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Comptes annuels structurés: La procédure d'une clôture annuelle réussie

Le processus de clôture annuelle commence par la planification et les préparatifs. Souvent, on attend encore les inputs d'autres personnes. Parallèlement, la comptabilité est très occupée en fin d'année. Les délais de remise des comptes sont fixés de plus en plus tôt afin de pouvoir tirer des conclusions rapides des chiffres de l'année dernière. J'explique dans l’article ci-après la procédure des comptes annuels structurés et réussis. Je n’aborde en revanche pas l'annexe des comptes annuels.

27/07/2022 De: Isabelle Weber
Comptes annuels structurés

1. La préparation des comptes annuels structurés – Vue d’ensemble et responsables

Je recommande d'établir une check-list de toutes les tâches à effectuer pour la fin de l'année. Cela permet d'avoir toujours une bonne vue d'ensemble et de ne rien oublier. Le mieux est d'y ajouter la personne responsable et une date limite. C'est nécessaire pour garantir des comptes annuels structurés, car le service comptable a besoin d'informations de la part d'autres services pour la clôture annuelle.

2. La concordance entre le grand livre et les livres auxiliaires

En règle générale, ont tient des livres auxiliaires tels que les comptes clients, les comptes fournisseurs et la comptabilité des immobilisations. Ceux-ci doivent absolument concorder avec les comptes généraux. Pour ce faire, on compare le solde du livre auxiliaire avec le solde du compte du grand livre correspondant dans le bilan. Les soldes doivent présenter les mêmes totaux. Si l'on tient la comptabilité dans un logiciel de comptabilité, les chiffres concordent en général. Il convient néanmoins de procéder encore une fois manuellement à cette harmonisation.

3. La concordance des comptes des assurances sociales

Les assurances sociales sont payées en cours d'année par acompte sur les masses salariales déclarées en début d'année, et les factures finales sont établies après la déclaration finale des masses salariales de l'année clôturée.

Un module de comptabilité salariale d'un logiciel spécifique comptabilise généralement les assurances sociales sur les comptes de charges correspondants et sur les comptes courants correspondants. Ceux-ci devraient être coordonnés dans le processus de clôture de l'exercice, de sorte que les charges d'assurances sociales correctes soient comptabilisées, notamment en cas de modifications des salaires en cours d'année.

4. Régularisations par période

Les factures de fin d'année doivent également être examinées avec soin. La date de prestation indiquée sur la facture est déterminante pour une comptabilisation correcte; elle doit être examinée attentivement en fonction de la date de clôture à côté de la date de facturation. Si les comptes annuels sont clôturés au 31 décembre, les factures dont la date d’établissement est en décembre et la date de prestation l'année suivante sont certes comptabilisées dans l'année précédente, mais les charges sont en outre délimitées via un compte transitoire, de sorte que les charges apparaissent l'année suivante.

La même procédure s'applique au mois de janvier, lorsque sont facturées des prestations servies l'année précédente. Cette procédure doit également être appliquée de la part des débiteurs.

Pour que la comptabilité soit à nouveau correcte dans la nouvelle année, les régularisations périodiques sont annulées au 1er janvier. Cela peut se faire simplement par une écriture inverse.

5. Réserves de probabilités

Si, au moment de la clôture, des postes ouverts d'un montant inconnu sont encore attendus, une provision est comptabilisée à cet effet, car les coûts attendus doivent être pris en compte dans le compte de résultat.

Des exemples classiques de provisions sont les procès en cours ou les litiges en suspens entre collaborateurs.

6. Évaluation du compte en devise étrangère

Si nous avons des écritures en devises étrangères sur des comptes de bilan, celles-ci doivent être évaluées à la date de clôture. Selon le Code des obligations, le principe de la valeur la plus basse s'applique. Pour la clôture fiscale, il faut utiliser le cours de l'AFC. Comme de nombreuses entreprises n'établissent qu'une seule clôture, il est possible d'utiliser directement ces derniers, que l'on trouve sur le site Internet de l’AFC.

En principe, pour les évaluations en monnaie étrangère, le bilan est évalué avec un cours de clôture et le compte de résultat avec un cours moyen.

7. Comparaison des stocks Inventaire

S'il s'agit de la comptabilité d'une entreprise qui gère un inventaire, les stocks devraient être vérifiés à la fin de l'année et des ajustements appropriés devraient être effectués afin que les stocks dans le système correspondent au stock effectif de marchandises.

8. Évaluation et activation des actifs immobilisés

En fin d'année, il convient de s'assurer que toutes les immobilisations sont activées, que les amortissements correspondants ont été effectués et que les éventuelles évaluations de la valeur effective ont été réalisées.

Selon le logiciel de comptabilité, il est possible de tenir directement dans la comptabilité un registre des immobilisations avec les différentes installations. Si cela n’est pas possible, je conseille de tenir un registre dans Excel, afin de pouvoir suivre à tout moment les différentes valeurs comptables des immobilisations et d'en suivre l'historique.

