Entretiens avec les collaborateurs: Les facteurs de succès
Contenu
EN BREF
Les entretiens avec les collaborateurs reposent sur une communication respectueuse et orientée vers l'avenir, servant de fondement à la confiance mutuelle entre le supérieur et son équipe. Que ces échanges soient formels ou informels, leur succès dépend de la capacité du manager à percevoir les réalités subjectives de chacun, à transmettre des messages clairs et à comprendre les interprétations sans chercher de coupable. En intégrant les quatre aspects de l'information (relation, soi-même, objectif et appel), le leader transforme chaque dialogue en opportunité de développement.
À retenir:
- La communication est le goulot d'étranglement de toute organisation et nécessite une attention particulière.
- La réalité est une création individuelle ; ne confondez jamais perception et vérité absolue.
- Chaque message contient quatre niveaux : relationnel, expressif, factuel et incitatif.
- Les entretiens peuvent être formels (avec documents) ou informels (spontanés), les deux étant essentiels.
- Le malentendu est une information sur la différence des cartes du monde, pas une faute à punir.
Rolf Rado
Sue et Rolf Rado Läubli sont les propriétaires d’Axios Organisations- und Personalentwicklung. Axios apporte son soutien aux organisations qui traversent des processus de changement, établit des concepts de formation pour des entreprises et anime des ateliers et des formations. Son atout principal réside dans les projets sur mesure qu’elle développe pour ses clients. Les principales compétences de Rolf P. Rado relèvent de la conception et de l’accompagnement de processus de changement, du développement et de la mise en pratique de visions, chartes et stratégies ainsi que de séminaires et de formations dans les domaines de la conduite du personnel, de la gestion de conflit, du développement d’équipe, de la santé au sein de l’entreprise et de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.
Sue Rado
Sue et Rolf Rado Läubli sont les propriétaires d’Axios Organisations- und Personalentwicklung. Axios apporte son soutien aux organisations qui traversent des processus de changement, établit des concepts de formation pour des entreprises et anime des ateliers et des formations. Son atout principal réside dans les projets sur mesure qu’elle développe pour ses clients. Les principales compétences de Sue Rado Läubli relèvent du domaine des concepts de formation, avec analyse des besoins et suivi du transfert dans la pratique, ainsi que de celui de séminaires et de formations dans les domaines de la conduite du personnel, de la gestion de conflit, du développement d’équipe, de la communication, des entretiens avec les collaborateurs et de la vente. Elle fonde dans une large mesure son travail sur la méthode du «performance improvement».
Aides de travail appropriées
Comment réussir les entretiens avec les collaborateurs en tant que responsable de PME ?
Circonstances et types d’entretiens avec les collaborateurs
Pensez au nombre de tâches qu’un supérieur hiérarchique doit accomplir dans le cadre de son domaine de responsabilités! Il doit par exemple fixer des objectifs, imaginer des changements, les initier ou les mettre en oeuvre, prendre des décisions, organiser, planifier, coordonner, déléguer, diriger ses collaborateurs, les motiver et les stimuler, analyser, contrôler, résoudre des problèmes etc.!
Pour être en mesure de mener à bien toutes ses tâches, le supérieur hiérarchique doit entrer en interaction avec ses collaborateurs, il doit communiquer et s’entretenir avec eux. Selon Neuenberger (Oswald Neuenberger, Das Mitarbeitergespräch, 2008), la communication est le «goulot d’étranglement» dans toute organisation.
Les circonstances qui donnent lieu à des entretiens avec les collaborateurs sont diverses et les entretiens peuvent se dérouler de façon formelle, c’est-à-dire sur la base de formulaires d’entretien et de divers documents. Mais les entretiens avec les collaborateurs peuvent également être informels, donc sans préparation préalable de documents et sans que la date et le déroulement aient par exemple été définis dans un manuel de management ou dans une autre directive de comportement. Entre ces deux extrêmes, diverses nuances sont possibles.
Bases de la communication durant l’entretien avec un collaborateur
Communiquer = percevoir – transmettre – comprendre
Percevoir, transmettre et comprendre sont les concepts de base de la théorie systémique de la communication. Ces concepts sont définis ici plus précisément.
Percevoir
- Chaque individu vit dans son propre monde et a sa représentation personnelle deschoses.
- Personne n’est capable de dire ce qu’est la «réalité».
- La réalité est une création individuelle.
- La réalité est ce qui a un eff et sur nous.
