Un travail systématique et méthodique est la condition de base pour transformer des capacités en résultats et en succès (voir Malik 2003, S. 326). Réfléchissez aux habitudes qui étaient les vôtres jusqu’ici et changez-les si nécessaire. Demandez-vous de temps à autre si vos méthodes et procédures sont encore correctes et si elles vous permettent encore d’accomplir efficacement votre travail quotidien. Analysez la méthode utilisée qui pouvait très bien être bonne autrefois, mais qui, compte tenu de la nouvelle situation, doit être adaptée ou radicalement changée, même si cela vous semble difficile. Ceci est également valable si vous avez l’impression que vos collaborateurs utilisent une méthode et un processus de travail qui freinent globalement votre domaine de responsabilité ou le rendent inefficace. Vous devez donc réagir pour augmenter l’efficacité.
Un promeneur marche dans un bois et rencontre un bûcheron occupé à débiter en petits morceaux un tronc d’arbre récemment abattu. Le promeneur se rapproche de lui pour voir pourquoi le travail lui semble si pénible et demande: «Excusez-moi, mais j’ai remarqué quelque chose: votre scie est complètement émoussée! Vous ne voulez pas l’aiguiser?» Le bûcheron, épuisé, réplique: «Je n’ai pas le temps pour ça, je dois scier!»
Analysez les exigences dans votre Domaine
Vous devriez en principe, tous les trois ans, vous poser la question de savoir comment les exigences ont changé dans votre domaine d’activité et si votre méthode de travail est encore à jour. Devez-vous éventuellement adapter votre temps de travail ou introduire un nouvel outil? Que pourrait vous apporter l’utilisation d’un smartphone? Comment augmenter l’efficacité dans votre domaine de responsabilité et avec vos collaborateurs? Si vous assumez une nouvelle tâche ou occupez une nouvelle position suite à une promotion, alors vous devez en principe adapter vos méthodes de travail. Songez dans ce contexte à votre changement de rôle lorsque vous êtes passé du statut de collaborateur à celui de leader, ce qui a exigé de vous l’utilisation de toute une série de nouveaux outils, comme des instruments de budgétisation et de planification du personnel, une nouvelle gestion du temps, la prise en compte des ressources temporelles pour les entretiens avec les collaborateurs, etc.
Réfléchir à votre méthode de travail personnel n’a pas pour but de travailler encore plus dur, mais plutôt de bien maîtriser votre charge de travail, de sorte à obtenir de meilleurs résultats, à pouvoir assumer des tâches plus importantes et à pouvoir les maîtriser. Vous avez ainsi davantage l’impression d’agir plutôt que de réagir. Vous aurez l’agréable impression d’avoir bien en main les tâches qui vous sont confiées, et ce, malgré leur nombre.
Le moyen auxiliaire le plus important est votre calendrier ou votre agenda. Vous devriez y inscrire sans tarder les dates de vos rendez-vous, de vos voyages d’affaires et de vos séminaires. Inscrivez également les dates des discussions sur des projets, le budget ou la stratégie.
Le bureau de la centrale de commande
Votre table de bureau est votre «centrale de commandement» où vous gérez le flux d’informations. Il existe des bureaux avec des montagnes de papier, qui empêchent de travailler de manière concentrée et qui rendent difficile toute vue d’ensemble. Les piles de papier ne sont rien d’autre qu’un bourrage de feuilles, qui est causé lorsque les entrées sont plus importantes que les sorties. On peut y remédier en stoppant le flux ou en le diminuant, en le détournant tout ou partie, afin de supprimer l’obstacle ou de renforcer le flux sortant. Un bureau bien rangé fait non seulement bonne impression, mais permet surtout d’économiser beaucoup de temps. Faites donc en sorte de libérer votre bureau de tous les objets et documents inutiles, et boostez votre créativité et votre productivité. Si vous disposez d’un système de rangement efficace, vous ne devez pas chercher longtemps.
