17/03/2020

Le rapport de gestion: Tendances actuelles en matière de contrôle d’entreprise

L’industrie 4.0 et la numérisation créent de nouvelles normes pour tous les processus d’entreprise. Comme les processus de base changent en fonction du temps, des coûts et de la qualité, cela a également des conséquences sur les processus de compte rendu au sein de l’entreprise. Le rapport de gestion doit répondre aux exigences d’une entreprise numérique et être contrôlé en temps réel.

De: Claus W. Geberich  ImprimerPartager 

Prof. Dr. Claus W. Geberich

Etudes en construction de machines et en économie d’entreprise à Karlsruhe, Mannheim et au MIT Cambridge/Boston. Il organise des formations et donne des conseils et s’est spécialisé dans les domaines de la gestion et la stratégie d’entreprise ainsi que dans le Controlling.

Le rapport de gestion

Le rapport de gestion

Les défis de la direction

Les organisations sont visiblement confrontées à des exigences contradictoires et paradoxales: elles sont contraintes d’augmenter et de réduire simultanément leur complexité. Elles doivent à la fois désintégrer et intégrer. Elles doivent exister de manière globale et rester ancrées localement. Elles doivent organiser à la fois un chaos créatif et de l’ordre, elles doivent être flexibles et stables. Il est de plus en plus largement admis que le traitement des dilemmes, des ambiguïtés et des contradictions devient un facteur de succès décisif pour les organisations. Il s’agit là d’un défi à relever en matière d’établissement de rapports.

Le changement par la numérisation

La numérisation évite les séparations des processus. L’analyse en temps réel permet d’évaluer de grandes quantités de données et de prendre des décisions. Déjà aujourd’hui, des expériences avec des algorithmes d’apprentissage intelligents montrent que leurs diagnostics sont plus fiables que ceux des algorithmes conventionnels qui ne reposent que sur une petite quantité de données et qui ne sont prises que par une seule personne.

«Dans le monde numérique d’aujourd’hui, les services financiers doivent agir de manière plus agile, contrôler de façon plus orientée vers l’avenir et se concentrer sur les décisions. Le Controlling doit devenir numérique»

L’avenir des dirigeants

Cette mutation dans les technologies et les processus modifie la gestion et l’avenir du leadership. Les injonctions et les ordres classiques doivent être remplacés par la persuasion et le Coaching. Le changement devient un défi constant, il doit être mis en œuvre et réalisé à tous les niveaux. Les dirigeants doivent acquérir de nouvelles compétences et faire face ouvertement et activement au changement - ils doivent donner des impulsions de façon permanente. L’agilité remplace les structures rigides.

Il en résulte les dix principes suivants de direction dans un monde numérique qui doivent être respectés dans les rapports de gestion:

1. Liberté d’action: donner du sens au lieu de la dépendance

2. Responsabilité: des unités axées sur la valeur plutôt que des départements axés sur la fonction

3. Climat de performance: culture du résultat plutôt que simple accomplissement des tâches

4. Succès: précision d’adaptation pour le client au lieu de maximisation technique

5. Innovation: le client et la technologie ensemble

6. Transparence: flux d’intelligence au lieu d’un passage en force

7. Temps réel: décider et adapter au lieu d’attendre et ne pas décider

8. Engagement des ressources: pertinence au lieu du statut

9. Coordination: dynamique du marché et participation au lieu d’ordres et d’obéissance

10. Diriger sans frontières: penser et agir au-delà des frontières de la propre entreprise

Les trois exigences suivantes s’appliquent aux rapports de gestion:

1. Augmenter la pertinence: le contenu doit être validé en termes de pertinence et seules les variables appropriées à la gestion de l’entreprise doivent être présentées

2. Réduire les travaux grâce à de la Business Intelligence: l’effort de création du rapport mensuel est trop élevé et doit être réduit de manière significative par l’utilisation de Business Intelligence

3. Prendre de meilleures décisions: les rapports de gestion doivent être davantage axés sur la prise de décisions grâce à un Real Time Leadership. Le système des Objectives and Key Results (OKR) est orienté vers la prise de décisions, entièrement axé sur le processus décisionnel, et ne repose plus sur des structures.

Les piliers d’un excellent rapport de gestion

La formule à succès d’IBCS1

Le rapport de gestion a des messages à transmettre. Le système IBCS a défini des règles claires en termes de remise de messages dans le cadre des comptes rendus, ceux-ci comprenant les éléments suivants:

- SAY: transmettre des messages; rédiger des messages clairs; constater expliquer et recommander; solidifier les déclarations par des arguments

- STRUCTURE: structurer le contenu logiquement, uniformément, complètement et sans chevauchement; structurer les arguments sous forme pyramidale, visualiser la structure logique

- EXPRESS: choisir la visualisation appropriée; choisir les types appropriés de diagrammes, montrer les comparaisons et les écarts; présenter les origines et les motifs

- SIMPLIFY: éviter le superflu; éviter la rugosité, minimiser les redondances; choisir des représentations plus simples

- CONDENSE: accroître la densité de l’information; créer et utiliser l’espace; afficher plus de données; ajouter des éléments au rapport

- CHECK: garantir l’intégrité visuelle; ne pas manipuler les axes des valeurs, éviter les visualisations trompeuses, utiliser une mise à l’échelle uniforme

- UNIFY: appliquer une notation sémantique; normaliser la terminologie, appliquer la notation IBCS aux éléments du rapport; normaliser l’analyse

Avec cette formule à succès du Prof. Hichert, les rapports de gestion sont axés sur la prise de décision.

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Pourquoi la Business Intelligence pour le rapport de votre entreprise?

