Voleur de temps: 7 conseils pour gagner du temps
Brigitte Miller
Brigitte Miller est auteure indépendante et journaliste. Elle écrit depuis 1990 pour des maisons d’éditions renommées et pour des portails en ligne au plan national et international sur les thématiques du management, de la gestion du personnel, de la gestion du temps, de la créativité et du management personnel. Dans ses articles, outre les nombreux conseils et expériences tirés de ses conversations et de ses interviews, elle nous livre aussi ses jugements personnels, fruit de son activité professionnelle. Elle fait preuve à cet égard d’une grande ouverture d’esprit, influencée par deux idées fondamentales: «On ne se baigne jamais deux fois dans le même fleuve» (Héraclite) et «Ce qui hier était juste ne l’est plus nécessairement aujourd’hui. Les problèmes d’aujourd’hui viennent des solutions d’hier», Peter Senge elle aspire à découvrir toujours plus d’options concrètes inédites permettant de dépasser ses limites personnelles – et d’enrichir ainsi sa propre existence.
La seule mise en place de nouvelles habitudes de gestion du temps, y compris la réduction des voleurs de temps, exige constamment une stratégie permettant d’établir une nouvelle manière d’agir également à long terme. Par conséquent, concevez de préférence plusieurs stratégies individuelles. Ainsi, vous aurez suffisamment d’instruments sous la main vous permettant d’agir de manière vraiment rapide dans chaque situation, qui activait auparavant un voleur de temps typique.
Afin de faciliter l’élaboration d’une stratégie personnelle, il existe des impulsions, sur la façon de démonter étape par étape les 7 voleurs de temps les plus typiques. Adaptez ces impulsions à vos besoins et à vos possibilités. Ajoutez vos propres instruments de solution. De cette manière, vous aurez la garantie de vous séparer de votre voleur de temps typique.
1. Voleur de temps: interruption due au téléphone
Dès la première sonnerie, il faut répondre au téléphone. Votre travail est interrompu, l’appel téléphonique vous coûte du temps et puis vous devez à nouveau avec difficulté vous concentrer sur votre tâche.
Les stratégies de solutions:
- Faites filtrer par votre secrétaire: en tant que dirigeant d’entreprise, vous avez généralement un(e) assistant(e). Faites-lui filtrer les appels de manière ciblée. Déterminez avec votre assistant(e), quand et de la part de qui il/elle peut vous transférer un appel.
- Régler la messagerie vocale: vous voulez travailler sans être dérangé, utilisez votre messagerie vocale. Mais n’oubliez pas de mettre votre téléphone en mode silencieux, pour ne pas être perturbé par la sonnerie.
- Passer aux collègues: déterminez avec vos collègues et/ou votre équipe, qui doit assurer le service téléphonique, quand et pour quelle durée. De cette manière, tout le monde peut travailler efficacement et les appels entrants ne seront transmis qu’en cas d’urgence.
- Créer et utiliser un formulaire de notes téléphoniques: préparez un formulaire pour vos notes téléphoniques. Cela permet d’effectuer un appel court et efficace qui, comme un mémento, regroupe et permet de consulter tous les points essentiels.
- Aller droit au but: abstenez-vous des poser des questions entraînant des conversations informelles, telles que, «Comment se sont passées vos vacances?». Au lieu de cela, demandez «Que puis-je faire pour vous?»
2. Voleur de temps: le visiteur imprévu
Les collaborateurs ou collègues faisant des visites imprévues, indépendamment du fait qu’ils soient les bienvenus, sont les plus grands gaspilleurs de temps, car la question «Tu as une minute?» est trompeuse. Vous emploierez une moyenne de 10 minutes pour ce visiteur et trois fois plus de temps pour retrouver votre concentration initiale.
Les stratégies de solutions:
- Fixer des rendez-vous: proposez un moment différent, au cours duquel vous avez vraiment le temps. «Aujourd’hui à midi, vers 14h30 j’aurai 15 minutes de libre. Cela te convient?»
- Fixer des limites de temps: répondez à la question de votre visiteur imprévu en disant «Je dois présenter le rapport à notre supérieur à 10 heures. «Pensez-vous que l’on puisse discuter de votre demande en 15 minutes?»
- Se rendre dans le bureau du visiteur: «Je suis prêt dans dix minutes et je viens chez toi». Cette stratégie vous donne l’avantage de pouvoir quitter le bureau de votre collègue bien plus vite que d’éconduire celui-ci de votre bureau.
- Porte ouverte par intervalle: en tant que supérieur, vous devez vous allier au principe de la porte ouverte par intervalle, par exemple de 10h00 à 15h00, et à celui de la planification. Faites en sorte que votre secrétaire prenne des rendez-vous de courte durée avec vos collaborateurs. Demandez à votre secrétaire de s’informer sur l’objet du rendez-vous. Vous pourrez ainsi préparer toutes les informations nécessaires à l’entretien.
