La méthode Ivy-Lee: Plus c’est simple, plus c’est adapté
Contenu
EN BREF
La méthode Ivy-Lee, popularisée par l'anecdote des 25 000 dollars versés par Charles M. Schwab au consultant Irving Lee en 1918, repose sur un principe de simplicité radicale pour maximiser l'efficacité professionnelle. Elle invite chaque travailleur à identifier six tâches prioritaires la veille au soir et à les exécuter strictement dans l'ordre de leur importance le lendemain, sans se laisser distraire par des activités secondaires. Cette approche systématisée permet de concentrer les efforts sur ce qui apporte une réelle valeur ajoutée, transformant ainsi la gestion du temps individuel en un levier de performance durable.
À retenir:
- Identifier six tâches prioritaires maximum par jour, la veille au soir.
- Numéroter ces tâches de 1 à 6 selon leur importance réelle.
- Exécuter la tâche numéro 1 avec une discipline absolue avant toute autre activité.
- Ne pas interrompre le processus tant que la priorité 1 n'est pas achevée.
- Répéter la procédure quotidiennement pour instaurer une routine de productivité.
Matthias K. Hettl
Après avoir terminé ses études en Sciences économiques de gestion et en Economie politique ainsi que sa préparation au doctorat, Matthias K. Hettl occupa tout d’abord le poste d’assistant de direction pour exercer ensuite des responsabilités de direction et des responsabilités budgétaires dans diverses positions de management. Il exerce la fonction de directeur de l’entreprise Management Institut Hettl Consult à Rohr près de Nuremberg depuis 1995. Il est plus particulièrement actif dans le rôle de coach, entraîneur et conseiller en management pour les comités de direction, les directions d’entreprise et les cadres dirigeants. Ses principaux centres d’intérêt englobent les thèmes de Leadership skills et de compétences managériales. Ses activités de membre de conseil de surveillance, de direction d’une entreprise de taille moyenne et de consultant auprès des Nations Unies à New York lui confèrent une grande expérience. De plus, il a occupé plusieurs années durant une chaire de management et marketing. Il est connu comme auteur d’ouvrages spécialisés et livres audio ainsi que pour avoir publié de nombreux articles techniques. En collaboration avec son team, il conseille les CEOs, les membres de conseils d’administration, les directions et le service de gestion des ressources humaines des petites et moyennes entreprises ainsi que des groupes dans le cadre national et international. Remarqué comme «excellent speaker» et «excellent trainer», il fait partie des conférenciers d’envergure dans les pays germanophones et collabore avec les organisateurs des séminaires et congrès les plus prisés en Europe. A ce jour, il a enthousiasmé ses 25 000 auditeurs par une indiscutable compétence, un style d’exposé direct et très motivant aux conseils pratiques utilisables tels quels. Ses conférences obtiennent régulièrement la note d’excellence.
Comment la méthode Ivy-Lee permet-elle d'optimiser la gestion du temps et la productivité au travail ?
L’histoire date de 1918. Charles M. Schwab, magnat de l’acier et président de Bethlehem Steel aux États-Unis, l’un des hommes les plus riches du monde, organise une rencontre avec Ivy Lee. Schwab était un homme d’affaires très prospère et à la réputation de travailleur acharné pour réussir et s’améliorer sans cesse. Charles Michael Schwab avait fait de Bethlehem Steel l’une des plus grandes entreprises sidérurgiques du monde. Ivy Lee était quant à lui un expert en productivité personnelle. La raison de cette rencontre avec Lee étaient les observations qu’avaient faites Schwab de ses cadres et des places de travail de ses employés. Même s’ils étaient motivés à travailler, ces derniers ne semblaient en effet pas très productifs. Cela manquait d’efficacité. Il a donc demandé à Ivy Lee qu’est-ce qu’il pouvait propo-ser.
