14/04/2021

Certificats de travail sûrs en termes juridiques: Cinq principes à respecter

La loi ne s’exprime pas sur la formulation concrète des certificats de travail sûrs en termes juridiques. Les principes exposés ci-dessous ont été largement développés par la jurisprudence sur la base de litiges concrets. Ce qui fait qu’aucun droit à une formulation spécifique ne peut être déduit de ces principes relativement abstraits.

De: Thomas Wachter   Imprimer Partager  

Thomas Wachter

Thomas Wachter a été responsable durant plusieurs années du domaine Recherche et développement auprès des ascenseurs Schindler SA ; il travaille depuis 1992 au service du personnel du canton de Lucerne. Il y est actuellement responsable des instruments RH et du système de salaire, en qualité de membre de la direction. En outre, il contribue depuis de nombreuses années aux éditions de WEKA Business Media SA en tant qu’éditeur et expert pour différents thèmes relatifs au domaine du personnel.

Certificats de travail sûrs en termes juridiques

Certificats de travail sûrs en termes juridiques

Introduction: Certificats de travail sûrs en termes juridiques

Le certificat de travail doit respecter l’évolution professionnelle personnelle, il doit tenir compte des spécificités propres à l’activité, aux caractéristiques du poste de travail et aux aspects personnels tout en contenant une formulation individuelle de l’appréciation de la performance et du comportement. En dehors de ce principe d’individualité, les cinq principes suivants doivent être observés lors de la formulation d’un certificat de travail.

1. Principe de vérité

Le certificat de travail doit tout d’abord être véridique. L’obligation de véracité passe avant le caractère bienveillant. Cela signifie qu’aucun fait important ne doit être omis. Ceci ne devrait poser aucun problème dans le cas de collaborateurs dont les performances et le comportement étaient satisfaisants. Mais qu’en est-il avec les employés pour lesquels le niveau de satisfaction n’était pas bon ou pour lesquels des incidents tels que des vols, de l’ébriété ou similaires ont été constatés? Qu’est-ce qui doit figurer dans un certificat de travail et qu’est-ce qui ne doit pas être mentionné?

Ne doivent pas être mentionnés:

  • Les  maladies ou les indications relatives à l’état de santé qui n’ont pas eu une influence majeure sur la performance et sur le comportement du collaborateur à son poste de travail
  • Les contestations et les appréciations négatives qui n’ont jamais été énoncées pendant la durée des rapports de travail
  • Les événements individuels qui ne sont pas typiques aux rapports de travail. L’obligation de vérité doit être interprétée de telle sorte que les appréciations reposent sur des performances et des comportements représentatifs, c’est-à-dire typiques
  • Les interruptions effectives des rapports de travail telles que les services militaires, les congés sabbatiques ou même les absences du fait de maladies ne doivent pas être mentionnées

Il faut toutefois mentionner les incidents ou les comportements qui ont eu une influence majeure sur la performance resp. sur le comportement du collaborateur. Si une caissière ou une comptable a commis un vol dans la caisse ou si un chauffeur est licencié en raison d’une conduite en état d’ébriété, cela doit être mentionné dans son certificat de travail. Car l’employeur est responsable de l’exactitude du certificat de travail à la fois vis-à-vis du collaborateur, mais aussi des tiers, par exemple du futur employeur. Si, dans le cas d’un chauffeur qui a été licencié par suite d’états d’ébriété répétés au volant, cela n’est pas mentionné dans le certificat de travail et si ce chauffeur provoque encore un accident chez son nouvel employeur parce qu’il conduisant en état d’ébriété, le nouvel employeur pourra porter plainte contre l’ancien et lui demander des dommages-intérêts. L’obligation de remplacement du dommage a été confirmée depuis longtemps par la jurisprudence.

De l’autre côté, si des collaborateurs ne trouvent pas de poste à cause de leur certificat de travail ou du fait de fausses indications et si ceci peut être prouvé par les anciens collaborateurs, l’employeur peut être contraint au remplacement intégral du dommage.

