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Compliance du point de vue des RH: Conflits d’intérêts et cadeaux

En termes de compliance, c’est-à-dire le fait de se conformer aux règles, il est quelquefois difficile de savoir ce à quoi l’on est astreint, par exemple lorsqu’il s’agit de conflits d’intérêts et du fait d’accepter des cadeaux.

02/03/2022 De: Stefan Rieder
Compliance du point de vue des RH

Compliance du point de vue des RH

En vertu du devoir de fidélité selon l’art. 321a, al. 1 CO, les travailleurs doivent exécuter avec soin le travail qui leur est confié et sauvegarder fidèlement les intérêts légitimes de l’employeur. Il s’agit ici en premier lieu d’une obligation de ne pas faire tout ce qui nuit ou pourrait nuire aux intérêts de l’employeur. Il s’agit non seulement de ne pas adopter de comportements contraires à ses obligations ou au droit mais aussi d’éviter les conflits d’intérêts. Le devoir de fidélité dépend de la fonction et de la position occupée par le travailleur au sein de l’entreprise, à savoir que plus celle-ci est élevée, plus les exigences en matière de devoir de fidélité sont grandes. C’est pourquoi les cadres ont, en ce sens, un devoir de fidélité plus étendu.

Conflits d’intérêts

Il y a conflit d’intérêts lorsque le travailleur poursuit ses intérêts propres et, de ce fait, ne sauvegarde plus les intérêts légitimes de l’employeur dans le cadre de son devoir de fidélité. C’est par exemple le cas lorsque le travailleur agit pour le compte d’un fournisseur, d’un client ou même pour une entreprise concurrente. Une violation du devoir de fidélité peut aussi survenir lorsque le travailleur agit pour le compte d’un tiers extérieur à la branche et qui n’a rien à voir avec l’entreprise. Un vendeur de voitures qui ne se contente pas de vendre des voitures pour le compte de son employeur mais qui propose aussi une assurance automobile à son client et encaisse une commission versée par une compagnie d’assurances est un cas de conflit d’intérêts manifeste. Les conflits d’intérêts dont nous rendons compte ici sont, en ce sens, des exemples relativement clairs. 

De tels conflits d’intérêts peuvent aussi concerner des sujets plus flous comme par exemple lorsque des membres de la famille ou des relations personnelles entrent en jeu. La conclusion d’un contrat avec une entreprise dirigée par un ami proche ou un membre de la famille ou lorsqu’un ami ou un membre de la famille y participe pour une grande part (e.g. un repas de Noël organisé dans le restaurant du frère du supérieur hiérarchique concerné) peut s’avérer problématique. Même si, en premier lieu, il ne s’agit pas du prix payé pour la prestation, il en sera néanmoins très vite question s’il s’avère que l’addition réglée était par trop salée. Il y également conflit d’intérêts lorsqu’un supérieur hiérarchique promeut un employé avec lequel il entretient des liens d’amitié alors que d’autres travailleurs ont les mêmes, voire de meilleures qualifications.

Règles à suivre

Afin d’éviter les conflits d’intérêts, on devrait établir de manière claire que toutes les décisions en relation avec l’employeur ou qui le touchent devraient être prises de manière raisonnable, impartiale et objective, conformément aux intérêts légitimes de l’employeur. Pour cette raison, il convient d’éviter les situations dans lesquelles les intérêts personnels, les intérêts de tiers ou encore les activités d’ordre privé entrent ou peuvent effectivement entrer en conflit avec les intérêts de l’employeur.

Du point de vue de l’employeur, il est recommandé d’édicter des règles sur la manière de procéder en cas de potentiel conflit d’intérêts. Une telle règlementation pourrait par exemple prévoir que, dans le cas d’un éventuel conflit d’intérêts ou d’un soupçon en la matière, le supérieur ou le responsable du domaine soit informé à ce propos de telle sorte que l’on puisse examiner si l’on est effectivement en présence d’un tel conflit et comment la situation pourrait être réglée de manière loyale et transparente en tenant compte des intérêts de l’employeur. Si l’employeur est informé à temps d’une situation représentant un potentiel conflit d’intérêts, ce dernier peut alors accorder une autorisation (par écrit) ou, en s’appuyant sur le droit de donner des directives, convenir de la marche à suivre.