Optimisation du processus de travail
Derrière cette méthode se cache une étonnante anecdote. Au début du XXe siècle, le directeur Schwab s’est toujours efforcé d’optimiser les proces-sus de travail dans son entreprise. Le consultant Irving Lee a senti sa chance et lui a offert ses services. Il a dit à Schwab qu’il avait un conseil très simple. Il ne lui fallut que 15 minutes pour l’expliquer à ses cadres. Schwab devait ensuite observer les résultats pendant trois mois et vérifier s’ils étaient à la hauteur de ses attentes, puis lui transférer la somme qu’il pensait être la plus appropriée. Si Schwab n’était pas satisfait de ses conseils, il ne devait rien à Lee. Par contre, s’il était satisfait, il devrait lui payer un montant raisonnable, un montant qui n’a pas été fixé au départ. Lee lui écrit donc une instruction sur une fiche, instruction qui devait permettre à Schwab d’augmenter l’efficacité dans son entreprise. Après trois mois, à sa grande surprise, Lee reçoit un chèque de 25 000 dollars. Une petite fortune à l’époque. Cette instruction donnée par Lee deviendra célèbre ensuite en tant que méthode à 25 000 dollars. Imaginez Harald Krüger, le patron de BMW, payer 400 000 dollars à son conseiller pour un simple conseil. Or c’est exactement ce que Lee a reçu de Schwab.
Qu’y avait-il sur ces fiches?
Ivy Lee a donné à Schwab un conseil simple et en meme temps extremement efficace sur les priorités au niveau du personnel, en particulier en matière de temps individuel et d’autogestion. Le conseil porte sur l’élément clé qu’est la priorité dans la gestion individuelle du temps et l’autogestion. Une approche qui vous permet d’augmenter significativement votre performance au travail et, en particulier, votre satisfaction. Si vous tenez compte de ce simple conseil dans votre routine quotidienne, vous connaîtrez un véritable boom de productivité. Voici, par le menu, les instructions données par Lee:
1. Préparer la liste des priorités
Pour planifier vos priorités pour la prochaine journée de travail, prenez un morceau de papier la veille au soir et écrivez en haut au milieu: «Liste des priorités». Notez les tâches les plus im-portantes que vous voulez accomplir le lendemain.
2. Tâches et activités
Ecrivez ensuite les unes après les autres sur la feuille de papier toutes les tâches et activités que vous devez accomplir. Triez et numérotez ces tâches par ordre de priorité. La tâche 1 sera donc la plus importante.
3. Les six tâches principales
Dans l’étape suivante, définissez les six tâches les plus importantes pour le lendemain. Il est important que vous vous demandiez toujours, dans l’hypothèse où vous ne pourriez accomplir qu’une seule tâche ce jour-là, quelle serait-elle? Classez-les par ordre de priorité en commençant par le chiffre 1, ce sera alors votre priorité 1 pour le lendemain. Abordez les tâches dans l’ordre prévu. Commencez par le numéro 1.
Recommandations de produits
4. Autres priorités
Si vous pouviez vous attaquer à une autre tâche après avoir accompli votre tâche de priorité 1, quelle serait-elle? Donnez ensuite le numéro 2 à votre priorité 2, puis modifiez les tâches suivantes et définissez les autres priorités jusqu’à la priorité 6. Si nécessaire, ajoutez les nouvelles tâches à la liste des priorités. Poursuivez ensuite avec la tâche la plus importante.
5. Exécuter systématiquement la tâche n°1
Le jour suivant, vous travaillerez sur la priorité 1 en faisant preuve d’une discipline et d’une cohérence extreme. Vous n’aurez en fin de compte peut-etre pas accompli toutes les tâches, mais vous aurez au moins liquidé les plus importantes. Le soir, réorganisez vos tâches pour le lendemain.
6. Priorité quotidienne 1
Le lendemain, après avoir traité votre priorité 1, vérifiez si une tâche prioritaire a été ajoutée, que vous n’avez pas pu considérer la veille au soir. Une tâche ou une activité qui est à la fois importante et urgente et qui ne tolère aucun retard. Ce n’est qu’à ce moment-là que vous serez en mesure de les accomplir. Si tel n’est pas le cas, procédez de manière constante en vous attaquant à votre tâche de priorité 2, puis, une fois terminée, à votre tâche l de priorité 3. Faites de cette procédure votre routine et faites en sorte que vos collaborateurs procèdent également selon cette méthode.
