Le règlement du personnel: Contenus et limites
Roger Hischier
Roger Hischier, docteur en droit, est avocat FSA en droit du travail. Il est partenaire de l'étude Spahni Stein Rechtsanwälte à Zurich et directeur du groupe spécialisé en droit du travail de l'association zurichoise des avocats.
Partie intégrante du contrat individuel de travail
Un contrat de travail, lors de sa conclusion, ne doit pas impérativement être couché sur le papier. Toutefois, dans l'intérêt des deux parties, il est recommandé, à chaque occasion, de faire figurer les conditions relatives au contrat de travail par écrit afin d'en garantir la sécurité juridique. Ceci peut paraître sous la forme d'un contrat de travail dans lequel figurent, sous forme de document unique, tous les points convenus par les parties en présence ou alors, parallèlement au contrat, sous la forme d'un règlement du personnel / d'entreprise souvent appelé, dans la pratique, "conditions générales d'engagement" ou "dispositions relatives au contrat de travail". Ceci est alors mentionné comme partie intégrante du contrat individuel de travail réglant en détail les points en question.
Les avantages d'un règlement du personnel
Cette seconde variante offre encore d'autres avantages en sus de la sécurité juridique et de l'égalité de traitement qu'elle garantit à tous les collaborateurs. L'employeur est alors à même d'édicter une réglementation sur mesure au sein de son entreprise. Un tel règlement est, au quotidien, d'autant plus lisible et informatif qu'un contrat de travail épais de plusieurs pages. Ce dernier, encore une fois, éclaire d'autant mieux les collaborateurs concernés et contribue d'autant plus à la paix juridique que ceux-ci sont en tout temps susceptibles de se faire une idée de ce que l'entreprise attend d'eux en termes de droit du travail. Cela implique toutefois que les dispositions relatives au règlement du personnel soient formulées clairement et simplement. Il est donc recommandé, à cet effet, d'y faire figurer une table des matières et un index.
En général, lors de la rédaction d'un règlement, l'on devrait avoir à coeur l'adage qui dit que "le mieux est l'ennemi du bien". Le règlement ne doit pas englober l'entièreté des cas de figures imaginables. Il faut en particulier veiller à ce que chaque litige de droit du travail ne vienne pas d'office étoffer le règlement du personnel à titre de complément. A la longue et par un tel procédé, le règlement deviendra, à proprement parler, illisible. Il existe d'autre part un danger touchant d'éventuelles contradictions en matière de règlement lorsqu'une modification unique est apportée à celui-ci et qu'elle n'a pas été examinée dans le contexte du règlement en son entier. En définitive, un employeur peut facilement desservir sa propre cause par un règlement trop détaillé. S'il exerce alors son droit de donner des directives dans le cadre d'un tel règlement, il se prive, à l'avenir, de la possibilité d'édicter des dispositions plus souples vis-à-vis de l'un ou de l'ensemble de ses collaborateurs…
Le contrat individuel de travail prime
Tous les points du contrat doivent être réglés dans le contrat individuel de travail, notamment ceux qui concernent la fonction et les tâches du collaborateur, le taux d'occupation, le début des rapports de travail, la rémunération et les éventuelles règles spécifiques ou dérogations au règlement du personnel. Il faut en outre veiller à ce que les règles du contrat de travail priment sur les dispositions du règlement du personnel, idem si ce dernier a été modifié entre-temps (cf. article p.6).
Il faut également garder à l'esprit que le contrat individuel de travail doit mentionner le règlement du personnel comme partie intégrante du contrat et que le travailleur contresigne le document dès qu'il le reçoit. Une personne avisée devrait aussi explicitement obtenir confirmation que le collaborateur concerné ait pris connaissance, dans son contrat individuel de travail, des dispositions relatives au règlement du personnel et qu'une dérogation à cette réglementation légale requiert la forme écrite. L'on évoque ici la réglementation dérogatoire des heures de travail supplémentaires (art. 321c, al.3 CO), du salaire en cas d'empêchement de travailler (art. 324a, al.4 CO), du temps d'essai (art. 335b, al.2 CO) ou des délais de congé (art. 335c, al.2 CO).