Conseil Pratique: La thématisation des conflits d’intérêts trouve sa place dans tout code de conduite. Idéalement, on propose aux travailleurs des manières concrètes « de faire » et « de ne pas faire ».

A faire: 
- Informer les supérieurs hiérarchiques en cas de conflit d’intérêt effectif, potentiel ou en cas de doute.
- Information et approbation par la hiérarchie si cela concerne une occupation annexe ou la prise en charge de fonctions à l’extérieur de l’entreprise

A ne pas faire:
- Pas de décision personnelle dans les situations où il existe possiblement un conflit d’intérêts personnel. 
- Ne pas instaurer de relations d’affaires avec un partenaire avec lequel on entretient des liens personnels ou financiers.
- Ne pas engager de personnes avec lesquelles l’on entretient ou l’on a entretenu des liens personnels étroits.

Acceptation de cadeaux

Des conflits d’intérêts et des problèmes en relation avec le devoir de fidélité prévu par le droit du travail peuvent aussi se poser lorsque les travailleurs reçoivent des invitations ou des cadeaux. De tels avantages à valeur pécuniaire ne relèvent pas seulement du droit du travail mais également du droit pénal au titre de corruption privée. Le fait de se faire inviter ou de recevoir des cadeaux présente le danger de voir les décisions non plus prises dans l’intérêt de l’employeur mais, en premier lieu, dans l’intérêt du donateur d’avantages. La corruption peut toucher directement le travailleur, indirectement ses proches parents ou encore des tiers par le biais de versements en espèces ainsi que par d’autres avantages tels que, par exemple, la prise en charge de voyages, de coûts de formation à l’université, de repas, de divertissements de toutes sortes, de cadeaux ou de billets VIP dans le cadre de manifestations. 

Une culture de compliance fonctionnelle requiert que l’entreprise ne tolère aucun avantage (que cela soit en termes d’obtention ou de promesse) pouvant porter ombrage à l’intégrité de l’entreprise ou susceptibles d’influencer les décisions commerciales. La règlementation de l’acceptation de cadeaux peut s’avérer épineuse du fait que les cadeaux sont, dans une certaine mesure, conformes aux usages sociaux quoique cela ne concerne que des avantages mineurs. C’est pour cette raison que, très souvent, les règlements en la matière autorisent le fait d’accepter des cadeaux de faible valeur ou des avantages sous forme de repas, d’avantages en nature, de cadeaux ou de participation à un événement à hauteur de, par exemple, CHF 200.- et à condition que le cadeau ou l’avantage ne s’inscrive pas dans le cadre d’une affaire prévue ou qu’il ne laisse pas supposer, à première vue, qu’il puisse aboutir à un conflit d’intérêts.    

Formulation type: Le versement d’argent ou l’octroi d’avantages personnels tels que cadeaux et invitations de tiers (autorités, partenaires commerciaux, clients) peuvent influencer le bon déroulement des affaires et sont interdits. Le sont également les versements en espèces ou les avantages personnels tels que cadeaux et invitations de la part des partenaires commerciaux et des clients de notre entreprise. Les cadeaux uniques (mais pas en espèces) d’une valeur maximale de CHF 200.- peuvent être admis à titre exceptionnel pour autant qu’aucune contre-prestation ne soit attendue en retour. En cas d’incertitude sur l’admissibilité de l’octroi d’un avantage, par exemple si cela concerne un cadeau en particulier ou lors de la réception d’un cadeau d’une valeur supérieure à CHF 200.-, il est exigé que le supérieur compétent soit informé de la chose.

En matière d’acceptation de cadeaux et d’avantages, la question de la transparence est primordiale. Pour cette raison, il pourrait être judicieux que l’acceptation des cadeaux admissibles doive être annoncée au supérieur concerné ou, d’une quelconque façon, à l’employeur. En outre, on règle très souvent la manière de procéder lorsqu’un cadeau dépasse la valeur fixée. On peut prévoir, par exemple, que le supérieur hiérarchique en soit informé et que ce dernier décide s’il convient ou non de retourner le cadeau à l’expéditeur (le tout accompagné d’une notice amicale rappelant les règles déontologiques de l’entreprise) ou – dans la mesure où cela n’est pas approprié ou nécessaire – si et comment l’on fera usage du cadeau (e.g. don à une institution).

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