Clôture d’exercice: Optimiser l’organisation et la communication

C’est surtout lorsque le processus de clôture de l’exercice doit être rapide que l’on a besoin, outre des changements dans la comptabilité financière et dans la passation en compte, d’adaptations dans l’organisation qui permette d’éviter de perdre du temps ainsi que l’émergence de frictions entre les unités organisationnelles. Si la finance et la comptabilité peuvent réduire la complexité et le risque d’erreur dans les travaux de clôture de l’exercice par des simplifications dans le bilan et dans les évaluations, cela ne suffit généralement pas pour optimiser totalement le processus de clôture. Cela tient également au fait que ce processus comprend non seulement la réalisation de la clôture annuelle, mais aussi son contrôle ainsi que sa publication dans le rapport d’activité. Ainsi, outre des services internes, d’autres groupes-cibles externes sont concernés tels l’organe externe de révision et, le cas échéant, les prestataires qui interviennent lors de la publication du rapport d’activité resp. de l’assemblée générale.

Exigences imposées par le droit suisse des sociétés

En ce qui concerne le processus de clôture de l’exercice, les exigences suivantes du droit suisse des actions se voient doter d’une place importante:

1. La rédaction du rapport d’activité ainsi que la préparation de l’assemblée générale relèvent, selon l’art. 716a CO des tâches intransmissibles et inaliénables du conseil d’administration au titre d’organe suprême de direction
2. Conformément à l’art. 958 al. 2 CO, la comptabilité est présentée dans le rapport d’activité, celui contenant obligatoirement les comptes de l’exercice (clôture individuelle)
3. Le rapport d’activité doit être rédigé dans les six mois après le déroulement de l’exercice et il doit être remis pour approbation à l’organe compétent ou à la personne compétente.

Les principaux intervenants et leurs domaines d’intervention dans le processus de clôture de l’exercice sont représentés dans le schéma.

Pratique de la communication

Concrètement, la communication interne survient principalement, pour ce qui concerne le cadre du processus de clôture, par les services financier et de comptabilité au titre d’instances centrales de réalisation de la clôture. Ce qui fait que les relations de communication entre resp. avec eux ont une grande importance pour bénéficier d’un processus optimal. Dans ce contexte, il faut décider de la manière dont la transmission des informations nécessaires à la réalisation de la clôture annuelle sera organisée, depuis les autres services et domaines concernés jusqu’à la finance et à la comptabilité.

Concrètement, la communication utilisée dans le processus de clôture survient toujours selon le principe du «Push» selon lequel, par exemple, le service financier et la comptabilité servent d’organes expéditeurs et centraux de coordination, en indiquant quelles informations sont requises pour la clôture de l’exercice, sous quelle forme, par quelles voies de communication et jusqu’à quand. Il existe ainsi un conflit d’intérêt entre la rapidité et la qualité des informations qui est parfois résolu par l’expéditeur par le biais d’une formulation de plusieurs niveaux d’exigences. Dans la pratique, cette forme de communication au moment de la clôture annuelle n’est pas toujours uniforme, les raisons en étant diverses et pouvant concerner à la fois l’émetteur et le destinataire.

D’après les spécialistes de la communication, il existe toutefois un changement de paradigme pour passer d’une communication «Push» à une communication «Pull». Le principe du «Pull» contient l’idée selon laquelle les récepteurs d’origine de l’information ne doivent plus attendre que des informations leur soient fournies depuis l’extérieur, ils vont devenir actifs par eux-mêmes et réclamer les informations qui leur sont nécessaires. Si l’on reporte l’idée du principe de «Pull» à la coordination des travaux de clôture de l’exercice, cela signifie que les collaborateurs du service financier et de la comptabilité doivent aller chercher eux-mêmes les informations requises et pouvoir intervenir dans ce domaine sans devoir attendre de se faire livrer les informations utiles aux interfaces existantes par les autres participants à la clôture annuelle. Une application réussie de ce principe du «Pull» en relation avec la clôture de l’exercice présuppose toutefois la satisfaction de plusieurs conditions:

• Les informations requises par le service financier et la comptabilité sont traitées électroniquement dans l’entreprise resp. sont disponibles sous cette forme et elles sont déposées de sorte à pouvoir être récupérées par la fonction de recherche correspondante
• La technologie de l’information déployée (notamment la gestion des données) est adaptée aux accès
• Le SCI en relation avec les contrôles généraux de l’informatique et les opérations de réévaluation a été préparé et adapté aux accès dans le cadre de la réception des données par le service financier et par la comptabilité pendant la période du processus de clôture annuelle
• Le savoir-faire et la compréhension des processus existent chez les collaborateurs concernés, en parallèle à une culture ouverte de circulation de l’information.

Résumé

Lorsque l’on souhaite optimiser l’organisation du déroulement des travaux de clôture de l’exercice auprès des responsables concernés, la communication entre les services concernés devient un goulet d’étranglement qui génère des pertes de temps et des frictions dans la vie quotidienne. Lorsque le service financier et la comptabilité doivent perdre régulièrement du temps pour effectuer des requêtes et contrôler la situation, qu’ils doivent documenter ou identifier des carences, il faut y remédier par une optimisation sous peine de voir le processus considérablement ralenti. Une solution pourrait consister en un passage au principe du «Pull» dans lequel le service financier et la comptabilité déterminent et élaborent eux-mêmes les informations requises, ce qui, au vu de la performance des services informatiques modernes, ne devrait pas constituer un défi majeur. Une alternative peut également être constatée par une « salle de projet » électronique commune, constituée exprès pour la clôture de l’exercice, à laquelle tous les participants au processus auraient accès et dans laquelle on pourrait signaler quand une tâche ou un nouveau document, une liste ou un calcul est réalisé resp. est disponible pour un traitement complémentaire. Cela aurait comme conséquence non seulement de réduire la charge considérable de travail du directeur financier, cela contribuerait aussi à accélérer la clôture annuelle et réduire les frictions. La mise en réseau et la coopération internes requises à cet effet requièrent non seulement une infrastructure technique appropriée, mais aussi une transparence correspondante et une culture de communication ouverte. Quiconque sera en mesure de relever ces défis et d’organiser la communication interne des travaux de clôture annuelle selon un nouveau principe qui transcenderait le «Push» ordinaire sera en mesure d’optimiser durablement les processus.