12/04/2017

Bureau chaotique: Le premier ennemi de l'efficacité et de la productivité

Si un système de rangement structuré est absent ou si le système existant n’est pas suffisamment utilisé, les fameuses piles de documents apparaissent sur le bureau.

De: Brigitte Miller   Imprimer Partager   Commenter  

Brigitte Miller

Brigitte Miller est auteure indépendante et journaliste. Elle écrit depuis 1990 pour des maisons d’éditions renommées et pour des portails en ligne au plan national et international sur les thématiques du management, de la gestion du personnel, de la gestion du temps, de la créativité et du management personnel. Dans ses articles, outre les nombreux conseils et expériences tirés de ses conversations et de ses interviews, elle nous livre aussi ses jugements personnels, fruit de son activité professionnelle. Elle fait preuve à cet égard d’une grande ouverture d’esprit, influencée par deux idées fondamentales: «On ne se baigne jamais deux fois dans le même fleuve» (Héraclite) et «Ce qui hier était juste ne l’est plus nécessairement aujourd’hui. Les problèmes d’aujourd’hui viennent des solutions d’hier», Peter Senge elle aspire à découvrir toujours plus d’options concrètes inédites permettant de dépasser ses limites personnelles – et d’enrichir ainsi sa propre existence.

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Bureau chaotique

Bureau chaotique

Introduction

Bien que certains bureaux soient surchargés avec des objets de confort, tels que des figurines d’oeuf Kinder ou des bibelots en plastique – dans l’étude de la KISD, les étudiants et les professeurs ont compté par exemple à Taiwan 20 objets de ce type sur les bureaux, et à Hong-Kong 40 –, ces objets constituent moins un obstacle qu’une mauvaise organisation du bureau et / ou un manque de place.

Dans ces situations, le bureau est «dévoyé», c’est-à-dire qu’il ne peut plus répondre à sa fonction réelle de fournir une surface de travail libre pour toutes vos tâches, car vous avez alors transformé votre bureau en une pseudo-surface de rangement. Toutefois, cette transformation n’est pas un cadeau. Bien au contraire. Votre bureau représente un obstacle à votre efficacité et à votre productivité – et ce pour trois raisons que vous connaissez déjà. Malheureusement.

Raison 1: vous perdez un temps précieux à tout chercher

Dès que votre bureau se mute en pseudo-surface de rangement, les travaux d’archéologie commencent. Vous savez très bien que le dossier recherché se trouve sous l’une des piles de papier ou l’un des documents. Et vous vous mettez alors à tout soulever, à tout regarder, à tout reposer pour ré-empiler tous les dossiers jusqu’à trouver enfin – espérons-le(!) – le dossier que vous cherchiez. Un processus énervant et frustrant, mais surtout qui vous dérobe un temps précieux.

Raison 2: vous risquez d’effectuer des tâches deux fois ou d’oublier des choses importantes

Le manque de clarté sur le bureau n’entraîne pas seulement de longues recherches de documents et dossiers. Vous en perdez également la vue d’ensemble sur les tâches à effectuer ou déjà réalisées. En effet, si vous vous contentez de mettre de côté les documents d’une activité terminée, ceux-ci vous tomberont à nouveau dans les mains quelques jours plus tard et vous risquez de vous demander : «Est-ce que j’ai tout lancé correctement?» Si vous n’êtes pas sûr de la réponse, vous risquez alors de refaire le travail.

Dans un autre cas, la confusion sur le bureau entraîne l’oubli par exemple de la petite note sur laquelle vous aviez noté que vous deviez appeler le client Wolf. En conséquence de quoi vous oubliez d’appeler le client. Selon la question à discuter avec lui, cela peut naturellement avoir des conséquences délicates que vous devrez remettre en ordre sous pression et avec grand stress.

Raison 3: vous boycottez votre propre motivation

A moyen et long terme, un bureau chaotique mène à la démotivation, et ce malgré la touche individuelle. En effet, à la vue de tous les documents, corbeilles remplies et dossiers ouverts, vous aurez le sentiment d’être un nouveau Sisyphe, condamné à faire rouler éternellement un rocher jusqu’en haut d’une colline. Votre motivation baisse car

  • vous ne parvenez plus à distinguer ce que vous avez déjà accompli. Vous n’avez donc plus aucune expérience positive de réussite.
  • les piles de papier constituent des tâches non finies, qu’il convient de terminer encore. Vous avez l’impression que le travail n’en finit jamais.
  • c’est tout simplement fatigant de faire de la place sur le bureau pour pouvoir le remplir à nouveau en vue des nouvelles tâches à exécuter.
  • le manque d’espace sur la surface de travail restreint également mentalement et émotionnellement. Vous avez le sentiment que «je ne peux pas vraiment me déployer et m’épanouir».

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