Planification du temps: Méthodes de gestion du temps
Contenu
- Comment appliquer efficacement les méthodes de gestion du temps dans une PME suisse ?
- Soit vous gérez votre temps – soit ce seront les autres qui s’en chargeront!
- Des objectifs SMART
- Fixation des priorités: principe d’Eisenhower
- Planification du temps: trier les tâches
- Planification hebdomadaire
- FAQ: Planification du temps
EN BREF
La maîtrise du temps repose sur une gestion proactive des priorités et des objectifs, plutôt que sur une réaction aux sollicitations extérieures. En intégrant des outils comme la matrice d'Eisenhower, la méthode SMART et une planification hebdomadaire rigoureuse, les responsables de PME peuvent transformer 8'760 heures annuelles en leviers de productivité. L'efficacité ne réside pas dans la vitesse d'exécution, mais dans la capacité à distinguer l'urgent de l'important et à déléguer ou éliminer les tâches non essentielles.
À retenir:
- Définir des objectifs SMART (Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes, Temporels) pour orienter l'action.
- Classer les tâches selon la matrice d'Eisenhower pour éviter de se transformer en « pompier » permanent.
- Consacrer le vendredi après-midi à la planification de la semaine suivante et à l'estimation des durées.
- Appliquer un tri systématique des nouvelles tâches en se posant cinq questions clés sur leur nécessité et leur exécutant.
- Protéger son temps en fixant soi-même ses priorités, tout en alignant ces choix avec les attentes de la direction.
Rolf Rado
Sue et Rolf Rado Läubli sont les propriétaires d’Axios Organisations- und Personalentwicklung. Axios apporte son soutien aux organisations qui traversent des processus de changement, établit des concepts de formation pour des entreprises et anime des ateliers et des formations. Son atout principal réside dans les projets sur mesure qu’elle développe pour ses clients. Les principales compétences de Rolf P. Rado relèvent de la conception et de l’accompagnement de processus de changement, du développement et de la mise en pratique de visions, chartes et stratégies ainsi que de séminaires et de formations dans les domaines de la conduite du personnel, de la gestion de conflit, du développement d’équipe, de la santé au sein de l’entreprise et de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
Sue Rado
Sue et Rolf Rado Läubli sont les propriétaires d’Axios Organisations- und Personalentwicklung. Axios apporte son soutien aux organisations qui traversent des processus de changement, établit des concepts de formation pour des entreprises et anime des ateliers et des formations. Son atout principal réside dans les projets sur mesure qu’elle développe pour ses clients. Les principales compétences de Sue Rado Läubli relèvent du domaine des concepts de formation, avec analyse des besoins et suivi du transfert dans la pratique, ainsi que de celui de séminaires et de formations dans les domaines de la conduite du personnel, de la gestion de conflit, du développement d’équipe, de la communication, des entretiens avec les collaborateurs et de la vente. Elle fonde dans une large mesure son travail sur la méthode du «performance improvement».
Comment appliquer efficacement les méthodes de gestion du temps dans une PME suisse ?
Soit vous gérez votre temps – soit ce seront les autres qui s’en chargeront!
Lorsque l’on se confronte à la gestion du temps, on aborde inévitablement les thématiques de base suivantes que l’on traite, dans la vie quotidienne, sous la forme de différents modèles et utilitaires:
- Gestion des délais (par ex. Outlook)
- Objectifs
- Détermination des priorités (par ex. Eisenhower, ABC, principe de Pareto, efficacité et efficience)
- Tâches de tri
- Liste des activités (par ex. Notes, liste de tâches Outlook)
- Planification hebdomadaire
- Organisation du poste de travail
- Consommateurs de temps et d’énergie (par exemple consommateurs de temps internes et externes)
Nous allons en choisir quelques-uns!
Des objectifs SMART
«Quiconque ignore où il veut aller ne devra pas être surpris de parvenir là où il arrive» (source inconnue).
Les objectifs ne doivent pas des déclarations d’intention – ils doivent donner des indications parfaitement concrètes sur l’endroit où nous souhaitons parvenir grâce à notre activité. Une stratégie mnémotechnique souvent déployé dans la planification du temps est:
- S = Spécifique
- M = Mesurable
- A = Atteignable
- R = Réaliste
- T = Terme fixé
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Fixation des priorités: principe d’Eisenhower
Les deux axes concernent l’urgence et l’importance d’une tâche:
- Réfléchissez, pour chaque tâche que vous devez régler, s’il s’agit d’une tâche A/B/C ou d’une tâche D que vous aimez faire. Soyez critique envers vous-même – personne ne va assumer ouvertement des tâches A – sauf si on veut se tirer une balle dans le pied en ne terminant pas des tâches B importantes – car celles-ci deviendront alors inévitables et se transformeront en tâches A, autrement dit, en exercice de pompier!
