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Renseignements de références: Un risque de violation de la protection des données?

Contrairement à un avis très répandu, les demandes de références mettent les anciens employeurs en position délicate si l’on doit prendre en compte les conditions de base relatives à la transmission de renseignements de référence.

22/02/2022 De: Reto Fanger
Références dans l'entretien de recrutement

Données personnelles

La transmission de renseignements de référence sur un collaborateur, que ce soit par écrit ou par oral, ne constitue pas, pour l’ancien employeur, un traitement de données personnelles au sens de l’art. 328b CO car, par rapport à la personne concernée, il n’est procédé ni à une déclaration des aptitudes ni à un traitement nécessaire pour l’application du contrat de travail. Évidemment, la demande et la remise de références constituent quand même un traitement de données personnelles, raison pour laquelle les exigences de la loi sur la protection des données doivent être respectées.

Données personnelles devant être particulièrement protégées ou profils de personnalité

Les renseignements de référence comprennent généralement des déclarations qui complètent le contenu du certificat de travail et donc qui le concrétisent. L’impression transmise sur le collaborateur concerné par le certificat de travail doit être approfondie. Dans ce contexte, des évaluations sont régulièrement organisées afi n de permettre d’apprécier des aspects essentiels de la personnalité du collaborateur, ce qui fait qu’un profil de personnalité ou des données personnelles dignes d’être particulièrement protégées sont communiqués. Ceci est interdit sans motif justifi catif selon l’art. 12 al. 2 let. c LPD.

Autorisation préalable

Ainsi, le consentement préalable du collaborateur est nécessaire. Un tel consentement requiert, en application de l’art. 4 al. 5 par. 2 LPD, un caractère explicite.

Ce faisant, la mention d’un employeur ou d’un ancien supérieur hiérarchique dans les documents de candidature à la rubrique « références» peut être considérée comme un consentement suffi sant. Le simple listage de la même information dans le curriculum vitae dans les postes précédents ne constitue pas, quant à lui, un consentement au sens du droit sur la protection des données. De la même manière, on ne peut pas conclure des certificats de travail qui sont joints à la candidature que le consentement à l’obtention de référence auprès de ces anciens employeurs est accordé.

Remarque: Sans le consentement explicite du collaborateur, seuls peuvent être donnés des renseignements individuels qui ne concernent pas des données personnelles devant impérativement être protégées ou des profi ls de personnalité – sous réserve que le collaborateur n’ait pas remis un refus explicite de fourniture de renseignements individuels correspondants au sens de l’art. 12 al. 2 let. b LPD.

Si le collaborateur n’a pas encore démissionné, aucun renseignement de référence, même simple, ne peut être donné sans le consentement express de la personne concernée. C’est seulement dans de rares cas qu’un renseignement de référence peut être donné indépendamment d’une prise de position du collaborateur s’il existe un motif valable au sens de l’art. 13 LPD. Un tel motif valable peut être notamment un intérêt privé déterminant du nouvel employeur, mais il ne faut pas le prendre à la légère.

Si le collaborateur a donné son consentement à la demande de renseignements de référence lors de la procédure de recrutement, mais qu’il n’en a pas informé l’ancien employeur, il faut que celui-ci s’assure, avant la transmission de ses renseignements, de l’existence de l’autorisation de donner des renseignements de référence, soit directement auprès du collaborateur, soit chez l’employeur qui demande le renseignement, par exemple par la présentation de la liste de référence.

Proportionnalité

Enfin, lors de la transmission de renseignements de référence, il faut tenir compte du principe de proportionnalité selon lequel ne peuvent être données des informations sur le collaborateur que si cela est approprié pour les futurs rapports de travail ou pour l’exécution du contrat de travail.

Bonne foi et obligation de transparence La demande en sous-main d’une référence par le nouvel employeur potentiel contrevient au principe de la bonne foi de l’art. 4 al. 2 LPD ainsi que contre l’injonction d’identifi cation (obligation de transparence selon l’art. 4 al. 4 LPD). Il en découle une obligation d’information envers le candidat selon l’art. 14 LPD.

Conséquences des infractions à la protection des données pour l’ancien employeur

La transmission de renseignements de notoriété sans l’autorisation préalable constitue une atteinte illicite à la personnalité du candidat. Celui-ci pourra porter plainte pour atteinte à la personnalité resp. pour traitement de données personnelles contraire à la loi (art. 15 LPD). En outre, il existe la possibilité que le candidat porte plainte au pénal selon l’art. 35 LPD contre son ancien employeur, notamment pour divulgation de données personnelles devant impérativement être protégées ou de profils de personnalité sans autorisation.

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