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3. Voleur de temps: réunions inefficaces
Les réunions sont nécessaires, mais elles ne sont pas toutes efficaces. Pour beaucoup de collaborateurs et de collègues, en moyenne, la moitié des réunions sont une perte de temps.
Les stratégies de solutions:
- Moins, c’est plus: contrôlez que la réunion soit vraiment nécessaire. Est-il peut-être suffisant d’envoyer une note de service, d’informer les collaborateurs individuellement par e-mail, par téléphone ou lors d’un entretien personnel?
- Bien préparer les réunions: créez un programme qui établit non seulement le contenu, mais aussi le temps prévu pour chaque point de l’ordre du jour. Fixez également, quels sont les points sur lesquels une discussion est possible et ceux sur lesquels elle ne l’est pas. Distribuez le programme à l’avance. De cette façon, vos collaborateurs pourront se préparer.
- Convoquer en temps utile: ne convoquez que les collaborateurs étant concernés par les questions examinées.
- Congédier les participants: alternativement ciblez les différents points de la réunion en fonction des participants. Vous pourrez ainsi congédier les collaborateurs concernés par les différents points ayant déjà été traités au cours de la réunion.
- Commencer et finir à l’heure: les personnes arrivant en retard devront s’informer par la suite des points discutés. Même si certains points n’ont pas été conclus ou qu’une discussion n’a produit aucun résultat, terminez toujours la réunion à l’heure. Reportez tout le reste à une nouvelle date, car vos collaborateurs ont planifié leur temps en conséquence.
4. Voleur de temps: l’afflux d’e-mails
Grâce aux moyens modernes de communication, un autre canal accueillant les requêtes a vu le jour: le courrier électronique. Une boîte de réception se remplissant quotidiennement, tout comme la visualisation constante des nouveaux messages reçus, prennent du temps et mettent vos nerfs à rude épreuve.
Les stratégies de solutions:
- Émettre une notification par e-mail: désactiver le mode automatique affichant les e-mails entrants sur votre ordinateur.
- Contrôler 3× par jour: ouvrez votre boîte de courrier électronique seulement trois fois par jour. De préférence, quand votre concentration fléchit.
- Regrouper les e-mails: collecter tous les messages que vous souhaitez envoyer vous-même. Envoyez-les durant les trois plages de temps prévues à cet effet.
5. Voleur de temps: communication infructueuse
De nombreuses discussions conduisent à des malentendus, qui à la fin font perdre du temps, parce que vous devez ensuite corriger les erreurs en résultant.
Les stratégies de solutions:
- Formuler clairement le message: exprimez votre demande de manière succincte et concise.
- Faites attention aux signaux non verbaux: soyez sensible au langage corporel de votre interlocuteur. Il y a souvent des signaux qui indiquent déjà que votre message n’a pas été compris.
- Demande de précisions: Un «Vous avez compris?» n’es malheureusement pas suffisant. Demandez de préférence à vos collaborateurs et/ou collègues de répéter brièvement les faits afin de pouvoir vérifier si toutes les informations ont été reçues correctement.
6. Voleur de temps: le chaos sur le bureau
Si les documents et les papiers s’empilent sur votre bureau, vous perdrez beaucoup de temps à passer en revue les papiers dont vous avez besoin.
Les stratégies de solutions:
- Bannir ce qui est inutile: vous devez enlever de votre bureau tout ce dont vous n’avez pas besoin quotidiennement et les ranger dans vos tiroirs et vos étagères.
- Créer une archive temporaire: vous devriez cataloguer dans une archive temporaire la documentation dont vous n’avez pas besoin pour la tâche en cours, mais que vous ne voulez pas encore classer définitivement.
- Développer un système d’archivage: mettez en place un système de stockage vous satisfaisant. Déposez-y tous vos documents.
7. Voleur de temps: le manque d’informations
Si vous manquez d’informations, vous devez nécessairement interrompre votre travail.
Les stratégies de solutions:
- Ébaucher une tâche ou un projet: déterminer brièvement le déroulement de la tâche ou du projet. Vérifiez de quels renseignements vous aurez besoin et à quel moment.
- Organiser les informations: précisez les compétences destinées à la recherche de renseignements. Quel membre de l’équipe se charge de recueillir les informations?
- Fixer des délais: si des collègues ou des collaborateurs externes doivent demander des informations, fixer des délais pour les réponses. Faites en sorte de créer à cet effet des marges, au cas où le collègue collabore mal au niveau des délais. Vous pourrez alors éventuellement lancer une deuxième requête sans être pressé par le temps.