A chaque priorité sa couleur
Ayez une vue d’ensemble de tout ce qui atterrit sur votre bureau et triez en fonction des deux priorités que sont l’urgence et l’importance. Vous devriez reconnaître vos priorités au premier coup d’œil. Une méthode simple mais efficace pour ce faire est de travailler avec des pochettes transparentes en couleurs. Lorsque, le matin, vous regardez votre calendrier de la journée, vous voyez les choses à faire triées en fonction des priorités: rouge pour les tâches A, que vous liquidez le jour même; jaune pour les tâches B, qui peuvent être agendées; vert pour les tâches C, que vous déléguez. Vous pouvez également utiliser les différentes couleurs pour vos différents domaines de tâches ou collaborateurs.
Si le flux d’informations et de tâches est trop important sur le long terme, vous devez le réduire en vous concentrant sur quelques points importants ou en répartissant le travail entre vos collaborateurs. Ce flux exagéré se réduira de lui-même si vous le gérer systématiquement en fonction des priorités fixées dans votre plan de travail. Occupez-vous ensuite de ce qui est vraiment important, qui est productif et qui augmente votre performance.
Pour surmonter cet obstacle et faciliter la bonne tenue de votre bureau, vous devez avoir une idée générale de la masse d’informations qui vous arrive quotidiennement. Faites de l’ordre sur votre bureau et décidez quels instruments et informations doivent y figurer. Vous ne devriez avoir sur votre table que les choses dont vous avez constamment besoin pour accomplir convenablement les tâches qui vous sont confiées. Tout le reste disparaît de votre champ de vision immédiat. Seule reste devant vous l’opération sur laquelle vous êtes en train de travailler.
Vous devriez en faire une règle que chaque papier ne passe qu’une fois dans vos mains et qu’il faut décider ce qu’il faut faire avec: jeter, déléguer, liquider ou renvoyer.
Ne permettez pas que des missions de travail atterrissent simplement sur votre bureau et sans aucune indication sur ce qu’il faut faire exactement. De tels documents doivent être déposés dans la boîte de réception prévue à cet effet. Celle-ci contient tout ce qui vous est adressé et ce que dont vous n’avez pas encore pris connaissance. Faites bien savoir que chacun doit y déposer les informations qu’il vous destine et que votre bureau n’est pas du tout prévu pour cela. Veillez à ce que la boîte de réception soit ouverte et qu’il est facile d’y déposer des documents. Il existe en outre une boîte d’envoi où vous mettez tout ce qui doit quitter votre bureau, comme le courrier sortant et les documents que vous voulez voir distribuer à l’interne.
Liste PEO
Une chose doit impérativement figurer sur votre bureau: votre liste des rendez-vous et la liste PEO, autrement dit des «points encore ouverts». En tant que leader professionnel, vous avez besoin d’un calendrier bien structuré, gage de respect et de crédibilité, car il vous permettra de ne rien oublier et d’enregistrer l’essentiel de manière professionnelle. Utilisez-en deux (voir Roth 2005, p. 115 ss.): l’un avec une répartition du mois en jours et l’autre pour une répartition en mois. Inscrivez dans l’agenda quand une opération requiert une concertation, resp. quand une information sur une affaire spécifique est indispensable. A la fin du mois, prenez l’agenda mensuel suivant et répartissez-en le contenu sur les jours correspondants. Il vous sera utile de noter auparavant dans le coin droit supérieur la date exacte d’un élément clé. Utilisez des copies et laissez les originaux dans un endroit sûr. Cet outil vous permettra également d’avoir une vue d’ensemble des dates d’anniversaire de vos collaborateurs et collègues.
Privilégiez une table de bureau vide
Un bon bureau est un bureau où la table est bien rangée et, si possible, vide. Vous devriez avoir à portée de main ce dont vous avez besoin, sans qu’il soit nécessaire d’ouvrir des tiroirs ou des armoires. Ce dont vous avez besoin plusieurs fois dans la semaine doit être à votre portée. Mais cela peut également se trouver dans un tiroir ou une armoire à roulettes, ou sur l’étagère derrière vous. Vous ne devriez toutefois pas vous lever pour y accéder. Si vous utilisez quelque chose moins d’une fois par semaine, alors éloignez-la afin que votre table de bureau ne soit pas surchargée. Si vous n’utilisez une chose qu’une ou deux fois par mois, alors vous pouvez très bien vous lever pour la prendre. Si vous n’en avez besoin plus rarement encore, alors elle n’a rien à faire dans votre bureau. Mettez-la dans un autre endroit.
