Impôt à la source: Principes
Contenu
- Quels sont les principes fondamentaux et les obligations de l'impôt à la source en Suisse ?
- Personnes assujetties
- Passage à l’imposition ordinaire
- Obtention d’une autorisation d’établissement, permis C
- Mariage
- Divorce, séparation ou décès
- Codes tarifaires
- Procédure uniforme de déclaration des salaires pour l’impôt à la source
- FAQ: Impôt à la source
EN BREF
L'impôt à la source en Suisse constitue un mécanisme de prélèvement direct où l'employeur retient les impôts dus sur le salaire de l'employé lors de chaque paiement. Ce système concerne principalement les étrangers sans permis C, ainsi que certaines catégories spécifiques comme les frontaliers, les artistes et les sportifs. L'entreprise assume la responsabilité de l'annonce de l'engagement dans les 8 jours et doit veiller à la détermination correcte du code tarifaire applicable.
À retenir:
- L'assujettissement dépend du statut de résidence et non uniquement de la nationalité.
- L'annonce de l'engagement doit être faite dans les 8 jours suivant le début de l'activité.
- Le passage à l'imposition ordinaire est déclenché par l'obtention d'un permis C ou un mariage avec un Suisse.
- La procédure ELM permet une transmission standardisée des données salariales aux cantons.
- L'employeur reste responsable de l'exactitude du calcul, même avec un logiciel certifié Swissdec.
Brigitte Zulauf
est associée chez PwC SA depuis 2002 et dirige la division fi duciaire dans toute la Suisse.
Quels sont les principes fondamentaux et les obligations de l'impôt à la source en Suisse ?
Personnes assujetties
Sont en principe soumis à l’impôt à la source les étrangers qui résident en Suisse sans être titulaires d’une autorisation d’établissement, permis C. Cela s’applique tant aux ressortissants d’un Etat non membre de l’UE ou de l’AELE qu’aux ressortissants d’un Etat membre de l’UE ou de l’AELE.
L’impôt à la source concerne également les personnes qui n’ont pas de domicile fiscal en Suisse pour certains revenus de source suisse, notamment les frontaliers, les résidents à la semaine ainsi que les artistes, les sportifs et les conférenciers.
Un assujetti qui se marie ou conclut un partenariat enregistré avec un ressortissant suisse ou un titulaire d’une autorisation d’établissement, permis C, est exempté de l’imposition à la source si les deux personnes vivent en ménage commun. L’imposition à la source demeure applicable lorsque les deux personnes ont des domiciles séparés ou vivent séparément de fait ou de droit.
Conformément à l’art. 5 OIS, l’entreprise doit annoncer à l’autorité fiscale cantonale compétente l’engagement de toute personne soumise à l’impôt à la source dans les 8 jours suivant le début de son activité. Cette obligation ne dépend pas uniquement de la nationalité de la personne engagée, mais de son assujettissement effectif à l’impôt à la source.
Lorsque l’entreprise utilise la procédure uniforme de déclaration des salaires ELM, l’annonce peut être transmise avec le décompte mensuel de l’impôt à la source. L’entreprise reste responsable de la transmission complète, exacte et actualisée des données personnelles et salariales nécessaires.
Passage à l’imposition ordinaire
Certains événements ou certaines circonstances affectant la situation du salarié étranger entraînent le passage du système d’imposition à la source à la procédure d’imposition ordinaire.
Cette modification de la situation fiscale est notamment induite par l’obtention d’une autorisation d’établissement ou par la conclusion d’un mariage avec un ressortissant suisse ou un titulaire d’une autorisation d’établissement, permis C.
Obtention d’une autorisation d’établissement, permis C
Les personnes assujetties à l’impôt à la source qui reçoivent une autorisation d’établissement, permis C, restent soumises à l’impôt à la source jusqu’à la fin du mois au cours duquel elles ont reçu cette autorisation. A partir du début du mois suivant, l’impôt est prélevé dans le cadre de la procédure ordinaire d’imposition.
Le délai ordinaire requis pour l’octroi d’une autorisation d’établissement est de 5 ou 10 ans de séjour en Suisse, selon la nationalité de la personne concernée et les accords applicables.