- Vos tâches de base sont claires par rapport à votre job – et votre chef, il voit cela également ainsi? Dans ce cas, bravo – sinon demandez à votre chef son opinion sur vos principales tâches
- Déterminez si possible vous-même votre temps et ne vous laissez pas imposer des priorités par les autres (sauf de la part de votre propre chef – au bureau ou à la maison …)
Checklist pratique
- Mes objectifs pour la semaine sont-ils formulés de manière SMART ?
- Ai-je identifié et classé mes tâches A (urgentes et importantes) et B (importantes mais non urgentes) ?
- Est-ce que je passe trop de temps à éteindre des feux (tâches A) au détriment de la planification (tâches B) ?
- Ai-je délégué ou éliminé les tâches que je n'ai pas à faire moi-même ?
- Ma liste d'activités est-elle à jour et visible dans mon outil de gestion (Outlook, Notes, etc.) ?
- Ai-je prévu des zones tampon dans mon agenda pour absorber les imprévus ?
- Mon poste de travail est-il organisé pour minimiser les perturbations et les consommateurs de temps externes ?
- Ai-je validé avec mon chef que mes priorités actuelles correspondent à ses attentes stratégiques ?
- Est-ce que je consacre un moment dédié en fin de semaine pour planifier la suivante ?
- Ai-je identifié mes principaux consommateurs de temps internes (procrastination) et externes (interruptions) ?
Planification du temps: trier les tâches
Dès que vous recevez quelque chose, une présélection de vos tâches est logique selon le modèle suivant:
- Est-ce que la tâche doit être réalisée?
- Est-ce que le travail doit être fait par vous-même?
- Le travail doit-il être réalisé immédiatement?
- Le travail doit-il être réalisé comme d’habitude?
- Le travail doit-il être effectué comme indiqué?
Vous pouvez gagner BEAUCOUP de temps en répondant à ces questions!
Planification hebdomadaire
Pour nous, il s’agit d’un outil dont l’utilité est souvent délaissée en terme de la planification du temps. Un moment idéal pour la planification hebdomadaire est le vendredi après-midi pour clôturer la semaine et pour planifier la semaine suivante – et pour partir allégrement en week-end. Quelques directives accompagnent ce modèle:
- Notez les tâches, rendez-vous et activités
- Estimer leur durée
- Prévoir des zones tampon
- Prendre des décisions
- Contrôle ultérieur
FAQ: Planification du temps
Quelle est la différence entre efficacité et efficience dans la gestion du temps ?
L'efficacité consiste à atteindre les bons objectifs (faire les bonnes choses), tandis que l'efficience concerne l'optimisation des moyens utilisés pour y parvenir (faire les choses bien, avec le moins de ressources possibles). Une bonne gestion du temps nécessite de combiner les deux : prioriser les tâches à haute valeur ajoutée et les exécuter sans gaspillage.
Comment appliquer concrètement le principe d'Eisenhower ?
Pour chaque tâche, évaluez son degré d'urgence et d'importance. Les tâches urgentes et importantes (A) doivent être faites immédiatement. Les importantes mais non urgentes (B) nécessitent de la planification. Les urgentes mais non importantes (C) doivent être déléguées, et les ni urgentes ni importantes (D) doivent être éliminées.
Pourquoi la planification hebdomadaire est-elle souvent négligée ?
Elle est souvent délaissée car elle demande une discipline et un moment calme, souvent en fin de semaine. Pourtant, c'est le moment idéal pour clôturer la semaine écoulée, estimer les durées réelles des tâches et préparer la suivante avec des zones tampon, évitant ainsi de commencer la nouvelle semaine en mode « réaction ».
Que faire si mon chef impose des priorités contradictoires avec mes propres objectifs ?
Il est crucial d'ouvrir le dialogue avec votre responsable. Demandez-lui son opinion sur vos principales tâches pour aligner vos priorités avec les siennes. Si une tâche imposée devient une priorité absolue, elle doit alors être traitée comme telle, mais cela doit être une décision consciente et partagée, et non une simple soumission passive qui transforme vos tâches B en tâches A de crise.
