Instruments de gestion: Aperçu des instruments les plus importants
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EN BREF
Pour diriger efficacement une équipe, les cadres doivent maîtriser sept instruments fondamentaux : la séance préparée, le rapport ciblé, la définition claire des missions, la méthode de travail personnelle axée sur l'efficience, la gestion rigoureuse du budget, l'évaluation des performances orientée vers les points forts, et le débarras systématique des activités obsolètes. Ces outils, inspirés des travaux de Fredmund Malik et Stephan R. Covey, permettent de transformer l'autorité naturelle en résultats concrets et durables.
À retenir:
- Une séance sans préparation ni ordre du jour est contre-productive et doit être évitée.
- L'efficience consiste à faire les bonnes choses, au-delà de la simple efficacité technique.
- Un budget solide inclut toujours des réserves pour saisir les opportunités imprévues.
- L'évaluation des performances doit identifier les forces pour stimuler le développement individuel.
- Le débarras systématique libère de l'espace mental pour l'innovation et la résolution de problèmes.
Matthias K. Hettl
Après avoir terminé ses études en Sciences économiques de gestion et en Economie politique ainsi que sa préparation au doctorat, Matthias K. Hettl occupa tout d’abord le poste d’assistant de direction pour exercer ensuite des responsabilités de direction et des responsabilités budgétaires dans diverses positions de management. Il exerce la fonction de directeur de l’entreprise Management Institut Hettl Consult à Rohr près de Nuremberg depuis 1995. Il est plus particulièrement actif dans le rôle de coach, entraîneur et conseiller en management pour les comités de direction, les directions d’entreprise et les cadres dirigeants. Ses principaux centres d’intérêt englobent les thèmes de Leadership skills et de compétences managériales. Ses activités de membre de conseil de surveillance, de direction d’une entreprise de taille moyenne et de consultant auprès des Nations Unies à New York lui confèrent une grande expérience. De plus, il a occupé plusieurs années durant une chaire de management et marketing. Il est connu comme auteur d’ouvrages spécialisés et livres audio ainsi que pour avoir publié de nombreux articles techniques. En collaboration avec son team, il conseille les CEOs, les membres de conseils d’administration, les directions et le service de gestion des ressources humaines des petites et moyennes entreprises ainsi que des groupes dans le cadre national et international. Remarqué comme «excellent speaker» et «excellent trainer», il fait partie des conférenciers d’envergure dans les pays germanophones et collabore avec les organisateurs des séminaires et congrès les plus prisés en Europe. A ce jour, il a enthousiasmé ses 25 000 auditeurs par une indiscutable compétence, un style d’exposé direct et très motivant aux conseils pratiques utilisables tels quels. Ses conférences obtiennent régulièrement la note d’excellence.
Quels sont les 7 instruments de gestion essentiels pour diriger efficacement une équipe ?
Les instruments de gestion
Selon le consultant en management Fredmund Malik, les cadres disposent des outils suivants pour mener le personnel sous leurs ordres:
1. Séances
Il ne faut recourir à cet outil qu’après s’être fixé un objectif. Il faut donc que les réunions soient suffisamment préparées et menées avec discipline. Pour un supérieur, elles sont une bonne occasion de gagner en autorité naturelle. La règle maîtresse dans ce domaine est: «Pas de séance sans préparation, sans ordre du jour ou sans résultat».
2. Rapport
Avant de demander un rapport, il faut se demander à quoi il doit servir: pour qui est-il rédigé, dans quel but, et quel bénéfice doit en tirer le destinataire?
3. Cahiers des charges et missions
Les cahiers des charges des différents postes doivent être faits de manière à ce que les tâches, les compétences et les responsabilités se combinent de manière logique.
Mener son équipe en confiant des missions et des tâches concrètes permet de bien s’adapter à la situation du moment et de maintenir l’entreprise en adéquation avec les exigences du marché.
4. Méthode de travail personnelle
Une méthode de travail personnelle ne se limite pas à l’efficacité des techniques retenues. Ce n’est qu’en réfléchissant au modèle de pensée véhiculé par ces méthodes que l’on peut faire le fameux pas de l’efficacité («faire correctement les choses») à l’efficience («faire les bonnes choses»). L’auteur à succès américain Stephan R. Covey, dans son bestseller Les Sept habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu'ils entreprennent paru en 1989, propose sept moyens d’atteindre l’efficience, qui vont bien au-delà de techniques de travail et de planification.
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5. Budget et planification du budget
Lorsque le budget joue, la productivité suit, car les ressources peuvent alors être utilisées de manière optimale. La productivité résulte d’un budget bien établi. Et aussi d’un budget bien tenu. La meilleure planification ne déploie aucun effet si les personnes responsables ne s’y tiennent pas.
Tout budget devrait contenir un poste qui prévoit des «réserves à occasions» afin de pouvoir saisir les occasions qui se présentent.
6. Evaluation des performances
L’évaluation des performances doit se faire en particulier en vue de découvrir des points forts chez les collaborateurs, afin de pouvoir ensuite les stimuler individuellement. Elle sert à faire savoir à la personne évaluée où elle en est dans son développement et ce qu’il lui reste à faire. Dans la plupart des entreprises, le processus d’évaluation est standardisé; il est fait en fonction d’objectifs fixés à l’avance.
Checklist pratique
- Définir un objectif clair avant de planifier toute séance de travail.
- Établir un ordre du jour structuré et distribuer les documents en amont des réunions.
- Rédiger des cahiers des charges où tâches, compétences et responsabilités sont logiquement combinés.
- Développer une méthode de travail personnelle qui favorise l'efficience plutôt que la simple productivité.
- Mettre en place un budget prévisionnel incluant une ligne spécifique pour les « réserves à occasions ».
- Programmer des évaluations de performance régulières centrées sur la découverte et le renforcement des points forts.
- Organiser un audit périodique pour éliminer systématiquement les activités devenues obsolètes.
7. Débarras systématique
Se séparer régulièrement de ce qui ne nous est pas nécessaire, d’activités qui ne sont plus indispensables, crée de l’espace pour le nouveauté: appliqué de manière systématique, ce débarras périodique ne nous soulage pas que mentalement, il nous mène à de nouvelles solutions.
FAQ: Instruments de gestion
Quelle est la règle d'or pour organiser une séance de travail efficace ?
La règle maîtresse est : « Pas de séance sans préparation, sans ordre du jour ou sans résultat ». Les réunions ne doivent être convoquées que si un objectif précis a été défini à l'avance.
Comment distinguer l'efficacité de l'efficience dans la gestion ?
L'efficacité consiste à « faire correctement les choses » grâce à des techniques appropriées, tandis que l'efficience, concept promu par Stephan R. Covey, implique de « faire les bonnes choses » en alignant les actions sur les objectifs stratégiques.
Pourquoi est-il important d'inclure des réserves dans un budget ?
Les réserves à occasions permettent de saisir des opportunités imprévues sans compromettre la stabilité financière, garantissant ainsi que le budget soutient la productivité et l'agilité de l'entreprise.
Quel est l'objectif principal de l'évaluation des performances ?
L'évaluation vise principalement à identifier les points forts des collaborateurs pour les stimuler individuellement, tout en leur indiquant clairement leur niveau de développement et les étapes restantes à franchir.
En quoi consiste le débarras systématique ?
Il s'agit d'une pratique régulière consistant à se séparer des activités et des éléments devenus inutiles. Cette démarche libère de l'espace mental et organisationnel, favorisant ainsi l'émergence de nouvelles solutions et l'innovation.
