Excel: Découvrez son génie organisateur!
Contenu
EN BREF
Excel s'impose comme un outil polyvalent pour la gestion de tâches au-delà du simple calcul, servant de banque de données pour la méthode «Getting Things Done» (GTD). En structurant une feuille avec des colonnes dédiées (description, projet, priorité, délai), les utilisateurs peuvent visualiser l'ensemble de leurs obligations et listes d'attente. L'application de filtres et de formats de date permet ensuite d'extraire rapidement des vues ciblées pour optimiser la productivité quotidienne.
À retenir:
- Excel fonctionne comme une base de données pour organiser les tâches selon la méthode GTD.
- Six champs essentiels structurent la feuille : description, liste, projet, priorité, délai et liste d'attente.
- Le formatage automatique des lignes et des dates facilite la saisie et la lecture des données.
- L'utilisation de filtres permet de visualiser des tâches spécifiques par projet, priorité ou date.
- Les champs de date et de priorité sont facultatifs selon les besoins de l'utilisateur.
Matthias K. Hettl
Après avoir terminé ses études en Sciences économiques de gestion et en Economie politique ainsi que sa préparation au doctorat, Matthias K. Hettl occupa tout d’abord le poste d’assistant de direction pour exercer ensuite des responsabilités de direction et des responsabilités budgétaires dans diverses positions de management. Il exerce la fonction de directeur de l’entreprise Management Institut Hettl Consult à Rohr près de Nuremberg depuis 1995. Il est plus particulièrement actif dans le rôle de coach, entraîneur et conseiller en management pour les comités de direction, les directions d’entreprise et les cadres dirigeants. Ses principaux centres d’intérêt englobent les thèmes de Leadership skills et de compétences managériales. Ses activités de membre de conseil de surveillance, de direction d’une entreprise de taille moyenne et de consultant auprès des Nations Unies à New York lui confèrent une grande expérience. De plus, il a occupé plusieurs années durant une chaire de management et marketing. Il est connu comme auteur d’ouvrages spécialisés et livres audio ainsi que pour avoir publié de nombreux articles techniques. En collaboration avec son team, il conseille les CEOs, les membres de conseils d’administration, les directions et le service de gestion des ressources humaines des petites et moyennes entreprises ainsi que des groupes dans le cadre national et international. Remarqué comme «excellent speaker» et «excellent trainer», il fait partie des conférenciers d’envergure dans les pays germanophones et collabore avec les organisateurs des séminaires et congrès les plus prisés en Europe. A ce jour, il a enthousiasmé ses 25 000 auditeurs par une indiscutable compétence, un style d’exposé direct et très motivant aux conseils pratiques utilisables tels quels. Ses conférences obtiennent régulièrement la note d’excellence.
Comment utiliser Excel pour appliquer la méthode Getting Things Done (GTD) ?
Excel: «Getting Things Done»
Pour de nombreux bureaux, Excel est devenu un véritable génie de l’organisation. Ce logiciel n’est plus seulement utilisé comme instrument de calcul, mais aussi comme banque de données.
Excel peut vous aider à appliquer la méthode «Getting Things Done», ou GTD. Il vous permet en effet de… gérer toutes les tâches et voir vos listes d’attente.
Tout se passe sur une feuille Excel.
Méthode GTD
Etablissez votre feuille Excel selon des champs prédéfinis
Pour suivre la méthode GTD, vous aurez besoin des champs suivants dans votre banque de données. Le plus pratique est de nommer directement les colonnes ainsi:
- Description de la tâche
- Listes à laquelle celle-ci appartient
- Priorité (éventuellement)
- Projet, pour autant que la tâche se réfère à un projet
- Délai
- Liste d’attente, soit la date à laquelle vous voulez à nouveau vous occuper de cette tâche.
- Etablissez votre feuille Excel en conséquence
Dans la première ligne de votre feuille Excel, introduisez les légendes suivantes: tâche, liste, projet, priorité, délai, liste d’attente.
Recommandations de séminaires
Formatez les légendes et la largeur des colonnes en fonction de vos besoins.
Mieux vaut élargir par exemple la colonne consacrée à la description de la tâche, qui accueillera plus de texte que les autres.
- Cliquez dans la colonne «Description de tâche» et faites un clic droit avec la souris.
- Choisissez la commande «Format de cellule».
- Cliquez sur «Alignement» et choisissez l’option «Renvoyer à la ligne automatiquement».
- Sélectionnez les deux colonnes qui accueilleront des dates.
- Faites à nouveau un clic droit et répétez la commande «Format de cellule».
- Cliquez sur «Nombre» puis sur «Date», puis choisissez le format de date qui vous convient.
- Vous pouvez maintenant commencer à entrer vos tâches.
Astuce I: Utilisez Excel pour établir des listes
Excel est particulièrement pratique pour établir des listes, car il vous aide lors de l’insertion des données. Consacrez une nouvelle ligne pour chaque tâche. Les champs de date sont facultatifs, de même que les priorités, qui ne sont d’ailleurs pas prévues dans la méthode GTD. Afin d’avoir facilement une vue d’ensemble, choisissez un filtre:
- Sélectionnez la première ligne de votre feuille Excel.
- Allez au menu Données
- Cliquez sur Filtrer.
Vous pouvez maintenant consulter de manière ciblée vos listes ou savoir quelles tâches vous attendent à une date précise. Pour ce faire, cliquez simplement sur les petites flèches qui apparaissent en haut des colonnes: une fenêtre de dialogue s’ouvre alors, qui vous propose entre autres de choisir tous les champs.
Grâce à ces filtres, vous pouvez voir les tâches de la liste qui vous intéresse, ou rechercher des tâches en fonction de leur priorité.
Checklist pratique
- Créer une nouvelle feuille Excel et nommer les en-têtes de colonnes : tâche, liste, projet, priorité, délai, liste d'attente.
- Ajuster la largeur des colonnes, notamment pour la description de la tâche.
- Activer le retour à la ligne automatique dans la colonne «Description de tâche» via le format de cellule.
- Définir le format de date pour les colonnes consacrées aux délais et à la liste d'attente.
- Commencer à saisir les tâches une par ligne, en remplissant les champs obligatoires.
- Sélectionner la première ligne et activer l'option «Filtrer» dans le menu Données.
- Utiliser les flèches de filtre pour trier les tâches par liste, priorité ou date spécifique.
- Vérifier régulièrement la liste d'attente pour identifier les tâches à reprendre.
Astuce II: Les filtres Excel sont particulièrement utiles pour les champs de date.
Vous pouvez filtrer en fonction d’un mois ou d’un jour déterminé. Vous savez en un clin d’œil à quelles tâches vous atteler, et lesquelles sont en liste d’attente.
FAQ: Excel
Quels sont les champs indispensables pour appliquer GTD sur Excel ?
Les champs recommandés sont la description de la tâche, la liste d'appartenance, le projet associé, la priorité (optionnelle), le délai et la date de la liste d'attente.
Comment afficher uniquement les tâches d'un projet spécifique ?
En activant le filtre sur l'en-tête de la colonne «Projet», vous pouvez sélectionner le nom du projet concerné pour ne voir que les tâches qui y sont liées.
Est-il possible de filtrer les tâches par date dans Excel ?
Oui, en formatant les colonnes de date correctement et en utilisant le filtre, vous pouvez trier par mois, jour ou plage de dates pour identifier les échéances.
La méthode GTD impose-t-elle l'utilisation de la priorité dans Excel ?
Non, la colonne «Priorité» est facultative car elle n'est pas explicitement prévue dans la méthode GTD originale, bien qu'elle puisse être utile pour certains utilisateurs.