2. Principe de bienveillance

Conformément à son but, protéger la poursuite professionnelle du collaborateur, le certificat de travail doit être formulé par principe sous forme bienveillante. Cette bienveillance ne doit cependant pas reléguer au dernier plan les principes de vérité, de clarté et d’exhaustivité.

C’est une erreur, et cela est interdit sur le plan légal, de présenter une circonstance sous forme bienveillante en décrivant de manière trop positive une problématique (par exemple via une technique d’échelle positive) ou de l’ignorer totalement (silence éloquent). Dans ce genre de cas, il est correct et bienveillant en termes d’effet de relever les circonstances dans lesquelles la performance ou le comportement ont été constatés. Ainsi, si une personne n’a pas fait ses preuves dans le cadre du travail d’équipe et n’a réalisé ses tâches avec succès que de manière autonome, il faut décrire ce type de collaboration tel qu’il a existé. Il n’existe pratiquement aucun collaborateur qui fournit dans toutes les circonstances une performance insuffisante ou qui se comporte par principe sous forme problématique.

Déclarations négatives

Contrairement à une opinion largement répandue, les déclarations négatives relèvent aussi, selon les circonstances, du certificat de travail. Il est clair que cela sera le cas si les déclarations ont eu une grande importance par rapport à l’ensemble des rapports de travail. Par exemple lorsqu’un collaborateur aura commis une infraction pénale envers l’employeur, s’il est venu régulièrement au travail en état d’ébriété, s’il a régulièrement ignoré les instructions de l’employeur, etc. Mais, dans les autres cas aussi, il est recommandé de décrire précisément le comportement qui peut contenir des points critiques. Encore que ceux-ci doivent être rapportés sur la relation globale et formulés de manière bienveillante.

3. Principes d’exhaustivité

Le certificat doit contenir toutes les indications qui sont nécessaires afin d’apprécier l’image générale des rapports de travail et de la personnalité du collaborateur. Ainsi, l’étendue doit être appropriée, c’est-à-dire qu’elle doit être mise en relation avec la durée des rapports de travail.

 

Bloc 1

Nom de famille, prénoms, titres éventuels, date de naissance, résidence, durée de l’engagement, lieu de travail, dernière fonction exercée

Bloc 2

Cahier des charges, éventuelles promotions pendant la durée de l’engagement

Bloc 3

Présentation des formations et perfectionnements professionnels externes et internes

Bloc 4

Qualification de la performance, attitude du collaborateur envers l’entreprise

Bloc 5

Appréciation du comportement

Bloc 6

Motif du départ

Bloc 7

Éléments finaux

Un certificat de travail – à distinguer entre un certificat complet et un certificat intermédiaire – doit comprendre sept blocs (voir la table).

Les blocs 6 et 7 ne sont pas impératifs en tant que tels sur le plan juridique. Toutefois, ils sont usuels dans la vie professionnelle générale et ils constituent ainsi une exigence de fait.

Quels sont les contenus qui doivent figurer dans un certificat de travail ? Cela dépend si l’on rédige un certificat complet ou intermédiaire.

On tente parfois de faire référence à des aspects négatifs par la technique de l’omission ou du silence éloquent. Par exemple, le comportement envers les supérieurs hiérarchiques n’est pas mentionné afin que les lecteurs se rendent compte qu’il existait visiblement un problème entre le collaborateur et le supérieur hiérarchique. Cette technique de l’omission est clairement interdite en termes juridiques.

Afin que les lecteurs du certificat puissent le comprendre et l’interpréter de manière fiable, il est nécessaire de décrire d’une part une évolution du collaborateur et du spectre des activités; d’autre part, les indications relatives aux tâches spécifiques et accessoires (par ex. les introductions de logiciels, les projets d’organisation), à l’environnement de travail (par exemple la culture, l’équipe, le rythme de travail), les outils de travail (par exemple logiciels, technologie) et aux circonstances spécifiques (par exemple en matière de dangerosité, de réseautage, d’internationalisation, de langues) ont un grand intérêt.