Tenir compte des lois pertinentes
Le contenu du règlement du personnel doit naturellement s'en tenir aux prescriptions légales. Outre les règles spécifiques prévues par le code des obligations (art. 319-362 CO), les dispositions du droit du travail pèsent également lourd dans la balance. Celles-ci doivent être considérées comme contraignantes. En dehors de ce domaine normatif, l'on doit encore tenir compte de diverses autres lois, comme, par exemple, de la loi sur l'égalité, sur la participation, sur la formation professionnelle et, lorsqu'il s'agit de la sécurité sur le lieu de travail, de la loi sur l'assurance-accidents et de ses ordonnances.
Comme cela a déjà été mentionné, le règlement du personnel ne doit pas être surchargé. Il devrait toutefois réglementer la totalité des points pertinents d'un contrat de travail. La possibilité de se référer au code des obligations lors de l'élaboration des dispositions d'un contrat individuel de travail (art. 319-340c CO) est dès lors offerte. Les dispositions prévues par le CO, considérées comme primordiales, peuvent par ailleurs être retranscrites sans autre et verbatim dans le règlement du personnel. En règle générale, le language utilisé lors de la rédaction de tels règlements ne doit ni être personnel ou original, mais simple, clair, compréhensible et surtout connaître une unité terminologique. Si l'employeur souhaite déroger aux dispositions non impératives du CO, celui-ci doit les (re)formuler conformément à ce qu'il souhaite.
Que doit-on faire figurer dans le règlement du personnel?
Il est notamment recommandé de statuer dans les domaines suivants:
- Obligation de diligence et devoir de fidélité
- Obligation de rendre compte et de restituer
- Temps de travail
- Heures de travail supplémentaires/travail supplémentaire
- Responsabilité
- Bases de la rémunération, y compris systèmes de bonus et de commissions
- Salaire en cas d'empêchement de travailler
- Remboursement des frais
- Formation continue
- Protection des données
- Vacances, jours fériés et temps libre pour les occasions spéciales
- Fin des rapports de travail (délais de congé, obligations de restitution, devoir de fidélité et secret professionnel s'étendant au-delà de l'expiration du contrat de travail)
Une réglementation claire minimise les risques
Si l'on verse des gratifications au sein d'une entreprise, il faut prévoir une disposition stipulant qu'il n'existe aucun droit en matière de paiements volontaires (gratifications) - même si ces derniers ont déjà été versés à plusieurs reprises. Il n'existe en effet, en ce sens, aucun droit de la sorte et, lors du versement d'une gratification, cette dernière doit être accompagnée d'une lettre mentionnant que ledit paiement est volontaire et qu'il ne repose, à l'avenir, sur aucun droit consacré.
Il est également conseillé de faire figurer une disposition concernant le harcèlement sexuel. Dans le cadre de cette dernière, il doit être clairement précisé que le harcèlement sexuel - sous toute ses formes - n'est aucunement toléré de la part de l'employeur et qu'un tel comportement doit être immédiatement signalé au supérieur concerné ou au service du personnel. Une telle dispostion devrait, ab ovo, éviter à l'employeur qu'une éventuelle action en justice pour harcèlement sexuel ne soit intentée au sens de l'art. 5, al.3 de la loi fédérale sur l'égalité.
Il est également recommandé d'édicter des règles concernant l'utilisation des courriels et d'Internet sur le lieu de travail. Selon la branche ou l'entreprise concernée, des règles complémentaires peuvent ensuite y être ajoutées. On peut aussi y aborder les thèmes touchant au code vestimentaire, au service de piquet, au travail de nuit ou au travail dominical. Une interdiction de concurrence après expiration du contrat n'entre toutefois pas dans le cadre du règlement du personnel mais dans le cadre du contrat individuel de travail, puisque cette dernière doit être examinée au cas par cas, à savoir si l'interdiction en question est pertinente et remplit toutes les conditions préalables.
Requérir à tout prix le consentement des intéressés
Si un règlement du personnel doit voir le jour ou être modifié, ceci implique une modification de contrat qui requiert, en principe, le consentement de chaque collaborateur. En l'absence de consentement, les nouvelles dispositions ne s'appliquent pas aux intéressés, quand bien même ces dernières seraient plus avantageuses que les dispositions antérieures. Un consentement tacite ne sera que rarement considéré comme contraignant par un juge, même s'il est établi dans le contrat individuel de travail que le règlement du personnel en question prévaut sous sa forme actuelle. Dans la pratique, il s'est par la suite avéré que la mise en place et la modification de règlements du personnel étaient largement tributaires d'une bonne information préalable des collaborateurs concernés.
