Comptes annuels: Comment optimiser leurs élaborations

L’objectif de nombreuses entreprises ici est d’obtenir des comptes et rapports rapidement et de garantir à la fois une qualité élevée des données, ce que l’on désigne par l’expression «Fast Close». La façon dont l’élaboration des comptes et rapports peut être optimisée au sein de la «Financial Supply Chain» (chaîne d’approvisionnement financière) doit être étudiée par la suite, principalement en regard de sa durée.

Clôture des comptes annuels – Contexte

L’engagement pour une élaboration accélérée des rapports est surtout soutenu dans les entreprises cotées en bourse, dans l’attente qu’une plus grande transparence et une élaboration à jour de rapports financiers influencent positivement, surtout en période d’instabilité, la confiance des différents groupes visés (stakeholders), ce qui peut entraîner à nouveau des avantages pour l’entreprise. Puisque les bourses souffrent considérablement de la crise des marchés financiers à l’échelle mondiale, cette préoccupation est plus actuelle que jamais, et correspond par ailleurs au souhait de nombreux directeurs financiers d’obtenir une mise à disposition rapide des informations par le service de comptabilité interne.

Outre les moteurs externes d’une optimisation des comptes et rapports annuels, il existe des motifs internes dignes d’être mentionnés, associés régulièrement à la résolution de faiblesses des processus : temps d’attente et d’arrêt inappropriés pour des justifications ou étapes de processus, changements de support dans les procédures de travail (par ex. saisie manuelle de listes dans un logiciel), travaux doubles et responsabilités obscures ainsi que changements inutiles d’employés. Il n’est pas rare de découvrir ces faiblesses de processus au cours d’une analyse des activités dans le cadre de l’élaboration de comptes et de rapports. L’objectif de l’optimisation de cette processus est ainsi d’éliminer des activités inefficaces et n’apportant aucune valeur ajoutée, pour obtenir de cette façon et à long terme une diminution des coûts sans baisse de la qualité.

La réalisation d’un «Fast Close» a pour condition exclusive une répartition égale des activités nécessaires à l’élaboration de comptes et rapports sur la totalité de l’exercice financier. Ceci requiert par exemple l’application de méthodes de bilan et d’analyse plus rapides, dans la mesure où celles-ci sont conformes avec les dispositions du Code des obligations et les principes ordinaires de comptabilité. Ainsi, l’objectif de réduire autant que possible les dépenses liées au travail et les délais requis par la clôture peut être atteint par une saisie en cours d’année des données nécessaires pour l’évaluation des provisions (quantité de production, cas de garantie, conflits juridiques), une transmission simplifiée des frais de production à l’aide de frais standard, ou une transmission continue du besoin de rectification des valeurs auprès des débiteurs. Ceci permet d’obtenir une analyse financière des provisions déjà en amont des travaux sur les comptes. Certains types de provisions peuvent être déjà établis plusieurs semaines avant la date de clôture des comptes. Ceci concerne particulièrement les provisions n’apportant plus aucun résultat jusqu’à la date de clôture.

En bref, il est possible de dire que la clôture des comptes en Fast Close n’est pas fondamentalement différente d’une clôture des comptes annuels «normale»; toutes les recommandations légales applicables restent en vigueur sans modifications. Les étapes de travail individuelles menant au résultat sont toutefois accélérées. Les principes applicables sont donc les suivants:

• le report de l’acquisition des données longtemps avant le jour de clôture des comptes annuels,
• le raccourcissement des canaux d’informations internes à l’entreprise et des processus décisionnels, ainsi que
• la simplification des méthodes de bilan et d’évaluation.

Le défi principal du Fast Close en est l’organisation, et notamment l’organisation des procédures. Le mode de pensée «productivité» est ici transféré à la comptabilité. Les procédés centraux d’une élaboration accélérée comptent entre autres:

• Réconciliation régulière des comptes, surtout au sein des grands groupes, afin que le solde de clôture puisse être atteint plus rapidement,
• Application d’ordres d’utilisation,
• Adaptation de contrats à durée déterminée notamment pour les assurances, employés ou pour l’entretien, afin d’éviter au maximum la réservation de comptes de régularisation,
• Transmission continue du besoin de rectification des valeurs notamment auprès des débiteurs,
• Transfert de l’inventaire dans l’exercice financier en cours,
• Réalisation d’un inventaire permanent,
• Réalisation d’inventaires par échantillons, et
• Application conséquente de procédures électroniques, afin de pouvoir consulter les informations requises à tout moment.

Clôture des comptes annuels – Résumé

Avec la croissance de l’internationalisation, les destinataires des informations ne requièrent pas seulement des données fiables, mais aussi actuelles. La mise à disposition anticipée de données pertinentes concernant l’entreprise est un avantage concurrentiel. La direction peut ensuite réagir rapidement aux évolutions et les investisseurs obtiennent des informations à jour. La condition de la réussite d’un Fast Close est un changement de culture dans l’établissement des comptes. Il s’agit ici d’un processus d’amélioration continu et étalé sur plusieurs années, reposant principalement sur une réorganisation de l’entreprise et des procédures.