Beaucoup d’eau a coulé sous les ponts depuis cette époque, mais cette méthode simple n’a rien perdu de son efficacité.
7. Liste des choses à faire
Si vous avez terminé les six tâches prioritaires définies a priori et qu’il vous reste encore du temps, vous pouvez consulter votre liste de tâches et définir une nouvelle tâche prioritaire.
Checklist pratique
- Préparer un support physique (papier ou outil numérique) dédié à la liste des priorités.
- Déterminer la liste des tâches à accomplir pour le lendemain dès la fin de journée actuelle.
- Sélectionner strictement les six tâches les plus importantes parmi toutes les activités envisagées.
- Classer ces six tâches par ordre d'importance décroissante (de 1 à 6).
- Commencer la journée de travail par la tâche numéro 1 sans consulter d'e-mails ni de messages.
- Continuer avec la tâche numéro 2 uniquement après l'achèvement de la numéro 1.
- Noter les tâches non terminées pour les intégrer à la liste du lendemain.
- Évaluer en fin de journée le nombre de priorités accomplies et ajuster la liste suivante.
- Impliquer les collaborateurs en leur expliquant le principe de la méthode pour une application d'équipe.
- Maintenir cette discipline pendant au moins trois semaines pour en mesurer l'impact réel.
8. Tâches à cocher
Parcourez le soir votre liste de choses à faire et cochez ou biffez toutes les tâches et activités que vous avez accomplies.
9. Fixer les priorités pour le lendemain
Fixez les priorités pour le jour suivant, à savoir les tâches et les activités non encore accomplies, et numérotez-les à nouveau de 1 à 6 en fonction de leur urgence.
La méthode Ivy-Lee – pourquoi est-elle si efficace?
La méthode Ivy-Lee est si puissante parce que vous réalisez ce qui est vraiment important. Vous vous concentrez donc sur les tâches et les activités qui vous font vraiment progresser. Sur les choses les plus importantes et les plus essentielles. Vous concentrez vos efforts sur ce qui vous fera avancer. Vous prenez également le temps nécessaire pour que ces tâches soient accomplies aussi longtemps qu’elles doivent l’etre.
La méthode Ivy-Lee vous permettra ainsi que de retrouver la haute main sur vos tâches, et vous vous rapprocherez peu à peu de vos objectifs.
FAQ: La méthode Ivy-Lee
Pourquoi la méthode Ivy-Lee limite-t-elle le nombre de tâches à six ?
La limitation à six tâches force une sélection rigoureuse des priorités, évitant la dispersion des efforts et garantissant que les activités les plus critiques soient traitées en premier. Cela rend le plan réalisable et réaliste pour une journée de travail standard.
Que faire si une tâche urgente et imprévue survient en cours de journée ?
Si une tâche est réellement urgente et importante, elle peut être ajoutée à la liste, mais elle doit être traitée après la tâche de priorité 1 actuelle, ou bien elle remplace la priorité la moins importante de la liste initiale pour la journée suivante. L'objectif reste de ne pas rompre le flux de travail sur la priorité en cours.
Cette méthode est-elle adaptée aux environnements de travail très dynamiques ?
Oui, car elle offre une structure claire pour gérer le chaos. En identifiant les priorités la veille, le travailleur gagne en sérénité et en direction, même si des imprévus surviennent. La discipline d'exécution permet de maintenir le cap sur les objectifs stratégiques.
Quels sont les bénéfices concrets de l'application de cette méthode ?
Les bénéfices incluent une augmentation significative de la productivité, une réduction du stress lié à la surcharge de travail, une meilleure clarté sur les objectifs quotidiens et une satisfaction professionnelle accrue grâce à l'accomplissement des tâches essentielles.