- N’essayez pas de découvrir ce qu’il en est dans «la réalité». Vous vivez, vous aussi, dans votre propre monde.
- Ne confondez pas perception et vérité!
- Ne partez jamais de l’idée que votre partenaire de discussion voit le monde comme vous le voyez vous-même.
Recommandations de produits
Transmettre
- Chaque communication a un aspect contenu et un aspect relationnel.
- Chaque communication offre une vision de la carte du monde de celui qui transmet; elle exprime des contenus de sa carte du monde, au travers de descriptions, explications, valeurs.
- Chaque communication est une proposition de partager ensemble une vision du monde.
- Chaque communication livre une information sur la façon dont la relation entre les partenaires de communication est perçue.
Comprendre
- Chacun comprend ce qu’il comprend.
- Ne dépensez pas votre énergie à essayer de répondre à la question de ce qui a été compris «juste» ou «faux». Demandez-vous plutôt comment cela a été compris.
- Ne partez jamais de l’idée que vous serez «bien» compris.
- Ne partez donc jamais à la recherche du «coupable» d’un malentendu.
- Chaque malentendu résulte d’une différence entre les cartes du monde et livre ainsi une information importante.
Checklist pratique
- Définir l'objectif de l'entretien (formel ou informel) avant de commencer.
- Adopter une posture d'écoute active pour percevoir la vision du monde du collaborateur.
- Vérifier que le message transmis inclut les aspects relationnels et factuels.
- Éviter de juger la compréhension comme « juste » ou « fausse », mais analyser comment elle a été interprétée.
- Utiliser des « messages je » pour exprimer ses valeurs et son engagement personnel.
- Clarifier l'aspect appellatif : ce que vous attendez concrètement du collaborateur.
- Observer les signaux non verbaux (ton, expression) qui renforcent le message relationnel.
- Ne pas chercher de coupable en cas de malentendu, mais identifier la différence de perception.
- S'assurer que l'entretien reste orienté vers l'avenir et la résolution de problèmes.
Les quatre aspects d’une information
Un modèle très répandu est le modèle des quatre oreilles pour écouter, ou le modèle ducarré de la communication selon Friedemann Schulz de Thoune. Chaque information comprend quatre messages en même temps:
- Un aspect révélateur de la relation: Que ce soit intentionnel ou non, lorsque je m’adresse à quelqu’un, je lui donne aussi à percevoir ce que je pense de l’autre et comment je me situe en relation avec lui. Cela se montre surtout au travers de signaux non verbaux, comme par exemple le ton de la voix ou l’expression du visage.
- Un aspect révélateur de soi-même: Chaque déclaration comprend une indication sur les valeurs et l’engagement de la personne qui parle, sur ce qui se déroule en son for intérieur, et par exemple, sur la façon dont elle perçoit son rôle professionnel. Ce message peut être transmis explicitement (au travers de «messages je»), ou indirectement.
- Une information objective: Généralement, elle est transmise directement et décrit le contenu dont la personne qui s’exprime veut parler. Dans le contexte professionnel, le niveau objectif est d’une grande importance.
- Un aspect appellatif: Ceci révèle ce à quoi je souhaite amener l’autre, et aussi comment j’aimerais influencerl’autre. L’appel peut également être formulé de façon plus ou moins ouverte.
FAQ: Entretiens avec les collaborateurs
Quelle est la différence entre un entretien formel et informel ?
Un entretien formel s'appuie sur des documents, des formulaires et une date planifiée, tandis qu'un entretien informel est spontané, sans préparation documentaire ni directive spécifique, bien que les deux soient nécessaires pour une communication efficace.
Comment gérer les malentendus lors d'un entretien ?
Il ne faut pas chercher un coupable, mais comprendre que le malentendu résulte de différences entre les « cartes du monde » des interlocuteurs ; cela constitue une information précieuse pour ajuster la communication.
Quels sont les quatre aspects d'un message à considérer ?
Tout message comporte un aspect relationnel (comment je me situe par rapport à l'autre), un aspect expressif (ce que je révèle de moi-même), un aspect factuel (le contenu objectif) et un aspect appellatif (ce que je souhaite obtenir de l'autre).
Pourquoi la perception de la réalité est-elle cruciale en communication ?
Parce que chaque individu vit dans son propre monde et crée sa propre réalité ; le manager doit accepter que sa perception n'est pas la vérité absolue et ne pas supposer que son collaborateur voit le monde comme lui.
