Code of conduct: Règles internes et conformité légale
Contenu
EN BREF
Un code of conduct constitue un outil stratégique pour les PME suisses, définissant les valeurs fondamentales et les obligations légales au sein de l'entreprise. Il sert de référence pour aligner la culture d'entreprise avec les lois applicables, telles que le Code des obligations et la Loi sur le travail, tout en prévenant les risques juridiques. En instaurant un climat de confiance et de transparence, il garantit une conformité éthique et légale essentielle à la gouvernance moderne.
À retenir:
- Le code fixe les règles internes et les comportements attendus, au-delà de la simple conformité légale.
- Il intègre des standards internationaux comme les Principes directeurs de l'OCDE pour les entreprises actives à l'étranger.
- Une rédaction claire et accessible, évitant le jargon juridique, favorise l'adhésion de tous les collaborateurs.
- La signature obligatoire formalise l'engagement et permet des mesures disciplinaires en cas de manquement.
- Il agit comme un levier de prévention des risques et de renforcement de la réputation de l'entreprise.
Alessia Largo
Alessia Largo a obtenu son Bachelor en Business Law à la ZHAW à l’été 2023. C’est au cours de ses études qu’elle a développé un vif intérêt pour la conformité (compliance). Depuis septembre 2023, elle travaille chez SWICA en tant que stagiaire (Trainee) au sein du service Legal & Compliance et Protection des données. Parallèlement, elle poursuit un Master en Management and Law.
Vanessa Schibli
Vanessa Schibli est responsable des ventes chez Sanitas Assurances Maladie. Elle suit actuellement un Master en Management & Law à la ZHAW. Auparavant, elle a obtenu un Bachelor en droit économique à la ZHAW, avec un travail de Bachelor axé sur la thématique de la conformité.
Comment rédiger et implémenter un code of conduct efficace en Suisse ?
Pourquoi adopter un code of conduct?
Un code of conduct est un document de référence qui énonce les comportements attendus des collaborateurs. Il regroupe non seulement les lois applicables (Code des obligations, Loi sur le travail, LPD, LEg, etc.), mais aussi les règles internes spécifiques à chaque entreprise. Il contribue à aligner la culture de travail des collaborateurs avec les valeurs de l’entreprise.
Un code of conduct bien conçu aide également à détecter les risques juridiques potentiels et à les gérer proactivement. Il favorise la transparence, renforce l’engagement des parties prenantes (collaborateurs, partenaires, public), et pose un cadre clair et harmonisé pour la conduite professionnelle au sein de l’organisation.
Contenu essentiel d’un code of conduct
Les thèmes abordés dans un code of conduct peuvent varier selon les valeurs de l’entreprise, mais incluent en général :
- Collaboration et respect entre collègues
- Comportement avec les tiers (clients, fournisseurs, partenaires)
- Gestion des cadeaux, invitations et dons
- Protection des informations sensibles et des secrets d’affaires
- Communication externe
- Interdiction de la discrimination
- Responsabilité environnementale
- Droits humains et conditions de travail minimales
Dans certaines entreprises, notamment actives à l’international, des référentiels complémentaires peuvent s’appliquer :
- Principes directeurs de l’OCDE
- Pacte mondial des Nations Unies (Global Compact)
- Conventions de l’OIT (ex. : liberté syndicale, interdiction du travail forcé)
- Convention relative aux droits de l’enfant (en lien avec les chaînes d’approvisionnement)
Comment rédiger un code of conduct efficace ?
La formulation du code of conduct doit être claire, accessible et adaptée à tous les niveaux hiérarchiques. Il ne s’agit pas d’un texte juridique, mais d’un guide pratique. Voici les règles à suivre:
Checklist pratique
- Identifier les valeurs fondamentales et les risques spécifiques à votre secteur d'activité.
- Intégrer les obligations légales suisses (Loi sur le travail, LPD, LEg) et les normes internationales si applicable.
- Rédiger des directives concrètes avec des exemples chiffrés pour éviter toute ambiguïté.
- Utiliser un langage simple et une formulation inclusive (nous) pour faciliter la compréhension.
- Soumettre le projet à une relecture par les départements concernés (RH, achats, ventes) pour valider la pertinence pratique.
- Définir clairement les conséquences en cas de non-respect et les procédures de signalement.
- Organiser une session de formation ou de présentation pour expliquer le code à l'ensemble du personnel.
- Obtenir la signature de chaque collaborateur pour officialiser l'engagement.
- Prévoir une révision périodique du document pour s'adapter aux évolutions législatives et culturelles.
- Langage simple: Évitez les formulations juridiques complexes. Les collaborateurs doivent comprendre facilement le contenu, sans expertise légale.
- Directives concrètes: Bannissez les formulations vagues. Préférez : « Les cadeaux ne doivent pas dépasser CHF X » plutôt que « Les cadeaux de valeur excessive sont déconseillés ».
- Formulations en “nous”: Utilisez le “nous” pour favoriser l’adhésion : « Nous respectons les principes d’égalité en... ».
- Feedback interne: Faites relire le projet par les départements concernés (achats, ventes, RH) pour en valider la pertinence pratique.
- Signature obligatoire: La signature formalise l’engagement du collaborateur envers les règles du code of conduct, et rend possibles des mesures en cas de manquement (sanctions disciplinaires, procédures internes).
Conclusion: Un levier stratégique pour la conformité
Le code of conduct n’est pas une simple formalité – c’est un pilier essentiel de la gouvernance interne. Il favorise une culture d’entreprise saine, réduit les risques légaux et renforce la cohérence organisationnelle. Pour en maximiser l’efficacité, il doit être clair, accessible, partagé, et surtout... appliqué.
FAQ: Code of conduct
Quelle est la différence entre un code of conduct et un règlement intérieur ?
Le règlement intérieur est un document juridique obligatoire fixant les règles de base (horaires, discipline), tandis que le code of conduct est un guide stratégique axé sur les valeurs, l'éthique et les comportements attendus, complétant souvent le cadre légal par des standards plus élevés.
Un code of conduct a-t-il une valeur juridique contraignante en Suisse ?
Bien que ce ne soit pas un texte de loi, il devient contraignant dès lors qu'il est intégré au contrat de travail ou signé par le collaborateur. En cas de manquement, il peut servir de base légale pour des sanctions disciplinaires ou des résiliations de contrat, à condition que les règles soient claires et proportionnées.
Doit-on inclure des normes internationales dans le code d'une PME suisse ?
Oui, si l'entreprise opère à l'international ou avec des partenaires étrangers. L'inclusion de référentiels comme le Pacte mondial des Nations Unies ou les conventions de l'OIT renforce la crédibilité et assure la conformité avec les attentes globales en matière de droits humains et de responsabilité environnementale.
Comment rendre le code of conduct accessible à tous les employés ?
Il faut éviter le jargon juridique, utiliser des formulations concrètes avec des exemples chiffrés, adopter un ton collaboratif (« nous ») et le présenter sous un format lisible, accompagné de formations ou de supports visuels pour en faciliter la compréhension.
