Check-list clôture annuelle: Documents requis lors de la clôture
Contenu
EN BREF
La clôture annuelle repose sur une préparation rigoureuse incluant le rapprochement des comptes, l'établissement de la balance et la création des postes de clôture. Pour garantir la fiabilité des comptes annuels exigés par le Code suisse des obligations (art. 957 et suivants), il est impératif de rassembler des pièces justificatives complètes, telles que les déclarations de TVA, les listes d'inventaire et les avis d'imposition, avant d'entamer les écritures de régularisation.
À retenir:
- La clôture annuelle est une obligation légale régie par le Code des obligations (CO) dès l'article 957.
- Un rapprochement systématique des comptes permet de détecter et corriger les erreurs de classement avant la finalisation.
- Les documents de base incluent la balance, les pièces justificatives bancaires, les factures clients et fournisseurs, ainsi que les évaluations d'inventaire.
- Il est recommandé d'ouvrir une période séparée (ex. : 13e mois) dans le logiciel comptable pour isoler les écritures de clôture.
- La continuité dans la présentation et l'évaluation (art. 958c al. 1 ch. 6 CO) doit être respectée pour assurer la comparabilité des exercices.
Prof. Dr. Thomas Rautenstrauch
Thomas Rautenstrauch est professeur pour la formation en économie d’entreprise et plus particulièrement en accounting et controlling. Il est d’ailleurs directeur du Center for Accounting & Controlling de la Haute école d’économie de Zürich. De plus, il enseigne, en qualité de professeur invité, le management accounting en Executive MBA au sein de l’Institute for Management in Technology (iimt) de l’Université de Fribourg. Thomas Rautenstrauch est l’auteur de plusieurs ouvrages spécialisés et de nombreux articles pour des revues et pour la presse économique.
Aides de travail appropriées
Quels documents et étapes sont indispensables pour réussir la clôture annuelle en Suisse ?
Importance des comptes annuels et rôle d’une check-list clôture annuelle
- Les comptes annuels sont un instrument de remise de comptes aux organes internes:
- organes de gestion (direction)
- conseils d'administration
- aux organes externes:
- bailleurs de fonds externes (créanciers)
- actionnaires
- éventuellement collaborateurs
- autorités fiscales
- public
- partenaires de marché (clients, fournisseurs)
- concurrence
L'établissement des comptes annuels fait partie des obligations centrales d'une entreprise et est indispensable, surtout pour les entreprises orientées vers le marché financier, et ce, en vue de l'information des investisseurs. L'obligation de tenir une comptabilité et de présenter des comptes, prévue par le droit commercial, est régie par le Code suisse des obligations (CO) à partir de l'article 957.
Dans de nombreuses PME, la période d'établissement des comptes annuels est un peu exceptionnelle, même s'il s'agit en fait d'un «projet» qui doit être réitéré chaque année et qui, de plus, est limité dans le temps. L'établissement des comptes annuels doit toutefois tenir compte du critère de la rentabilité et doit donc être réalisé dans un délai aussi court que possible. Une check-list clôture annuelle permet de planifier les étapes et d’éviter les oublis.
Un tel objectif ne peut toutefois être atteint que si les travaux qui y sont liés sont organisés de telle sorte qu’ils permettent la mise en place d’un processus rigoureux et systématique.
L'établissement des comptes annuels peut être divisé en trois domaines partiels, à savoir:
- les mesures préparatoires à la clôture annuelle
- les écritures de clôture annuelle et autres opérations de clôture
- l’établissement des comptes annuels, comprenant le bilan, le compte de résultat et l'annexe
Recommandations de séminaires
Mesures préparatoires
Les mesures préparatoires les plus importantes dans le cadre de l'établissement des comptes annuels sont:
- le rapprochement des comptes
- la création des postes de clôture annuelle
- la préparation des pièces justificatives et des documents écrits correspondants
Mesures générales de préparation
Le rapprochement des comptes ainsi que de la comptabilité se termine par l'établissement d'une balance de tous les mouvements annuels.
Les écritures préparatoires de fin d'année concernent notamment les postes suivants:
- amortissements
- comptes de régularisation actifs et passifs (postes transitoires)
- provisions
- corrections et ajustements d'inventaire
Les comptes annuels de l'année précédente ou le bilan d'ouverture de l'année en cours constituent toujours le point de départ des travaux préparatoires de clôture de l'exercice. Il convient également d'y ajouter les taxations fiscales de l'année en cours, les dossiers de pièces justificatives concernant les postes des liquidités (justificatifs bancaires et de caisse), des débiteurs (factures sortantes) et des créanciers (factures entrantes) ainsi que toutes les évaluations comptables concernant l'année en cours, comme par exemple:
- journal des écritures (registre foncier des enregistrements)
- liste des totaux et des soldes de tous les comptes du grand livre
- déclarations préalables de TVA
- feuilles de comptes, détails des comptes
- avis d'imposition (concernant la taxation fiscale définitive de l'année précédente)
- liste des engagements conditionnels
- livres auxiliaires tels que livre de caisse, liste des postes ouverts des débiteurs ou des créanciers (il s'agit ici des listes des factures clients non encore payées ou des factures fournisseurs non encore payées à la fin de l'exercice), comptes de salaires ainsi que, le cas échéant, registre des immobilisations, listes d'inventaire de tous les stocks à la date de l'inventaire, y compris les pièces justificatives correspondantes concernant l'évaluation, la correction de valeur et les variations de stocks; liste des travaux en cours à la fin de l'exercice.
