Détachement de personnel: Comment bien le préparer

Intégration

Il arrive souvent que des collaborateurs s’installent dans un pays d’affectation avec leur conjoint ou toute leur famille. Toutes ces personnes doivent donc être en mesure de s’intégrer avec succès dans leur nouvel environnement. Il apparaît que la famille, en particulier, a une grande influence sur la réussite ou l’échec d’une mission à l’étranger. Il convient également de noter que, dans la plupart des cas, les conjoints souhaitent eux aussi exercer une activité professionnelle. La possibilité de le faire, et les conditions dans lesquelles cela est possible, dépendent notamment du type d’autorisation à délivrer, raison pour laquelle ce point doit également être pris en compte.

Réintégration

L'importance de la réintégration au sein de l'entreprise est illustrée par le fait que, selon diverses études, jusqu'à 30 % des expatriés démissionnent dans l'année qui suit leur retour. Souvent, ils rejoignent ils passent à la concurrence grâce aux compétences acquises à l'étranger et utilisent ainsi leur séjour à l'étranger comme un tremplin. On peut supposer que, pour beaucoup d'autres, l'entreprise n'est plus en mesure de leur proposer des missions suffisamment stimulantes.
C’est pourquoi il est préférable d’envoyer à l’étranger les collaborateurs dont le développement de compétences de direction à l’échelle mondiale s’inscrit dans un plan de carrière individuel à long terme et dont le rôle futur au sein de l’entreprise est clairement défini. Le retour des collaborateurs de l’étranger doit donc être planifié avec autant de soin que leur détachement à l’étranger.

Contrat de détachement

Un contrat de détachement doit régler en détail les modalités du détachement d’un collaborateur, ce qui permet d’éviter des sources de conflit ultérieures et d’éventuels litiges :

• Objectif général du détachement
• Description des tâches dans le pays concerné
• Lieu du détachement
• Durée prévue du détachement, possibilités de prolongation ou de raccourcissement
• Intégration dans l’entreprise du pays d’affectation
• Information et communication avec la maison mère (accès aux données, conférences téléphoniques, rapports, etc.)
• Compétences financières, pouvoirs de décision, droit de signature
• Conditions d’emploi (temps de travail, congés, jours fériés, résiliation, etc.)
• Situation en matière de logement, modalités de déménagement
• Formation linguistique dans le pays d’affectation
• Soutien (recherche d’emploi pour le/la conjoint(e), école, etc.)
• Assurance sociale (maintien des assurances sociales existantes, nouvelles assurances sociales)
• Prévoyance professionnelle (maintien, solution internationale)
• Rémunération (salaire et retenues, compensation du pouvoir d’achat, indemnités, mode de paiement tel que le « salary split », etc.)
• Conséquences fiscales, méthodes d’imposition, prise en charge des frais
• Règlement détaillé des frais (résiliation du bail, entreposage des effets personnels, déménagement, frais de voyage, achats dans le pays d’affectation, frais de scolarité, véhicule, frais de logement, charges, frais de congé dans le pays d’origine, frais de retour, forfait de frais, décompte, frais pour les membres de la famille, etc.)

Plusieurs facteurs entrent en ligne de compte dans la mise en place d'un dispositif financier :

• Coût de la vie dans le pays de résidence
• Taux d'inflation dans le pays de résidence
• Taux de change
• Fiscalité dans le pays d'origine et dans le pays de résidence
• Régime de sécurité sociale et coûts associés
• Structures de rémunération propres à chaque pays (par exemple, primes et salaire fixe)
• Frais de loyer dans le pays d’origine et dans le pays de résidence
• Possibilités de congés dans le pays d’origine
• Frais de déménagement, frais de garde-meubles
• Frais liés à la recherche d’une école adaptée pour les enfants

• Répartition des paiements à des fins d’optimisation fiscale

   

Procédure en cas de retour

• Règles relatives aux frais en cas de cessation prématurée ou de résiliation (perte de certains droits ou obligations de remboursement ?)
• Fonction et poste après le retour ou, le cas échéant, déclaration d’intention correspondante
• Relation avec le contrat de travail sous-jacent
• Droit applicable en cas de litige

En règle générale, l’employeur d’origine prend en charge la majeure partie des frais supplémentaires occasionnés. D’après l’expérience, les coûts annuels liés à l’expatriation d’un collaborateur avec enfants s’élèvent à environ deux fois et demie le salaire de base, les frais liés aux écoles internationales pesant souvent lourdement dans ce calcul.

Important : Conformément à l'art. 327a CO, l'employeur est tenu de rembourser au salarié toutes les dépenses nécessaires occasionnées par l'exécution du travail ; en cas de travail sur des lieux d'affectation extérieurs, il doit également prendre en charge les frais de subsistance.

Les accords stipulant que le salarié doit supporter lui-même tout ou partie des dépenses nécessaires sont nuls.

Outre les aspects classiques du détachement de personnel, les modèles de travail hybrides, le travail à distance depuis l’étranger ainsi que les nouveaux accords bilatéraux en matière fiscale et de sécurité sociale prennent aujourd’hui une importance croissante. Les entreprises devraient donc toujours examiner les détachements à la lumière des évolutions légales et pratiques actuelles.