Il est recommandé de fixer une limite inférieure pour l'activation des actifs immobilisés. Je conseillerai 500 CHF. Tous les montants inférieurs sont comptabilisés dans les charges. Les coûts typiques qui peuvent être activés au chapitre du mobilier de bureau et du matériel informatique sont par exemple les tables, les ordinateurs portables ou les différents meubles. Dans une entreprise de production, les machines sont activées. Si une entreprise dispose de brevets ou de marques déposées, ceux-ci peuvent également être activés. Si une entreprise développe un logiciel, les coûts nécessaires et les frais de personnel proportionnels peuvent être activés.

Il convient en outre de s'assurer que les éventuelles filiales acquises ou nouvellement créées soient comptabilisées dans les actifs immobilisés. En règle générale, le prix d'achat (ou le capital social en cas de création) est comptabilisé dans les actifs immobilisés.

Pour les coûts de logiciels ainsi que pour le prix d'achat inscrits à l'actif d'une entreprise, un test de dépréciation peut être exigé par la révision. Je conseille dans ce cas de demander à la société de révision quelle doit être l'étendue de l'évaluation afin d'éviter tout malentendu.

Les immobilisations mentionnées ci-dessus sont des activations courantes, mais la liste n'est pas exhaustive.

Il convient également de procéder à l'amortissement des immobilisations portées à l'actif. La durée d'amortissement peut varier en fonction de la catégorie d'actifs. Par exemple, un ordinateur portable a une durée d'amortissement plus courte qu'une table de bureau. On trouve les taux d'amortissement fiscalement reconnus sur le site Internet de l'AFC. Ceux-ci devraient être utilisés pour le bouclement fiscal. Pour le droit des obligations, c'est le principe de la valeur la plus basse qui s'applique. Si l'on se contente d'établir un bouclement, on peut utiliser directement les taux d'amortissement reconnus fiscalement.

9. Concordance avec les comptes de la TVA

Les comptes TVA doivent être coordonnés en fin d'année et, à titre de contrôle, le chiffre d'affaires doit l’être sur l'ensemble de l'année. Le mode de décompte le plus courant de la TVA est la convention.

La concordance du chiffre d'affaires peut être effectuée au moyen d'Excel. Pour ce faire, les codes TVA utilisés sont vérifiés en chargeant les détails du compte dans Excel et en les coordonnant avec les décomptes TVA déclarés pour l'année entière. Cela permet également de vérifier que le code TVA comptabilisé n'est pas erroné.

Les comptes TVA doivent être comptabilisés proprement et les charges anciennes doivent être éliminées. La TVA due devrait correspondre aux sommes des soldes de la dernière déclaration de TVA (Q4) sur les comptes de bilan TVA, pour autant qu'il n'y ait pas d'autres affaires en suspens.

10. Ducroire

En fin d'année, il convient de vérifier les créances des débiteurs quant à leurs échéances. S'il existe des créances pour lesquelles on peut supposer que l'argent ne sera plus encaissé, elles doivent être décomptabilisées. Cela se fait via le compte Pertes sur débiteurs.

11. Établissement de l'état des fonds propres

Je recommande d'établir un tableau des capitaux propres pour chaque clôture annuelle. Celui-ci montre rapidement si les fonds propres, qui constituent un groupe important du bilan, sont correctement comptabilisés. C'est particulièrement important lorsque des augmentations de capital ont été effectuées, que des actions propres sont détenues ou que d'autres transactions spéciales affectant les capitaux propres ont été réalisées.

12. Révision: le principe des quatre yeux

Si les comptes annuels structurés sont établis en interne et que les critères de révision ne sont pas remplis, je recommande néanmoins un contrôle restreint, car le principe du double contrôle et la confirmation procurent une sécurité supplémentaire. Des erreurs se glissent en effet trop rapidement dans le cas de situations complexes.

Résumé

Selon le Code des obligations, c’est en général le principe de la valeur la plus basse qui s'applique à l'évaluation des éléments. Ce principe permet de clarifier de nombreuses ambiguïtés concernant l'évaluation à réaliser pour la clôture annuelle.

Le principe de la continuité et de la clarté de la comptabilité s'applique également: dès que l'on a effectué le bouclement annuel, on peut, les années suivantes, se baser sur de nombreuses écritures et activités effectuées pour le bouclement annuel de l'année précédente. Il est également important que la comptabilité soit complète et que les opérations soient reproduites fidèlement.

Un travail propre et des justificatifs bien documentés pour toutes les écritures permettent d'économiser beaucoup de temps et d'énervement. Il est ainsi possible de suivre à tout moment les opérations comptabilisées et de répondre aux éventuelles questions des réviseurs.

Profitez donc dès aujourd'hui des connaissances de demain et demandez conseil à un spécialiste à ce sujet.

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