Activités chronophages: Gérer efficacement son temps

Comment identifier et éliminer efficacement les activités chronophages en entreprise ?

En matière de gestion du temps, on fait la distinction entre les activités chronophages internes (= leur origine provient de ma personnalité resp. de mon domaine d’influence) et les activités chronophages externes (= les déclencheurs sont ici des facteurs/ personnes externes).

• Les activités «chronophages internes» typiques sont:
  Manque de vue d’ensemble, priorités peu claires, pas suffisamment de délégation, mauvaise organisation personnelle, mauvais archivage (papier et électronique), indécision, fatigue et mauvaise santé, autodiscipline insuffisante, pas suffisamment conséquent, faible motivation, dispersion, objectifs personnels peu clairs, manque de planification, blocage par des attentes trop élevées, surmenage, perfectionnisme, le fait de consulter immédiatement ses courriels, bureaucratie inutile, Internet/Intranet, incapacité à dire «non», choses désagréables repoussées.
• Les activités «chronophages externes» typiques sont: 
  Perturbations (par exemple le téléphone), les courriels, les temps d’attente, les rencontres/réunions inutiles ou trop longues, des informations peu claires, des partenaires excessifs, de mauvais outils, des problèmes informatiques, un manque de coordination, des directives peu claires, des perturbations par les collègues, trop de projets simultanés.

Un processus cohérent de suppression des activités chronophages est:

3. Analyser individuellement les activités chronophages

• Combien de temps ces activités prennent-elles?
• Quand sont-elles déclenchées?
• D’autres personnes sont-elles impliquées? 

4. Trouver des idées de solutions

• Quelles sont les solutions disponibles?
• Lesquelles sont rapidement réalisables?
• Lesquelles relèvent de votre pouvoir?

5. Fixer des objectifs et maîtriser les activités chronophages

• Utiliser des formules SMART 

Ne pas toujours dire non aux activités chronophages …

Fondamentalement, il est clair pour tout le monde que nous avons le droit de dire «non» – et que nous avons aussi la possibilité de le faire (peutêtre un peu moins souvent avec notre supérieur hiérarchique …). Mais des barrières internes ou d’autres croyances comme les suivantes nous empêchent souvent de dire non:

• «L’autre ne m’appréciera plus»
• «L’autre ne m’aidera pas lorsque j’en aurai besoin»
• Il pensera peut-être que je n’en suis pas capable – ou que je n’aime pas travailler en équipe 

Voici quelques idées pour vous habituer à dire «non» au moment approprié:

• Normalement, les autres ne pensent pas aussi souvent à nous que nous le pensons – ils sont plutôt préoccupés par eux-mêmes…
• Si l’on reçoit un compliment de la part de quelqu’un par rapport à une tâche précédente réalisée – on recevra très souvent une nouvelle demande de cette même personne par la suite. Soyez vigilant – ne vous laissez pas embobiner du fait de la louange!
• Prenez le temps de réfl échir. Analysez concrètement, dans ce cas, ce que cela aura comme conséquence pour votre budget temporel si vous acceptez cette nouvelle activité. Ce temps de réfl exion est notamment important pour toutes les personnes qui s’enthousiasment facilement ou qui sont très orientées vers le travail en équipe
• Pensez-y: à qui délègue-t-on généralement un projet ? Aux bons collaborateurs. Normalement, les projets sont ajoutés à un travail déjà à 100%. Réfl échissez donc bien aux projets que vous acceptez

Cas spécial des activités chronophages: «vampire énergétique»

Il y a des personnes qui consomment non seulement beaucoup de temps – mais aussi beaucoup d’énergie et de joie de vivre. C’est ce que l’on appelle des vampires énergétiques! Il n’est pas toujours facile de dissoudre une connexion de ce genre avec ces personnes – mais faites-le impérativement avec les individus lorsque vous en avez la possibilité. Il s’agit de votre temps de vie – profitez de vivre cette période avec des gens qui vous font du bien qui vous inspirent et qui vous donnent de l’énergie!

Notre astuce

Faites une liste de vos plus grosses activités chronophages (sur le plan privé et professionnel). Réfléchissez ensuite, pour chacune, pour quelle raison vous acceptez qu’elle prenne tant de place dans votre vie et ce que vous pouvez faire concrètement contre elle. Peut-être que la principale chance est d’apprendre à dire non au bon moment …? Selon le principe que: «non est le mot le plus court de la langue française».

FAQ: Activités chronophages

Quelle est la différence entre une activité chronophage interne et externe ?

Les activités chronophages internes proviennent de la personnalité ou du domaine d'influence de l'individu (ex: manque de priorités, perfectionnisme), tandis que les externes sont déclenchées par des facteurs ou des personnes extérieurs (ex: interruptions téléphoniques, réunions inutiles, mauvais outils).

Comment oser dire « non » sans nuire à ses relations professionnelles ?

Il est essentiel de prendre le temps de réfléchir aux conséquences sur son budget temporel avant d'accepter une tâche. Il faut également se rappeler que les autres sont souvent préoccupés par eux-mêmes et que refuser une demande ne signifie pas un manque de compétence ou de volonté de travailler en équipe.

Comment gérer les « vampires énergétiques » au travail ?

Il s'agit de personnes qui consomment beaucoup de temps et d'énergie. La stratégie recommandée est de dissoudre ces connexions dès que possible pour protéger son temps de vie et privilégier les interactions avec des personnes inspirantes et énergisantes.

Quelle est la première étape pour éliminer les activités chronophages ?

La première étape consiste en une analyse de la situation initiale, incluant une auto-évaluation de la satisfaction actuelle, une vérification de l'atteinte des objectifs et une identification précise des activités qui consomment le plus de temps.