Résumé
A la fin de l’année, respectivement au début de l’année suivante, il convient de procéder aux activités administratives suivantes:
Le décompte définitif avec la caisse de compensation s’effectue au début de l’année suivante sur la base de l’attestation des salaires annuels (déclaration à terme échu). Le formulaire relatif à l’attestation des salaires annuels est envoyé à l’employeur. Une prime provisoire devant être versée par l’employeur est également fixée pour l’assurance accidents.
Le décompte définitif de prime pour l’année échue est ensuite établi sur la base de la déclaration des salaires annuelle. Les caisses de pension reconnaissent comme seule assurance sociale la déclaration préalable, ce qui implique qu’en règle générale les futurs salaires sont déjà déterminés en début d’année et que les cotisations mensuelles sont fixées de manière définitive sur la base de cette déclaration.
Attestation des salaires annuels envoyés à la caisse de compensation
Le décompte définitif indiquant la somme des salaires réellement versée s’effectue au début de l’année suivante sur la base de l’attestation des salaires annuels (déclaration à terme échu).
Le formulaire relatif à l’attestation des salaires annuels est envoyé à l’employeur. Il doit être remis au plus tard fin janvier. Dans la plupart des cas, il est possible d’imprimer directement la liste à partir du programme des salaires ou du système de gestion des ressources humaines. Il s’agit d’une liste globale par année civile qui indique la plupart du temps, outre les informations relatives à l’entreprise, y compris les numéros de décompte, les informations suivantes pour chaque collaborateur/ collaboratrice:
- numéro de sécurité sociale, nom et prénom;
- mois d’embauche (de/à, p. ex. 3 à 10);
- somme des salaires assujettie à l’AVS calculée;
- cotisations à l’AC prélevée sur les salaires jusqu’à concurrence du salaire maximal de l’AC;
- allocations pour enfants versées.
De plus, il faut également indiquer la caisse de pension et l’assurance accidents puisque la caisse de compensation vérifie l’exécution des obligations à la LPP et à la LAA.
Cette procédure ne se heurte à aucun problème si l’effectif du personnel est constant. Si toutefois ce dernier augmente, cela peut entraîner une très grande créance en fin d’année. Le cas échéant, il faut déjà informer en cours d’année la caisse de pension que la cotisation trimestrielle doit être augmentée.
Attestation des salaires annuels envoyés à l’assureur accidents
Une prime provisoire devant être versée par l’employeur est également fixée pour l’assurance accidents. Le décompte définitif de la prime pour l’année échue est ensuite établi sur la base de la déclaration annuelle des salaires.
La nouvelle prime provisoire pour l’année suivante est en même temps imposée sur cette base.
Prévoyance professionnelle: déclaration préalable
Les caisses de pension reconnaissent comme seule assurance sociale la déclaration de salaire préalable, ce qui implique qu’en règle générale les futurs salaires sont déjà déterminés en début d’année et que les cotisations mensuelles sont fixées de manière définitive sur la base de cette déclaration.
Les cotisations mensuelles sont uniquement adaptées en cas de modifications très importantes (modification du salaire de 10 ou 20% selon le règlement, adaptations très importantes du volume horaire).
Les arrivées, départs et congés non payés doivent par ailleurs faire l’objet d’une mutation.
Les éléments de salaire non définis au préalable ou exceptionnels ne sont souvent pas pris en considération (allocations, bonus, gratification volontaire, etc.) à condition que le règlement de l’institution de prévoyance le stipule.
Procédure simplifiée de communication des salaires
L’association swissdec a été créée dans ce but par la Confédération, l’AVS/AI, l’Association Suisse d’Assurances (ASA), la Suva et d’autres partenaires. Swissdec permet de certifier les programmes des salaires et de mettre en œuvre une procédure simplifiée de communication des salaires. La norme suisse en matière de salaire (ELM) a été conçue à cet effet. ELM signifie ‹déclaration unifiée des salaires›. Le système permet aux entreprises d’économiser beaucoup de temps lors de la livraison de données prescrite à l’AVS, l’assurance accidents, etc.
Les programmes des salaires certifiés swissdec sont capables de préparer de manière autonome les données pour les différents destinataires, à savoir:
- caisses de compensation (AVS);
- caisses d’allocations familiales (CAF);
- assurance accidents (LAA): Suva/assureurs privés;
- assurance accidents complémentaire (LAAC): assureurs privés;
- indemnité journalière maladie (IJM): assureurs privés;
- enquête sur la structure des salaires: OFS
- certificat de salaire: administrations des contributions (actuellement BE et VS)
- impôt à la source: administrations des contributions (prévu)
- taxe sur la valeur ajoutée: administration fédérale des contributions (prévu)
