Impôt à la source: Principes
Brigitte Zulauf
est associée chez PwC SA depuis 2002 et dirige la division fi duciaire dans toute la Suisse.
Assujettis
Sont soumis à l’impôt anticipé tous les étrangers qui ne possèdent pas de permis d’établissement pour étrangers (permis C), mais qui résident en Suisse. Cela s’applique à la fois aux citoyens non-UE/AELE qui travaillent sans être indépendants comme à ceux qui disposent d’une nationalité de l’UE/AELE (Dual System).
Un assujetti qui noue une relation par mariage ou par partenariat enregistré1 avec un/e ressortissant/e suisse ou avec une personne au bénéfice d’un permis C est exempté de l’imposition à la source, sauf si le conjoint/partenaire est domicilié à l’étranger à une adresse séparée ou s’ils vivent séparément.
Conformément à l’ordonnance sur l’impôt à la source (art. 5 OIS), les employeurs doivent déclarer l’emploi des ressortissants de l’UE et de l’AELE auprès de l’administration fiscale cantonale dans les 8 jours suivant l’entrée en fonction en utilisant le formulaire d’inscription pour les ressortissants de l’UE/AELE assujettis à l’impôt anticipé et exerçant une activité lucrative en Suisse. Cela s’applique également aux citoyens de pays non-membres de l’UE/ AELE. La notification n’est pas requise ou est faite avec le relevé mensuel si le relevé de retenue à la source est effectué en utilisant la procédure uniforme de déclaration des salaires (ELM Impôt à la source).
Passage à l’imposition ordinaire
Certains événements ou circonstances affectant la personne de l’employé étranger entraînent le passage du système d’imposition à la source à la procédure d’imposition ordinaire.
Cette modification de la situation fiscale du salarié étranger est notamment induite par l’obtention d’une autorisation d’établissement ou par la conclusion d’un mariage ou d’un partenariat avec une personne de nationalité suisse ou titulaire d’un permis C
Obtention d’un permis d’établissement (permis C)
Les personnes assujetties à la retenue à la source qui reçoivent une autorisation d’établissement délivrée par la police des étrangers (permis C) restent assujetties à la retenue à la source jusqu’à la fin du mois au cours duquel elles ont reçu l’autorisation d’établissement. À partir du début du mois suivant, l’impôt est prélevé dans le cadre de la procédure ordinaire d’imposition.
Le nombre d’années de résidence requis pour le permis d’établissement (permis C) (après obtention du permis B) varie selon le pays d’origine de la personne assujettie à la retenue à la source (5 ou 10 ans).
Attention: si une personne reçoit un permis d’établissement C et que son lieu de résidence principal est toujours à l’étranger (résident hebdomadaire international), l’obligation de retenue à la source demeure.
Mariage
Si une personne précédemment imposée à la source se marie avec une personne de nationalité suisse ou titulaire d’une autorisation d’établissement (permis C), l’obligation de payer l’impôt à la source prend fin à la fin du mois du mariage. Dès le début du mois suivant, la personne est imposée avec son conjoint selon la procédure ordinaire.
Divorce/séparation
Le divorce ainsi que la séparation effective d’un conjoint/d’un/e partenaire enregistré/e disposant d’un passeport suisse ou un/e détenteur/trice d’un permis d’établissement (permis C) déclenche de nouveau l’imposition à la source pour le collaborateur étranger sans autorisation d’établissement à partir du début du mois suivant.
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Codes tarifaires
Le DPI est responsable de la détermination correcte du code tarifaire. Il est recommandé de procéder aux clarifications nécessaires avec les collaborateurs et de conserver les documents nécessaires à des fins de documentation. Dans certains cantons, l’entreprise doit déterminer elle-même le code de tarif. Les autorités fiscales ont ainsi publié à cet effet des explications et parfois des outils de détermination des codes corrects de tarif.
Si les relations personnelles changent, et donc le code de tarif, cela entre en vigueur à partir du mois suivant.
Des tarifs spécifiques s’appliquent aux:
- Artistes, sportifs et conférenciers résidant à l’étranger et travaillant en Suisse moins de 30 jours (art. 92 LIFD)
- Avantage monétaire des participations des salariés (art. 97a LIFD)
- Membres de conseils d’administration résidant à l’étranger(art. 93 LIFD)
- Revenus de substitution versés directement par l’assureur à la personne assujettie à la retenue à la source (tarif G ou Q, LC 45, 6.11)
- Remboursement des cotisations AVS (cas particuliers à l’étranger – selon l’art. 18 al. 3 LAVS) par les caisses de compensation (tarif D)
Procédure uniforme de déclaration des salaires pour l’impôt à la source
Les données de l’impôt à la source peuvent, depuis le 1er janvier 2014, être décomptées avec l’ensemble des cantons sous forme électronique dans le cadre d’un processus uniforme et standardisé via la norme suisse en matière de salaire-CH (ELM Impôt à la source 4.0).
Les décomptes d’impôt à la source sont à réaliser chaque mois via ELM Impôt à la source. Les données d’impôt à la source sont ainsi remises directement depuis la comptabilité des salaires aux cantons habilités qui réaliseront ensuite les remises via ELM. Selon les cantons, la facture n'est envoyée que des mois, voire des années plus tard.
La procédure de décompte de l’impôt à la source par ELM impôt à la source est volontaire, les impôts à la source peuvent aussi continuer à être décomptés selon l’ancienne procédure (forme papier ou autre plateforme). Il faut toutefois noter que quelques cantons réduisent la commission de traitement avec l’office cantonal de l’impôt à la source si le décompte ne se fait pas par ELM ou par un portail Internet.
La norme ELM 5.0 Swissdec est valable pour la transmission depuis 2021. Étant donné qu’ELM 5.0 Certification n’est pas encore clôturée, ELM 4.0 et ELM 5.0 vont fonctionner en parallèle pendant un délai transitoire. Si ELM 4.0 va continuer à être opérationnelle dans l’étendue habituelle, elle ne fonctionnera pas avec les nouveaux modèles de calcul non-certifiés. La version 5.0 contient une nouvelle source de données ainsi que les exemples certifiés de calcul conformément à la législation 2021 de l’impôt à la source.
Lors de la transmission par ELM, les données personnelles pour les assujettis à l’impôt à la source doivent être saisies dans leur intégralité et mises à jour. Elles seront transmises ensemble avec la déclaration mensuelle.
La norme sur les salaires ne garantit pas un calcul correct. Les entreprises doivent configurer et utiliser leur logiciel de salaires de sorte qu’il corresponde aux calculs de l’impôt à la source. En particulier, il faut que les types de salaires périodiques et apériodiques soient soigneusement définis. Les FAQ sur ELM 5.0 Question FAQ-6.8 donnent des indications sur une répartition possible, même si elle est de portée limitée («en général»).
En fonction de l’entreprise, il est nécessaire de disposer de rubriques pour le calcul des activités irrégulières rétribuées au salaire horaire et/ou journalier pour l’un ou les deux modèles ainsi que pour les paiements qui sont effectués après le départ du collaborateur dont les échéances relèveraient du mois de départ. Celles-ci doivent être testées avec précision. Il en va de même avec les paiements dus après le départ.