Un élément important pour l’appréciation de la prestation générale des collaborateurs est constitué par le bloc 7 de la conclusion. On peut y ajouter des bons vœux pour la suite de la carrière, remercier des prestations fournies, mentionner le regret du départ ou indiquer la volonté de réengager éventuellement la personne. Ces éléments finaux doivent être formulés avec toute l’attention voulue. Si vous n’étiez pas particulièrement satisfait de la performance, il n’est pas nécessaire d’adresser des remerciements, de regretter le départ, de recommander la personne à d’autres employeurs et de souhaiter un réemploi.

4. Principe de l’uniformité

Le certificat de travail doit toujours comprendre l’intégralité de l’engagement. Il n’est pas utile de faire mention des certificats intermédiaires. Si le collaborateur a occupé différents postes, il faut les lister dans l’ordre chronologique.

Lorsque l’employé a été occupé formellement par plusieurs employeurs, il faut émettre un certificat de travail pour chacun des rapports de travail. Cela n’est pas nécessaire dans une structure de groupe s’ils relèvent de la même direction. Il faut alors vérifier, dans le cas individuel, toute constellation de ce genre; en particulier lorsque le collaborateur a été occupé à l’étranger. Toutefois, si l’engagement à l’étranger fait partie de la carrière, celui-ci doit être mentionné dans le certificat de travail.

5. Principe de clarté

Les certificats de travail doivent être à la fois véridiques et bienveillants. Cette double obligation rend la formulation très complexe. En outre, la majorité des employeurs souhaite éviter tout conflit avec des collaborateurs qui pourraient se plaindre d’une mauvaise appréciation éventuelle.

La confusion entre véracité et bienveillance a débouché sur la fabrication d’un langage des certificats que l’on appelle des «codes». Un exemple de cette évolution est la technique de l’échelle positive dans laquelle l’appréciation est effectuée à l’aide de déclarations classifiées sous forme positive par des combinaisons entre, par exemple, constamment, toujours ou entière, extrême et satisfaction.

Le langage des certificats ou les codes sont surtout utilisés pour la qualification des prestations au travail, dans l’appréciation du comportement, pour le motif de départ ainsi que dans les éléments finaux. Les exigences légales posées au certificat de travail sont toutefois uniformes: le certificat doit être clair en termes de contenu et formulé dans une langue compréhensible par tous. Ce qui fait que le langage spécifique des certificats ou les codes sont interdits en termes juridiques.

Durée des rapports de travail

Ce qui est déterminant, c’est la durée légale et non pas la durée pendant laquelle le collaborateur a fourni sa prestation sous forme effective. Ainsi, il n’est pas nécessaire de mentionner si le collaborateur a été malade le premier jour ou s’il a été libéré à la fin ou s’il a pris des vacances. Si une prolongation du délai de résiliation est intervenue, par exemple à cause d’une maladie, il n’est pas nécessaire de mentionner ni la maladie ni la prolongation, seulement la date juridique de fin des rapports de travail.

Le licenciement avec effet immédiat pose des problèmes spécifiques en la matière. Car, avec le licenciement avec effet immédiat, les rapports de travail se terminent juridiquement et dans les faits, indépendamment du fait que celui-ci était justifié ou non. Étant donné que le licenciement avec effet immédiat ne tombe généralement pas sur une fin de mois à laquelle les rapports de travail se terminent normalement, même si, par la suite, la constatation est faite (par voie judiciaire) que le licenciement avec effet immédiat n’était pas justifié, celui-ci restera visible dans le certificat. Ce qui fait que la poursuite de la carrière professionnelle du collaborateur sera clairement remise en cause, et cela à tort. En outre, en ce qui concerne les prétentions financières, il aura le droit d’être assimilé à un collaborateur qui aurait été licencié sous forme ordinaire (art. 337c al. 1 CO). Ainsi, dans ce genre de cas, la durée doit être fixée à la date théorique finale d’un licenciement ordinaire. Toutefois, si le collaborateur a déjà retrouvé un poste avant cette date, il faut choisir la fin du dernier mois avant son entrée en fonction, faute de quoi il y aura une contradiction. Autrement dit, si un collaborateur est licencié à tort avec effet immédiat un 14 juillet alors qu’il aurait normalement eu le droit à un préavis de deux mois, la date de fin des rapports de travail doit être fixée au 30 septembre. S’il a déjà pris une fonction au 1er septembre, il faut alors porter la date au 31 août.

