Comptes annuels structurés: La procédure d'une clôture annuelle réussie
Isabelle Weber
est CEO et fondatrice de Weber CFO Consulting GmbH, elle est active dans le domaine du Digital CFO as a Service et dispose de plus de 15 ans d'expérience dans divers domaines financiers, notamment l'implémentation d'instruments financiers et la modernisation des structures et processus financiers.
1. La préparation des comptes annuels structurés – Vue d’ensemble et responsables
Je recommande d'établir une check-list de toutes les tâches à effectuer pour la fin de l'année. Cela permet d'avoir toujours une bonne vue d'ensemble et de ne rien oublier. Le mieux est d'y ajouter la personne responsable et une date limite. C'est nécessaire pour garantir des comptes annuels structurés, car le service comptable a besoin d'informations de la part d'autres services pour la clôture annuelle.
2. La concordance entre le grand livre et les livres auxiliaires
En règle générale, ont tient des livres auxiliaires tels que les comptes clients, les comptes fournisseurs et la comptabilité des immobilisations. Ceux-ci doivent absolument concorder avec les comptes généraux. Pour ce faire, on compare le solde du livre auxiliaire avec le solde du compte du grand livre correspondant dans le bilan. Les soldes doivent présenter les mêmes totaux. Si l'on tient la comptabilité dans un logiciel de comptabilité, les chiffres concordent en général. Il convient néanmoins de procéder encore une fois manuellement à cette harmonisation.
3. La concordance des comptes des assurances sociales
Les assurances sociales sont payées en cours d'année par acompte sur les masses salariales déclarées en début d'année, et les factures finales sont établies après la déclaration finale des masses salariales de l'année clôturée.
Un module de comptabilité salariale d'un logiciel spécifique comptabilise généralement les assurances sociales sur les comptes de charges correspondants et sur les comptes courants correspondants. Ceux-ci devraient être coordonnés dans le processus de clôture de l'exercice, de sorte que les charges d'assurances sociales correctes soient comptabilisées, notamment en cas de modifications des salaires en cours d'année.
4. Régularisations par période
Les factures de fin d'année doivent également être examinées avec soin. La date de prestation indiquée sur la facture est déterminante pour une comptabilisation correcte; elle doit être examinée attentivement en fonction de la date de clôture à côté de la date de facturation. Si les comptes annuels sont clôturés au 31 décembre, les factures dont la date d’établissement est en décembre et la date de prestation l'année suivante sont certes comptabilisées dans l'année précédente, mais les charges sont en outre délimitées via un compte transitoire, de sorte que les charges apparaissent l'année suivante.
La même procédure s'applique au mois de janvier, lorsque sont facturées des prestations servies l'année précédente. Cette procédure doit également être appliquée de la part des débiteurs.
Pour que la comptabilité soit à nouveau correcte dans la nouvelle année, les régularisations périodiques sont annulées au 1er janvier. Cela peut se faire simplement par une écriture inverse.
5. Réserves de probabilités
Si, au moment de la clôture, des postes ouverts d'un montant inconnu sont encore attendus, une provision est comptabilisée à cet effet, car les coûts attendus doivent être pris en compte dans le compte de résultat.
Des exemples classiques de provisions sont les procès en cours ou les litiges en suspens entre collaborateurs.
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