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Entretiens avec les collaborateurs: Les facteurs de succès

L’entretien avec un collaborateur constitue la base d’une communication fondée sur le respect et la confiance mutuels entre le supérieur hiérarchique et son collaborateur. Chaque entretien comporte, pour l’essentiel, un état des lieux de la situation et la base d’un échange fructueux orienté vers l’avenir.

31/07/2021 De: Rolf Rado, Sue Rado
Entretiens avec les collaborateurs

Circonstances et types d’entretiens avec les collaborateurs

Pensez au nombre de tâches qu’un supérieur hiérarchique doit accomplir dans le cadre de son domaine de responsabilités! Il doit par exemple fixer des objectifs, imaginer des changements, les initier ou les mettre en oeuvre, prendre des décisions, organiser, planifier, coordonner, déléguer, diriger ses collaborateurs, les motiver et les stimuler, analyser, contrôler, résoudre des problèmes etc.!

Pour être en mesure de mener à bien toutes ses tâches, le supérieur hiérarchique doit entrer en interaction avec ses collaborateurs, il doit communiquer et s’entretenir avec eux. Selon Neuenberger (Oswald Neuenberger, Das Mitarbeitergespräch, 2008), la communication est le «goulot d’étranglement» dans toute organisation.

Les circonstances qui donnent lieu à des entretiens avec les collaborateurs sont diverses et les entretiens peuvent se dérouler de façon formelle, c’est-à-dire sur la base de formulaires d’entretien et de divers documents. Mais les entretiens avec les collaborateurs peuvent également être informels, donc sans préparation préalable de documents et sans que la date et le déroulement aient par exemple été définis dans un manuel de management ou dans une autre directive de comportement. Entre ces deux extrêmes, diverses nuances sont possibles.

Bases de la communication durant l’entretien avec un collaborateur

Communiquer = percevoir – transmettre – comprendre

Percevoir, transmettre et comprendre sont les concepts de base de la théorie systémique de la communication. Ces concepts sont définis ici plus précisément.

Percevoir

  • Chaque individu vit dans son propre monde et a sa représentation personnelle deschoses.
  • Personne n’est capable de dire ce qu’est la «réalité».
  • La réalité est une création individuelle.
  • La réalité est ce qui a un eff et sur nous.
  • N’essayez pas de découvrir ce qu’il en est dans «la réalité». Vous vivez, vous aussi, dans votre propre monde.
  • Ne confondez pas perception et vérité!
  • Ne partez jamais de l’idée que votre partenaire de discussion voit le monde comme vous le voyez vous-même.

Transmettre

  • Chaque communication a un aspect contenu et un aspect relationnel.
  • Chaque communication offre une vision de la carte du monde de celui qui transmet; elle exprime des contenus de sa carte du monde, au travers de descriptions, explications, valeurs.
  • Chaque communication est une proposition de partager ensemble une vision du monde.
  • Chaque communication livre une information sur la façon dont la relation entre les partenaires de communication est perçue.

Comprendre

  • Chacun comprend ce qu’il comprend.
  • Ne dépensez pas votre énergie à essayer de répondre à la question de ce qui a été compris «juste» ou «faux». Demandez-vous plutôt comment cela a été compris.
  • Ne partez jamais de l’idée que vous serez «bien» compris.
  • Ne partez donc jamais à la recherche du «coupable» d’un malentendu.
  • Chaque malentendu résulte d’une différence entre les cartes du monde et livre ainsi une information importante.

Les quatre aspects d’une information

Un modèle très répandu est le modèle des quatre oreilles pour écouter, ou le modèle ducarré de la communication selon Friedemann Schulz de Thoune:

Chaque information comprend quatre messages en même temps:

  • Un aspect révélateur de la relation:

Que ce soit intentionnel ou non, lorsque je m’adresse à quelqu’un, je lui donne aussi à percevoir ce que je pense de l’autre et comment je me situe en relation avec lui. Cela se montre surtout au travers de signaux non verbaux, comme par exemple le ton de la voix ou l’expression du visage.

  • Un aspect révélateur de soi-même:

Chaque déclaration comprend une indication sur les valeurs et l’engagement de la personne qui parle, sur ce qui se déroule en son for intérieur, et par exemple, sur la façon dont elle perçoit son rôle professionnel. Ce message peut être transmis explicitement (au travers de «messages je»), ou indirectement.

  • Une information objective:

Généralement, elle est transmise directement et décrit le contenu dont la personne qui s’exprime veut parler. Dans le contexte professionnel, le niveau objectif est d’une grande importance.

  • Un aspect appellatif:

Ceci révèle ce à quoi je souhaite amener l’autre, et aussi comment j’aimerais influencerl’autre. L’appel peut également être formulé de façon plus ou moins ouverte.

Article tiré du Business Book "Gestion d'équipe performante: facteurs de succès"

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