Attention: lorsqu’une personne reçoit une autorisation d’établissement, permis C, mais que son domicile fiscal principal demeure à l’étranger, par exemple dans le cas d’une résidence internationale à la semaine, l’assujettissement à l’impôt à la source peut être maintenu.
Mariage
Lorsqu’une personne précédemment imposée à la source épouse un ressortissant suisse ou un titulaire d’une autorisation d’établissement, permis C, et que les époux vivent en ménage commun, l’assujettissement à l’impôt à la source prend fin le premier jour du mois suivant le mariage. La personne concernée est ensuite imposée selon la procédure ordinaire.
Divorce, séparation ou décès
Le divorce ainsi que la séparation de fait ou de droit d’une personne mariée ou liée par un partenariat enregistré à un ressortissant suisse ou à un titulaire d’une autorisation d’établissement, permis C, entraînent un nouvel assujettissement à l’impôt à la source pour l’étranger sans autorisation d’établissement, dès le début du mois suivant. Il en va de même en cas de décès de l’autre personne.
Après le retour à l’imposition à la source, une taxation ordinaire ultérieure n’est maintenue ou engagée que si les conditions légales correspondantes sont remplies. Les impôts déjà retenus à la source sont alors imputés sur l’impôt fixé dans le cadre de la taxation ordinaire ultérieure.
Recommandations de produits
Codes tarifaires
Le débiteur de la prestation imposable, DPI, est responsable de la détermination correcte du code tarifaire. Il est recommandé de procéder aux clarifications nécessaires avec les salariés concernés et de conserver les documents requis à des fins de preuve. Dans certains cantons, l’entreprise doit déterminer elle-même le code tarifaire. Les autorités fiscales mettent à disposition des explications et, dans certains cas, des outils permettant de déterminer le code applicable.
Lorsqu’un changement de la situation personnelle entraîne l’application d’un autre barème, le nouveau barème est en principe appliqué dès le début du mois suivant le changement.
Des tarifs spécifiques s’appliquent notamment aux catégories suivantes:
- artistes, sportifs et conférenciers domiciliés à l’étranger et travaillant en Suisse pendant moins de 30 jours, conformément à l’art. 92 LIFD. Lorsque la durée contractuelle atteint au moins 30 jours, le traitement fiscal doit être examiné selon les règles applicables aux personnes exerçant une activité lucrative sans domicile fiscal en Suisse;
- avantages appréciables en argent résultant de participations de collaborateurs, conformément à l’art. 97a LIFD;
- membres de conseils d’administration domiciliés à l’étranger, conformément à l’art. 93 LIFD;
- revenus acquis en compensation, notamment les indemnités journalières et les rentes, versés directement par l’assureur à la personne imposée à la source: application des barèmes G ou Q selon la situation. Lorsqu’un autre code est prévu par une réglementation cantonale particulière, les instructions de l’autorité fiscale cantonale compétente doivent être observées.
Checklist pratique
- Vérifier le statut de résidence de chaque nouvel employé étranger (permis B, L, G ou sans permis C).
- Déclarer l'engagement de la personne assujettie à l'autorité fiscale cantonale dans les 8 jours.
- Déterminer et appliquer le code tarifaire correct selon la situation personnelle du salarié.
- Surveiller les changements de situation (mariage, obtention de permis C) pour anticiper le passage à l'imposition ordinaire.
- S'assurer que le logiciel de paie est configuré avec la version ELM 6.0 ou la version applicable au canton.
- Vérifier manuellement les calculs d'impôt pour les cas particuliers (indemnités, paiements après départ).
- Transmettre le décompte mensuel via ELM, portail cantonal ou autre canal autorisé.
- Archiver les documents justificatifs concernant la détermination du code tarifaire.
- Adapter les barèmes dès le début du mois suivant tout changement de situation personnelle.
- Contrôler l'imputation des impôts déjà retenus en cas de retour à l'impôt à la source après une taxation ordinaire.
Procédure uniforme de déclaration des salaires pour l’impôt à la source
Les données relatives à l’impôt à la source peuvent être transmises électroniquement aux autorités cantonales au moyen de la procédure uniforme de déclaration des salaires et de la norme suisse en matière de salaire ELM. Cette procédure permet la transmission standardisée des données directement depuis la comptabilité salariale de l’entreprise.