L'une des premières étapes de la clôture des comptes annuels, si elle n'a pas encore été effectuée, consiste tout d'abord à s'assurer que tous les actifs et passifs ont été correctement reportés en début d'année avec leur valeur au bilan d'ouverture. Il convient ensuite d'établir un bilan de solde pour contrôler les soldes débiteurs et créditeurs, qui permet de vérifier l'exactitude arithmétique de la comptabilité en partie double et qui peut être établi régulièrement et sans problème à l'aide du logiciel comptable.
Checklist pratique
- Vérifier que tous les actifs et passifs ont été correctement reportés au bilan d'ouverture.
- Établir la balance de tous les mouvements annuels pour contrôler l'exactitude arithmétique.
- Procéder au rapprochement des comptes pour valider le classement matériel et temporel des écritures.
- Rassembler les pièces justificatives : relevés bancaires, factures sortantes et entrantes, registres fonciers.
- Contrôler les amortissements, les provisions et les comptes de régularisation actifs et passifs.
- Effectuer un contrôle croisé entre le chiffre d'affaires et les comptes de TVA (déduction de TVA en amont).
- Vérifier la liste des engagements conditionnels et les livres auxiliaires (caisse, débiteurs, créanciers).
- Confirmer l'exactitude des listes d'inventaire et des évaluations de stocks à la date de clôture.
- S'assurer de la disponibilité des avis d'imposition de l'année précédente et des déclarations de TVA préliminaires.
- Ouvrir une période distincte dans le logiciel comptable pour saisir uniquement les écritures de clôture.
Il est recommandé dans un deuxième temps de procéder à un rapprochement des comptes. Dans le cadre de ce dernier, tous les comptes doivent être systématiquement examinés afin de vérifier si les écritures qu'ils contiennent ont été correctement classées sur le plan matériel et temporel. Ce rapprochement est bien sûr inutile si les bons montants ont toujours été comptabilisés sur les bons comptes au cours de l'année. La pratique montre toutefois que ce n'est pas toujours le cas et qu'un tel rapprochement des comptes devrait donc être effectué au plus tard dans le cadre des travaux de clôture de l'exercice. Pour ce faire, on peut par exemple passer en revue les différentes feuilles de comptes. Les erreurs ou les lacunes identifiées lors du rapprochement des comptes doivent ensuite être corrigées ou complétées.
Motifs de correction
- Écritures au crédit de comptes de charges ou de comptes d'immobilisations
- Écritures de débit sur des comptes de produits
- Ecarts remarquables par rapport aux valeurs de l'année précédente
Les pièces justificatives correspondantes aux cas comptables susmentionnés doivent être visées en ce qui concerne leur régularité et leur imputation. Il convient en outre de vérifier si des opérations ou des écritures comptables régulières et identiques ont été saisies correctement et intégralement sur les mêmes comptes. Cela correspond au principe important de la continuité dans la présentation et l'évaluation selon l'art. 958c al. 1 ch. 6 CO.
Exemple pratique
- En examinant les écritures du compte Charges d'énergie, le comptable constate que seules onze provisions mensuelles y ont été enregistrées.
- En procédant à un nouvel examen, il remarque qu'une contribution mensuelle a été comptabilisée sur le compte «Autres charges d'immeubles».
- En ce qui concerne la TVA, il convient de procéder à un contrôle croisé des chiffres d'affaires avec les comptes de TVA correspondants. Un tel rapprochement du chiffre d'affaires et de la TVA déductible doit être effectué au moins une fois par an, à la date de clôture de l'exercice. Pour la vérification, il convient de contrôler approximativement les montants de la déduction de la TVA en amont de l'année en cours à l'aide des soldes annuels des comptes de charges, des acomptes versés et des entrées dans les immobilisations. Le total des montants de TVA déductible calculés doit correspondre aux soldes des comptes de TVA déductible.
- Pour l'exécution des écritures de clôture de l'exercice, il est toujours recommandé d'ouvrir une période séparée (le plus souvent un 13e mois) dans le programme comptable, dans laquelle toutes les écritures de clôture sont saisies séparément des autres écritures passées. Cela vaut également pour les transferts identifiés dans le cadre du rapprochement ou de l'examen des comptes.
Conclusion
Grâce à cette liste de contrôle structurée pour les comptes annuels, vous aurez une vue d'ensemble claire de tous les documents nécessaires, vous éviterez les retouches fastidieuses et vous réaliserez correctement la clôture des comptes, étape par étape.
FAQ: Check-list clôture annuelle
Quelle est la base légale pour l'établissement des comptes annuels en Suisse ?
L'obligation de tenir une comptabilité et de présenter des comptes est régie par le Code suisse des obligations (CO), notamment à partir de l'article 957. Ces comptes doivent donner une image fidèle du patrimoine, des dettes et des résultats de l'entreprise.
Pourquoi le rapprochement des comptes est-il indispensable lors de la clôture ?
Le rapprochement permet de vérifier que chaque écriture a été classée correctement sur le plan matériel et temporel. Il est souvent nécessaire car des erreurs de saisie peuvent survenir au cours de l'année, et ce contrôle assure l'exactitude des soldes avant la finalisation des comptes.
Comment traiter les écritures de clôture dans le logiciel comptable ?
Il est fortement recommandé d'ouvrir une période séparée, souvent appelée « 13e mois », dans le programme comptable. Cela permet de saisir toutes les écritures de clôture et de régularisation sans mélanger avec les opérations courantes de l'exercice.
Quels documents fiscaux doivent être inclus dans la préparation ?
Il faut rassembler les déclarations préalables de TVA, les avis d'imposition de l'année précédente (pour la taxation définitive) et effectuer un contrôle croisé des chiffres d'affaires avec les comptes de TVA pour valider les montants de déduction.
