhicules motorisés (art. 327b CO)
Cette disposition ne s’applique qu’aux véhicules à moteur terrestres (voiture, moto, etc.). Les frais de transport ferroviaire ou aérien relèvent de l’art. 327a CO.
Deux cas de figure:
a. Véhicule d’entreprise
b. Véhicule privé utilisé dans un cadre professionnel
L’employeur rembourse les frais d’utilisation usuels (essence, entretien, pneus, stationnement, etc.).
Si un véhicule privé est utilisé, et sauf disposition contraire, l’employeur doit aussi prendre en charge les assurances, taxes et amortissements.
L’utilisation doit toujours être approuvée par l’employeur.
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