Lorsque la procédure ELM est utilisée, les décomptes d’impôt à la source sont transmis chaque mois. Les données sont envoyées directement depuis la comptabilité salariale aux cantons concernés, qui en assurent le traitement.
Les modalités de transmission admises sont déterminées par les autorités fiscales cantonales. Selon le canton, le décompte peut être transmis par ELM, au moyen d’un portail électronique ou par un autre canal autorisé. Il convient donc de consulter les prescriptions du canton compétent. Certains cantons peuvent réduire la commission de perception lorsque le décompte n’est pas transmis par ELM ou par leur portail électronique.
La documentation de Swissdec relative à la norme suisse en matière de salaire comprend encore les directives et annexes de la version ELM 5.0. Pour le téléchargement manuel EIV, la version ELM 4.0 reste prise en charge jusqu’au 30 juin 2026 et la version ELM 5.0 jusqu’au 30 juin 2030. La version ELM 6.0 constitue toutefois la base de certification actuelle. Les définitions techniques en vigueur doivent par conséquent être consultées dans les directives ELM 6.0.
La documentation ELM contient les structures de données et les exemples de calcul nécessaires à la transmission de l’impôt à la source. Pour les définitions techniques actuellement applicables, il convient de se référer aux directives de la version ELM utilisée par le logiciel salarial ainsi qu’aux directives ELM 6.0.
Lors de la transmission par ELM, les données personnelles des personnes assujetties à l’impôt à la source doivent être saisies intégralement, tenues à jour et transmises avec la déclaration mensuelle. Les entreprises doivent se référer aux directives et aux annexes de la version ELM applicable à leur logiciel de comptabilité salariale.
L’utilisation d’une norme ELM ne dispense pas l’entreprise de contrôler le calcul de l’impôt à la source. Le logiciel salarial doit être correctement configuré et les éléments périodiques et apériodiques du salaire doivent être attribués conformément aux directives applicables. Une transmission techniquement réussie ne garantit pas, à elle seule, l’exactitude du calcul fiscal.
Selon la structure de la rémunération, des rubriques spécifiques peuvent être nécessaires pour les activités irrégulières rémunérées à l’heure ou à la journée, ainsi que pour les prestations versées après la fin des rapports de travail. La configuration et le résultat de ces calculs doivent être vérifiés avec soin, notamment lorsque le paiement se rapporte au mois du départ ou à une période antérieure.
FAQ: Impôt à la source
Qui est soumis à l'impôt à la source en Suisse ?
Sont principalement soumis les étrangers résidant en Suisse sans autorisation d'établissement (permis C). Cela inclut les ressortissants de l'UE/AELE et des pays tiers, ainsi que les frontaliers, les résidents à la semaine et les artistes ou sportifs sans domicile fiscal en Suisse.
Dans quel délai l'employeur doit-il annoncer un nouvel employé assujetti ?
Conformément à l'art. 5 de l'ordonnance sur l'impôt à la source (OIS), l'entreprise doit annoncer l'engagement à l'autorité fiscale cantonale compétente dans les 8 jours suivant le début de l'activité de la personne concernée.
Quand un salarié passe-t-il de l'impôt à la source à l'imposition ordinaire ?
Le passage s'effectue généralement dès le début du mois suivant l'obtention d'un permis C ou la conclusion d'un mariage avec un ressortissant suisse ou un titulaire de permis C, à condition que les époux vivent en ménage commun.
Comment fonctionne la déclaration des salaires via ELM ?
La procédure uniforme de déclaration des salaires (ELM) permet de transmettre électroniquement et de manière standardisée les données de l'impôt à la source directement depuis le logiciel de paie vers les cantons. Les décomptes sont envoyés mensuellement et doivent respecter les directives de la version ELM applicable (actuellement ELM 6.0).
Qui est responsable de la détermination du code tarifaire ?
Le débiteur de la prestation imposable (l'employeur) est responsable de la détermination correcte du code tarifaire. Il doit procéder aux clarifications nécessaires avec le salarié et conserver les preuves correspondantes, tout en se référant aux outils et explications des autorités fiscales cantonales.