Appréciation de la performance

Il faut apprécier la performance au travail à la fois d’une manière quantitative et qualitative, de même que son aptitude à s’engager dans son travail. En font également partie les connaissances techniques liées au travail et à ses caractéristiques personnelles (studieux, rapide, loyal, autonome, résilient, etc.). Si la qualification est réglée en une ou deux phrases laconiques, même lorsque les rapports de travail ont été très courts, cela constitue généralement un inconvénient pour le collaborateur et cela n’est donc pas autorisé. Car cela donne l’impression que les prestations ont été mauvaises, sinon, un texte plus long aurait été rédigé.

Les résultats du travail ne sont à mentionner que s’ils ont une importance spécifique par rapport à l’engagement correspondant. Par exemple, un vendeur aura le droit à la mention du fait qu’il a toujours dépassé largement son budget ou, pour un CEO de Start-up, le fait qu’il aura atteint les objectifs prévus ou qu’il aura réalisé avec succès le lancement sur le marché d’un produit spécifique.

Il faut utiliser une échelle objective de mesure. Et il faut toujours apprécier l’ensemble de la durée. Ainsi, des erreurs individuelles ou de mauvaises prestations pendant une courte période de temps ne peuvent pas déboucher sur une mauvaise appréciation générale. Si un collaborateur a dégagé une bonne performance pendant 5 ans et que les six premiers mois ont fait l’objet de critiques, il faut évaluer les prestations dans leur ensemble comme bonnes. Il n’existe toutefois pas de règle générale applicable portant sur les périodes individuelles. Il ne faut pas non plus oublier que différents supérieurs hiérarchiques utilisent différentes échelles de mesure. Cela ne doit pas se faire au détriment du collaborateur.

S’il existe des variations (considérables) des prestations, il faut qualifier les périodes correspondantes sous forme distincte. Si la baisse était majeure à la fin, il faut l’indiquer sous forme séparée, par exemple en relation avec le motif de la résiliation. Il est clair que, lorsque les rapports de travail ont été longs, ce sont surtout les deux à trois dernières années qu’il faut qualifier de manière approfondie.

Appréciation du comportement

Il s’agit uniquement du comportement au poste de travail envers les supérieurs hiérarchiques, les collègues et les partenaires commerciaux (clients, fournisseurs, etc.). Si le collaborateur s’est comporté de manière peu citoyenne dans sa vie privée, cela peut aussi être inclus. Cela peut être par exemple le cas si un collaborateur rencontre à plusieurs reprises par hasard son supérieur hiérarchique en privé et qu’il fait preuve d’un comportement déplacé.

Comment pour les prestations, il faut utiliser une échelle objective de mesure et apprécier l’ensemble de la période. Le comportement erroné en particulier ne doit pas être mentionné en principe, à moins qu’il ne s’agisse d’un manquement grave (exemple: insulter un client). Il faut noter ici que le «droit à l’oubli» est applicable en cas de manquement unique. Après un certain temps, même une faute grave n’a plus sa place dans un certificat de travail.

En termes de comportement, il faut aussi évaluer, en dehors des formes usuelles, la capacité de travailler en équipe et, pour les supérieurs hiérarchiques, le comportement de direction.

