Perturbations au travail: Comment gérer les interruptions
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EN BREF
Dans un environnement de travail connecté, la gestion des interruptions (courriels, appels, collègues) est cruciale pour maintenir la productivité. L'approche recommandée consiste à structurer ses temps de connexion, à communiquer clairement ses besoins de concentration et à établir des règles communes avec son entourage professionnel, y compris la hiérarchie.
À retenir:
- Réduire la fréquence de consultation des courriels à 4 ou 5 fois par jour.
- Traiter immédiatement les messages prenant moins de 2 minutes.
- Utiliser l'autorité hiérarchique pour stopper les dérangements persistants d'un collègue.
- Proposer des rendez-vous fixes pour les échanges avec son chef.
- Adapter l'aménagement du bureau pour dissuader les visites non planifiées.
Heike Eberle
Heike Eberle, née en 1967, est une cheffe d’entreprise, une animatrice et une auteure passionnée. Elle est engagée depuis douze ans dans sa propre entreprise de construction qui, malgré bien des turbulences, obtient de bons résultats. C’est bien là une preuve incontestable de force mentale. Elle sait que seules les personnes profondément équilibrées surmontent les turbulences externes. Elle est entre-temps considérée comme une spécialiste de la construction. Son implication, corps et âme au sein de l’entreprise familiale, la pousse à transmettre ses acquis sous forme de trainings et de conseils aux entreprises ouvertes et désireuses d’évoluer. Personne très active, elle est heureuse de pouvoir faire bouger les lignes et de faire avancer les choses. Elle aime la lecture, joue au tennis, blogue, fait du jogging, surfe sur Internet et enrichit ainsi ses connaissances jour après jour.
Aides de travail appropriées
Comment gérer efficacement les interruptions et les perturbations au travail ?
Faire face au flux de courriels
- Modifiez tout simplement le rythme de votre courrier électronique. Au lieu d’avoir votre logiciel constamment ouvert, fermez-le et décidez à quel moment vous voulez recevoir vos mails.
- Il suffit la plupart du temps de recevoir son courrier électronique quatre à cinq fois par jour. Evitez de le réceptionner aux moments de la journée où vous êtes le plus performant. Faites-le plutôt lorsque votre concentration faiblit ou que vous avez envie d’une petite pause.
- Ne passez pas trop de temps à lire et à répondre à vos messages. Eliminez directement les spams ainsi que les mails dont les expéditeurs vous sont inconnus. Rédigez et envoyez directement toutes les réponses qui vous prennent moins de deux minutes.
Un collègue vous dérange continuellement
- Parlez-en à votre chef. Une seule intervention hiérarchique sera plus efficace que toutes vos tentatives.
- Abordez le sujet avec ceux qui s’obstinent à vous déranger: «Je vous aide volontiers et apprécie vos visites, mais j’ai besoin de moments durant lesquels je peux travailler en toute tranquillité. Comment pouvons-nous résoudre ce problème? Est-ce que cela vous convient, si nous convenons d’un rendez-vous fixe pour traiter toutes les démarches importantes en cours?»
Recommandations de séminaires
Quand c’est votre chef le «perturbateur»
- A l’aide d’un exemple concret, montrez à votre chef à quel point vous êtes constamment dérangé durant votre travail. Expliquez-lui qu’il en subit aussi les conséquences lorsque vous ne parvenez pas à terminer vos tâches.
- En abordant le sujet, vous vous assurerez qu’il est conscient du problème et qu’il fera lui aussi un effort dans ce sens.
- Peut-être pouvez-vous aussi mettre au point ensemble un système pour que votre chef vous transmette ses informations sans vous déranger continuellement. Exemple: s’entendre sur un rendez-vous fixe chaque matin et chaque après-midi, ou transmettre les informations par courrier électronique.
Checklist pratique
- Fermer votre logiciel de messagerie et définir des créneaux horaires précis pour la lecture.
- Éviter de traiter vos courriels durant vos pics de performance cognitive.
- Supprimer systématiquement les spams et les messages d'expéditeurs inconnus.
- Répondre instantanément aux demandes simples (moins de 2 minutes).
- Engager une conversation franche avec un collègue perturbateur pour fixer des règles.
- Proposer à votre chef des solutions concrètes pour limiter ses interruptions.
- Retirer les chaises inutiles de votre espace de travail.
- Ne pas lever les yeux vers les collègues passant devant votre bureau.
- Restreindre les conversations au strict nécessaire sans small talk.
- Établir un système de transmission d'informations asynchrone avec votre direction.
Limiter les interruptions
- Faites disparaître de votre bureau les chaises inutiles, qui par leur seule présence invitent vos collègues à s’y installer.
- Si vous travaillez la porte ouverte, ne levez pas les yeux sur vos collègues qui passent: ce simple geste pourrait être pris comme une invitation à entrer dans votre bureau.
- Menez vos conversations en restant axé sur l’objectif de la discussion. Evitez le small talk et venez-en tout de suite au sujet à traiter.
Tiré de notre Smart Book "Gestion de soi"
FAQ: Perturbations au travail
À quelle fréquence devrais-je consulter mes courriels pour éviter les interruptions ?
Il est recommandé de consulter sa boîte de réception 4 à 5 fois par jour, en évitant les moments de forte concentration ou de productivité maximale.
Comment gérer un collègue qui me dérange continuellement ?
La première étape est d'aborder le sujet directement avec la personne en proposant des créneaux fixes. Si cela échoue, une intervention du chef est souvent plus efficace que des tentatives répétées.
Que faire si c'est mon chef qui me perturbe ?
Il faut lui montrer l'impact négatif de ces interruptions sur le travail final. Proposez un système conjoint, comme des rendez-vous fixes quotidiens ou l'utilisation du courrier électronique pour les transmissions.
Quels aménagements physiques peuvent limiter les visites non sollicitées ?
Enlevez les chaises inutiles de votre bureau et évitez de regarder les collègues qui passent, car ce geste peut être interprété comme une invitation à entrer.
Comment gérer les conversations avec des collègues pour éviter la perte de temps ?
Restez axé sur l'objectif de la discussion, évitez le small talk et allez directement au sujet à traiter pour clore rapidement l'échange.