Il est important de disposer à tout moment d’une solide vue d’ensemble et d’informations actuelles sur la situation de votre entreprise et son évolution afin de déceler les points faibles et les risques et de pouvoir y remédier rapidement. La génération de rapports en termes de fourniture continuelle d’informations pertinentes permettant de prendre des décisions pour les étapes à venir constitue la base de l’ensemble et une tâche très complexe.

Différents systèmes avec des données et des chiffres différents doivent être pris en compte et fusionnés manuellement – la plupart du temps dans Excel à l’aide de feuilles de calcul. Les services spécialisés consacrent beaucoup de temps à la préparation manuelle de ces informations qui restent sujettes aux erreurs.

«Appuyez-vous sur des chiffres actuels et prenez des décisions sur la base de données significatives et cohérentes - rapidement, solidement, toujours et partout»

La Business Intelligence simplifie ce processus complexe et regroupe toutes les informations nécessaires à partir de différents systèmes sous forme automatique et en un seul endroit centralisé. Vous obtenez ainsi des réponses actuelles et sans erreur à vos questions:

  • Ventes: structure des ventes et évolution des ventes
  • Capacité de payer: liquidités et comportement de paiement
  • Cash-flow: du Cash-Flow brut au Cash-Flow net actualisé
  • Bénéfice: évolution des bénéfices et structure des bénéfices
  • Coûts: montant des coûts, structure des coûts et évolution des coûts
  • Tendances et risques: risques externes et internes, pertinence relative des risques et des opportunités
  • Clients et produits: portefeuille de clients et portefeuille de produits
  • Production: état de la production
  • Divers: et bien plus encore sur le contrôle en temps réel

Vous bénéficiez d’un soutien ponctuel sur des questions importantes de l’entreprise et les bases d’une prise de décision fondée et économique ont été jetées.

Tirez profit des avantages d’un système de Business Intelligence:

  • Tableau de bord d’entreprise avec tous les principaux indicateurs clés de performance (KPI)
  • Rapports financiers détaillés trimestriels et mensuels
  • Évaluation optimale de la performance de l’entreprise
  • Rapports standards à l’échelon de l’entreprise, mais aussi par rapport à des questions individuelles - analyses des tendances et des risques
  • Prévisions significatives

Le circuit de gestion de l’entreprise est donc intégré et en réseau, comme on peut le voir à l’illustration 1.

Self-Service en Business Intelligence

L’entreprise agile et flexible gère et contrôle de manière décentralisée. Des unités indépendantes et autonomes assurent une grande agilité et adaptabilité.

L’idée de base du Self-Service Business Intelligence est la simplification massive de l’utilisation ou de l’accès aux fonctionnalités de Business Intelligence pour l’utilisateur informatique «normal» dans le département spécialisé. Cela permet aux employés de regrouper et d’évaluer les données pertinentes et d’en tirer des conclusions de manière indépendante et agile.

Il est important de comprendre que la Self-Service Business Intelligence ne doit pas être utilisée comme un substitut ou un «monde parallèle» aux applications de Business Intelligence existantes dans les entreprises, mais comme un complément significatif afin que les fonctions de Business Intelligence soient disponibles à la fois de manière agile, standardisée et évolutive dans l’entreprise (voir l’illustration 2).

Reporting agile dans les domaines spécialisés

La Business Intelligence cherche à trouver des réponses à des questions récurrentes dans le cadre d’un rapport régulier tel que le rapport de gestion: cela constitue l’exécution obligatoire de la Business Intelligence dans les rapports de gestion.

L’art de la Business Intelligence est de trouver la solution à des questions nouvelles et uniques liées à la mise en réseau de données provenant de différentes sources.

Lorsque de nouvelles questions surgissent et que des données supplémentaires sont prises en compte, les choses deviennent souvent difficiles. Principalement du fait qu’il est généralement impossible pour le service informatique de répondre rapidement à de nouvelles demandes et exigences pour des raisons d’organisation et parce que l’ «ajustement ponctuel» d’une application décisionnelle n’est pas rentable d’un point de vue coûts/utilité.

À ce stade, la Self-Service Business Intelligence crée de l’information pour tout le monde. La force motrice sous-jacente à l’analyse en libre-service est constituée par les départements spécialisés. Transformez vos utilisateurs professionnels en interprètes intelligents des données en suivant les étapes suivantes:

  • Recueillir des informations pertinentes à partir des données - facilement, rapidement et en toute sécurité. Et pour plus de personnes au sein de l’organisation
  • Créer des solutions intuitives de Self-Service Business Intelligence – dans le cadre d’une stratégie globale de Business Intelligence
  • Atteindre une plus grande efficacité grâce à des connaissances pratiques et axées sur le sujet
  • Obtenir de meilleures évaluations et de meilleurs résultats en moins de temps - comme base à des décisions importantes

Visualisez le rapport de gestion

Aujourd’hui, les rapports de gestion couvrent toutes les fonctions et tous les niveaux d’une entreprise. Il est donc important de créer un état d’esprit commun avec la visualisation.

Conclusion sur le rapport de gestion

La visualisation du rapport revêt une importance particulière dans le monde numérique, car tous les membres de l’équipe s’occupent désormais de la production de rapports, des analyses et des KPIs.

Avec SCRUM2 et OKR, les sujets sont présentés dans l’équipe et une décision commune est prise sur leur mise en œuvre. Par conséquent, l’état commun des connaissances est d’une importance décisive. OKR exige des analyses rapides et précises et des décisions immédiates pour les mesures à prendre. La visualisation favorise la réflexion et l’action en commun, ce qui a une très grande valeur dans une entreprise numérique agile.

NOTES DE BAS DE PAGE

1 Voir IBCS Hichert & Faisst

2 SCRUM signifie « bousculade » en anglais

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