Formulations finales

Les formulations finales contiennent généralement des indications sur le motif de la résiliation, des mots de remerciement et des bons vœux. Toutes ces indications donnent des éléments clairs sur l’appréciation du collaborateur par son employeur.

Motif de résiliation

Le certificat de travail ne doit pas entrer en matière sur les circonstances du départ, à moins que cela ne soit nécessaire pour l’image générale et pour éviter la production d’un certificat erroné. Ici  aussi, les infractions extraordinairement graves doivent être mentionnées, même si elles ne sont survenues qu’une fois; les plus légères seulement si elles sont considérées comme caractéristiques du collaborateur à évaluer.

Toutefois, le collaborateur peut exiger que le certificat de travail s’exprime sur le genre technique de résiliation (résiliation par l’employé/l’employeur, résiliation par consentement mutuel, déroulement, durée spécifique du contrat de travail) ainsi que sur les motifs de cette décision. Relèvent également du contenu nécessaire les motifs de décision de la résiliation s’ils servent à apprécier l’image générale. Cela s’applique aussi, en premier lieu, à des licenciements avec effet immédiat qui sont justifiés.

En dehors de l’appréciation de la performance et du comportement, la formulation de la résiliation est la partie la plus souvent contestée dans les certificats de travail. Étant donné que la formulation du certificat survient généralement après la résiliation, il faut déjà réfléchir, lors de la résiliation, quelle formulation est souhaitable pour ce certificat de travail. Il faut relever qu’une bienveillance de l’employeur dans le certificat de travail (par exemple: «pour des raisons d’exploitation» à la place d’aucune indication ou d’une «performance réduite») est incorrecte et donc interdite. Les différences dans les déclarations de l’employeur peuvent, au final, déboucher sur des problèmes avec la caisse chômage.

Regrets et recommandations de l’employeur

Les regrets constituent un sentiment personnel et pas une appréciation objective. Il n’existe donc pas de droit à une formulation correspondante. En outre, la stricte observance de l’obligation de véracité est applicable ici. Cela indépendamment du fait que l’absence d’une telle formulation aura pour effet de laisser penser que le collaborateur était finalement mauvais. Cette hypothèse ne doit pas être retenue. Si l’on devait avoir des craintes que la qualification n’était pas totalement correcte, il faut le clarifier avec les renseignements de notoriété. Une recommandation ne doit être émise que pour les collaborateurs particulièrement bons étant donné qu’ils constituent quasiment une invitation à engager le collaborateur.

Recommandations produits

  • Ressources Humaines pratique PRO

    Ressources Humaines pratique PRO

    Plus de 500 aides de travail en ligne. Avec guide pratique à 472 pages!

    à partir de CHF 198.00

  • Newsletter Droit du travail

    Newsletter Droit du travail

    Jurisprudences commentées. Exemples pratiques. Actualités & Perspectives.

    Plus d’infos

  • Résiliations: maîtriser les règles légales

    Résiliations: maîtriser les règles légales

    Gagnez en habileté dans le traitement du sujet délicat de la résiliation.

    Plus d’infos

Recommandations de séminaire

  • Séminaire pratique, 1 jour, Hôtel Alpha Palmiers, Lausanne

    Certificats de travail: les bonnes pratiques

    Méthodologie et exemples de formulation pour rédiger sans difficulté

    Prochaine date: 02. novembre 2021

    plus d'infos

  • Workshop pratique, 1 jour, Hôtel Alpha Palmiers, Lausanne

    Workshop Certificat de travail – Cas complexes

    Dispositions légales, cas pratiques et formulations

    Prochaine date: 25. novembre 2021

    plus d'infos

  • Workshop pratique, 1 jour, Hôtel Alpha Palmiers, Lausanne

    Workshop Contrat de travail et règlement du personnel

    Rédaction et maîtrise des risques

    Prochaine date: 04. novembre 2021

    plus d'infos

Nous utilisons des cookies pour améliorer continuellement notre site web. En utilisant ce site web, vous acceptez l’utilisation de cookies. Plus d’infos