Réunion efficace: Comment bien préparer la séance et l’ordre du jour

Comment organiser une réunion efficace grâce à une préparation rigoureuse et un ordre du jour structuré ?

Principe de base de la gestion des séances

Question clé:

Quelle est la principale différence entre la préparation et le déroulement d’une séance?

Pendant la préparation, vous pouvez corriger et améliorer autant de fois que nécessaire. Le déroulement, lui, a lieu «en direct»: vous n’avez qu’une seule chance.

Pourtant, de nombreuses personnes chargées d’animer une séance partent du principe que tout finira bien par fonctionner. Elles renoncent ainsi aux avantages d’une préparation rigoureuse qui permettrait de ne pas laisser le succès de la séance au hasard.

Tout le monde sait en principe qu’une bonne gestion des séances est importante. Pourtant, peu de séances sont préparées avec suffisamment de soin. On n’y consacre pas assez de temps, alors qu’une bonne préparation est précisément ce qui permet de créer les conditions nécessaires à une réunion efficace.

Même les cadres expérimentés et les orateurs particulièrement à l’aise pensent souvent que leurs compétences leur permettent de réduire le temps consacré à la préparation. À en juger par les appréciations portées sur de nombreuses séances, il s’agit pourtant d’une erreur.

Les réponses à ces questions permettent d’effectuer une sélection et d’éliminer de nombreux points.

Pour une réunion efficace, concentrez-vous sur l’essentiel. Ici plus qu’ailleurs, moins, c’est souvent mieux.

De nombreux sujets peuvent être traités par écrit ou dans le cadre d’un échange bilatéral. Vous libérez ainsi du temps pour des discussions réellement utiles sur d’autres points de la séance, voire pour d’autres tâches.

Le traditionnel point «Divers», placé à la fin de nombreuses séances, peut certes être utile. Il comporte toutefois souvent le risque de prolonger inutilement la réunion.

Des participants qui se sont insuffisamment préparés ou qui n’ont pas annoncé leur demande à temps peuvent profiter de ce point pour introduire de nouveaux sujets. Il en va de même de ceux qui n’ont guère participé aux points inscrits à l’ordre du jour. Les personnes qui aiment se mettre en avant ou monopoliser la parole apprécient également ce type d’espace.

Dans de nombreux cas, une brève consultation informelle à la fin de la séance peut constituer une meilleure solution.

Exemple pratique de gestion des séances

Nous avons eu l’occasion de former pendant une longue période l’ensemble des cadres d’une grande entreprise active à l’échelle mondiale.

Outre l’amélioration attendue de l’efficacité, le climat de l’entreprise et la culture de management ont également évolué positivement.

Lors d’un atelier d’approfondissement, les participants nous ont expliqué qu’ils avaient cessé de consacrer les séances à la transmission d’informations provenant des différents départements. Désormais, ces informations étaient envoyées à l’avance et la séance servait à en discuter.

Cette manière de procéder permet de gagner du temps. Tous les participants – y compris ceux qui auparavant se contentaient surtout d’écouter – arrivent préparés pour chaque point, participent activement aux échanges et partagent des expériences et des idées utiles.

Deux recommandations qui ont fait leurs preuves

• Traitez les thèmes stratégiques et opérationnels dans des séances distinctes.
• Placez les sujets importants au début de la séance et, dans la mesure du possible, les points purement informatifs à la fin.

Préparer concrètement l’ordre du jour

Une fois les sujets sélectionnés pour une réunion efficace, les étapes suivantes sont importantes:

Pour chaque point à traiter:

• définir par écrit le résultat ou l’objectif à atteindre;
• prévoir le temps nécessaire.
• Formuler l’objectif principal ou le thème prioritaire de la séance.
• Définir l’ordre dans lequel les différents points seront traités.
• Déterminer la méthode à utiliser pour chaque point.
• Désigner, si nécessaire, l’intervenant ou le spécialiste compétent pour chaque sujet. Dans certains cas, il peut suffire que cette personne soit joignable pendant une plage horaire déterminée.
• Sélectionner les participants supplémentaires éventuels et déterminer pendant combien de temps leur présence est nécessaire.
• Choisir le lieu ou la salle, prévoir les équipements techniques et autres moyens nécessaires ainsi que, le cas échéant, les rafraîchissements.
• Rédiger l’invitation en précisant les éventuels travaux préparatoires et joindre ou indiquer les documents nécessaires.
• Réfléchir soigneusement à la manière de commencer et de terminer la séance.

Pour qu’une réunion efficace atteigne son objectif, définissez un résultat et un budget-temps pour chaque point inscrit à l’ordre du jour.

L’ordre du jour envoyé suffisamment tôt avec l’invitation pourrait par exemple se présenter comme suit:

Illustration 3 — Exemple d’ordre du jour

FAQ: Réunion efficace

Pourquoi faut-il éviter le point « Divers » dans l'ordre du jour ?

Le point « Divers » encourage souvent l'introduction de nouveaux sujets non préparés, ce qui allonge inutilement la réunion et dilue la concentration sur les objectifs principaux. Il vaut mieux organiser une brève consultation informelle à la fin si nécessaire.

Comment gérer les informations purement informatives lors d'une réunion ?

Ces informations ne nécessitent pas de discussion en groupe. Elles doivent être envoyées par écrit aux participants avant la séance. La réunion elle-même doit être réservée aux échanges, analyses et prises de décision.

Quel est le rôle de l'animateur dans la préparation d'une réunion efficace ?

L'animateur est responsable de la structure globale : il définit l'ordre des points, choisit les méthodes de travail adaptées à chaque sujet et s'assure que les participants disposent des éléments nécessaires pour arriver préparés.

Est-il préférable de traiter les sujets stratégiques et opérationnels ensemble ?

Non. Il est recommandé de séparer ces deux types de sujets dans des séances distinctes pour permettre une meilleure concentration et une approche adaptée à la nature de chaque thème.